Preparare una riunione: costruire le basi per il successo

Benjamin Franklin diceva: “Datemi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia”. Come a dire che qualsiasi azione di successo dipende da una buona preparazione. Le riunioni non fanno eccezione: eppure preparare una riunione, per le imprese, è spesso un punto debole.

Senza un'accurata fase di preparazione, non possiamo ambire ad azioni efficaci. Eppure il difetto del business moderno sembra essere quello di sottovalutare l'importanza di questa fase preliminare, anche e soprattutto quando si tratta di preparare una riunione. Un recente studio commissionato da Sherpany ha rilevato che il 92% dei dirigenti europei riscontra difficoltà nel prendere decisioni, e più di un quarto individua la causa proprio in un una carenza di preparazione.

Fortunatamente, ci sono alcuni semplici passi che possiamo seguire per risolvere il problema della scarsa attitudine a preparare una riunione. A questo scopo abbiamo sviluppato ​un modello per aiutare i leader a padroneggiare il processo di come gestire una riunione, che vede nella preparazione una componente fondamentale.

In questo articolo, attraverseremo il processo del preparare una riunione, per guidare i leader e mettere a disposizione una check list gratuita che faccia da punto di riferimento.

Perché preparare una riunione è così importante? 

Il successo di qualsiasi riunione d'affari è determinato prima che l’incontro inizi.¹ Se ogni partecipante non si è preso il tempo per prepararsi adeguatamente, è improbabile che la riunione abbia successo, e anche se lo è, non sarà il massimo del successo possibile. La preparazione della riunione è una chiave per l’efficacia dei passi successivi, e come tale dovrebbe essere trattata.

La preparazione della riunione dovrebbe essere pensata come la costruzione delle fondamenta di una casa. Senza fondamenta, qualsiasi edificio rischierebbe di crollare, o come minimo non garantisce alcuna solidità. Con basi solide, invece, la casa starà in piedi e durerà nel tempo.

Proprio come avviene per le fondamenta di un edificio, preparare la riunione non è una fase “visibile”, il che la spinge facilmente in fondo alla lista delle priorità dei leader. E questo è curioso, visto che studi sui sentimenti dei dipendenti in fatto di riunioni hanno rilevato che i partecipanti affrontano meglio i meeting quando sono ben preparati. 

Come si spiega questa discrepanza? Perché così tanti partecipanti non si preparano alle riunioni, nonostante l’impatto negativo di questa prassi? 

Molti leader attribuiscono questa cattiva abitudine alla mancanza di tempo, ma la causa non è solo questa. Si riscontra spesso una mancanza di motivazione tra i leader a dedicare tempo nel preparare una riunione. In parte, questo dipende dal fatto che nel preparare una riunione i benefici non sono sempre immediati. Ma il problema può anche essere culturale. Dopo tutto, perché dovrei investire tempo prezioso nella preparazione delle riunioni se tutti gli altri si presentano impreparati? Perché dovrei prepararmi se il leader della riunione si limiterà a leggere le sue slide e i suoi materiali? 

Preparare una riunione in modo appropriato dovrebbe essere una buona pratica sostenuta a livello organizzativo, in quanto porta di accesso a migliori prestazioni individuali. Perché questo avvenga, la preparazione delle riunioni deve essere il più chiara e semplice possibile. 
  
Per fortuna, a differenza di quanto avviene per lo scavo delle fondamenta di un edificio, preparare una riunione non è una pratica onerosa, e può essere introdotta sistematicamente per ogni incontro, indipendentemente dalla sua tipologia. Nella prossima sezione, vediamo i passi da seguire quando ci si prepara per una riunione.

Come preparare una riunione passo dopo passo 

La preparazione delle riunioni non deve essere un compito oneroso, ma senza struttura può spesso sembrare un dovere amministrativo, che non rientra nella nostra lista di priorità. Seguendo una serie di semplici passi, preparare una riunione può diventare parte della regolare routine e assicurarci di arrivare ad ogni riunione preparati e pronti all’azione. 

Ecco i passi da fare prima di ogni riunione: 

1. Assicurarsi che la riunione abbia uno scopo chiaro 

Può sembrare una responsabilità di chi organizza le riunioni, ma è anche nell’interesse dei partecipanti verificare che una riunione sia davvero necessaria. Quando si riceve un invito per un meeting, la prima cosa da capire è se la riunione sia davvero il modo più efficace per raggiungere i risultati e gli obiettivi desiderati. Gli stessi compiti potrebbero essere realizzati in modo asincrono? Esiste un modo più efficace? Se è così, chiunque dovrebbe sentirsi autorizzato a rifiutare l'invito, e a sollevare le sue preoccupazioni con l'organizzatore della riunione. Assicuratevi di farlo al più presto per ridurre al minimo il tempo non impiegato produttivamente e le sue ricadute negative: su di voi e sugli altri partecipanti.

2. Determinare gli obiettivi da raggiungere

Indire una riunione, o accettare di parteciparvi, significa avere obiettivi chiari. Affinché possiate prepararvi efficacemente, gli obiettivi del meeting dovrebbero orientare il lavoro che fate già prima che l’incontro avvenga, per rendere fluido ed efficiente il processo decisionale. Se non siete sicuri degli obiettivi della riunione, chiariteli il prima possibile con l'organizzatore, in modo che la preparazione della riunione possa avere successo.

3. Controllare e contribuire all'ordine del giorno della riunione 

Una volta che gli obiettivi della riunione sono chiaramente definiti, è necessario concentrarsi sull'agenda della riunione. In questa fase dovreste valutare l'ordine del giorno rispetto agli obiettivi della riunione, e decidere se è necessario aggiungere altri punti per raggiungerli. I partecipanti alla riunione dovrebbero sentirsi autorizzati a contribuire all'agenda della riunione tanto quanto chi ha la responsabilità di indire una riunione. Dopo tutto, la vostra presenza è richiesta perché la vostra esperienza è necessaria, e il contributo di questa conoscenza inizia nella fase di preparazione della riunione. 

4. Leggere tutti i documenti della riunione

Forse uno dei passi più ovvi nella preparazione di una riunione è quello di leggere tutti i documenti prima della riunione. Tuttavia, questo è un punto dolente per i leader di tutto il mondo: spesso i partecipanti arrivano impreparati alle riunioni. Si tratta di una delle ragioni principali per cui meno del 12% dei leader ritiene che le riunioni portino a decisioni di importanza strategica.² Quando il materiale della riunione viene distribuito in modo tempestivo, ci sono poche scuse per non aver esaminato tutto il materiale prima della riunione. È essenziale dedicare del tempo nella vostra agenda per preparare una riunione in mondo accurato: abbiamo tutti ben presente quanto si riempiano velocemente i nostri calendari. 

5. Porre in anticipo tutte le domande

Quando si tratta di preparare una riunione, aspettare l'inizio dell’incontro per fare domande è una delle cause del suo insuccesso. Questo perché si spreca tempo prezioso entrando in discussioni che avrebbero potuto essere condotte in modo asincrono già prima dell'inizio della riunione. In un recente studio è stato scoperto che il 22% dei dirigenti riconosce l'incapacità di scambiare opinioni sui vari argomenti in agenda prima che le riunioni avvengano. Porre domande chiarificatrici prima del tempo è quindi di vitale importanza per preparare una riunione in modo efficace. È il caso di porre queste domande in un forum pubblico, in modo che gli altri partecipanti possano vedere le conversazioni mentre si sviluppano. Questo assicura che le domande siano poste solo una volta.

6. Essere chiari su chi è il responsabile di ogni punto dell'ordine del giorno

Se chi ha la responsabilità di indire una riunione ha richiesto la vostra presenza, allora è chiaro che il vostro contributo è ritenuto necessario. Potrebbe darsi che vi sia richiesto di condurre uno dei punti all'ordine del giorno, e se questo è il caso, dovete saperlo in anticipo in modo da potervi preparare. Avendo chiaro chi condurrà ogni punto dell'ordine del giorno già prima dell'inizio della riunione vi assicurate che ogni discussione sia ben condotta e focalizzata sul raggiungimento degli obiettivi. 

7. Anticipare eventuali ostacoli

Una componente chiave del preparare una riunione in modo efficace è anticipare qualsiasi ostacolo, come informazioni mancanti o priorità strategiche in conflitto. Aspettare l'inizio della riunione per sollevare queste criticità non è consigliabile, perché si rischia di sprecare tempo prezioso nel tentativo di risolvere problemi che avrebbero potuto essere gestiti in anticipo. Inoltre, in alcuni casi, queste criticità potrebbero rendere la riunione non necessaria o inutile. Pertanto, dopo aver esaminato l'ordine del giorno e il materiale della riunione, è importantissimo che qualsiasi problema emerso venga comunicato il prima possibile.

8. Considerare i risultati e le azioni desiderate 

Qualsiasi partecipante dovrebbe poter arrivare alla riunione con una chiara visione dei risultati attesi e delle azioni auspicate. Questo permette di adattare i singoli contributi alle discussioni, garantendo che il meeting resti orientato sugli obiettivi. Senz’altro in molti casi il dettaglio dei risultati e delle azioni saranno determinati dal decorso delle discussioni, ma questo non impedisce di rendere la loro generale presa in carico una parte essenziale dell’iter di preparazione.

9. Evitare riunioni consecutive

Infine: per preparare una riunione, è importante assicurarsi di riservare a questa fase il tempo necessario. Un consiglio è quello di evitare di programmare in agenda incontri consecutivi. Anche se questo può essere difficile - e a volte impossibile -, bloccare in  calendario il tempo dedicato alla preparazione è caldamente consigliato. Questo permette anche di avere il tempo di riflettere sulle discussioni e le decisioni della riunione precedente, prima di passare a quella successiva.

Preparare una riunione: una fase cruciale per il suo successo

Come è chiaro, preparare una riunione è una parte vitale del suo processo di gestione, e non una semplice responsabilità individuale, a carico di chi indice una riunione o di partecipanti selezionati. Ognuno deve assumersi lo stesso grado di responsabilità, e così facendo contribuisce alle basi su cui può essere costruita una riunione solida.

Attraverso una serie di semplici passi, i leader possono prevedere il tempo necessario per impostare un'adeguata preparazione delle riunioni, migliorandone l’efficienza.

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¹ ‘Employees’ feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings.’, Allen, J. A., Sands, S. J., Mueller, S. L., Frear, K. A., Mudd, M., & Rogelberg, S. G., Management Research Review, 2012.

² ‘Stop Wasting Valuable Time’, M. Makins, HBR, 2004. 

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.