Rendete le vostre riunioni efficaci con il Framework Azend®

Probabilmente conoscete fin troppo bene questa sensazione: rimanere bloccati in una riunione che percepite come una perdita di tempo. Sappiate che non siete soli. Non c’è dubbio, infatti, che le riunioni inefficaci siano uno dei problemi più diffusi del mondo aziendale. Il professor Steven Rogelberg, massimo esperto nella cosiddetta “scienza delle riunioni”, stima che il 50% del tempo dedicato alla gestione e alla conduzione dei meeting sia improduttivo. Rogelberg definisce le riunioni come “an organisational blind spot”: un punto debole delle organizzazioni.¹

Anche se i manager di oggi trascorrono 23 ore a settimana in riunione, l'inefficienza durante i meeting viene ormai accettata come un dato di fatto.² Si parla non a caso di “riunionite”: un mix di riunioni improduttive e troppo frequenti. Un fenomeno, spesso misconosciuto, con gravi conseguenze. I salari vengono letteralmente sprecati, per un totale di 65 miliardi di Euro solo in Germania.³ I leader che sono soggetti a un sovraccarico di riunioni sviluppano frustrazioni, sono sempre più stressati, si ammalano più spesso, diventano meno produttivi sul lavoro e sono molto più inclini a lasciare l'azienda.

Perché dovreste interessarvi ad avere riunioni più efficaci

Nonostante gli aspetti negativi, le riunioni sono ancora un potente strumento per garantire il successo organizzativo. Come persone, per migliorarci abbiamo bisogno di proficua collaborazione e di senso di comunità. Le riunioni costruttive sono luoghi in cui la fiducia cresce e in cui le dinamiche di squadra possono essere gestite in modo efficace per ottenere risultati positivi. Assicurano anche che tutti comprendano la dimensione d’insieme a cui è connesso il loro lavoro. Lo scambio d'informazioni e opinioni aiuta gli individui, i team e le organizzazioni a prendere le decisioni giuste.

In Sherpany ci impegniamo per creare un mondo dove ogni riunione conta. Per questo motivo abbiamo sviluppato il Framework Azend^®, un modello innovativo per realizzare riunioni efficaci. 

Come ci siamo riusciti? Da un lato, abbiamo lavorato con i risultati di ricerche messe a punto dai migliori esperti. Negli ultimi anni, ricercatori di psicologia organizzativa e di scienze comportamentali hanno infatti riconosciuto la riunione come il principale strumento della vita organizzativa, impegnandosi a fondo per creare studi di alta qualità. D'altro canto, abbiamo messo a disposizione la nostra esperienza per aiutare i leader ad aumentare la produttività delle loro riunioni. Nelle numerose interviste che abbiamo curato, non solo abbiamo identificato i problemi più pressanti che si verificano all’interno dei meeting, ma abbiamo anche individuato modi efficaci per gestire gli incontri in modo lungimirante.

Perché dovreste utilizzare Azend^® per organizzare le vostre riunioni formali

Il risultato è un quadro semplice e olistico per gestire le riunioni formali di leadership in modo più innovativo ed efficace. L’abbiamo chiamato Framework Azend^®. L’utilizzo del Framework Azend^® consente di limitare al massimo le difficoltà che si verificano nelle attuali riunioni, aiutando a superare la cosiddetta “riunionite”. Azend^® guida la gestione delle riunioni nelle tre dimensioni della produttività organizzativa: persone, processo e tecnologia. Applicato con successo, il framework accelera il processo decisionale, aumenta la proprietà dei risultati delle riunioni e rende i leader più produttivi.

Nella gestione delle riunioni e nel modello avanzato dal Framework Azend^®, gioca un ruolo molto importante la mentalità. L’idea fondativa è che i leader possano essere i principali promotori di una cultura in grado di riconoscere l’importanza di riunioni efficaci e produttive. Il che significa basare il comportamento tenuto in riunione su alcuni principi, in grado di introdurre una sana cultura del meeting management e delle riunioni efficaci. In questo quadro, tutti si impegnano a rispettare gli obiettivi dell'ordine del giorno, a rispettare gli altri partecipanti e il loro tempo, a prepararsi a sufficienza e ad assegnare punti d'azione concisi. La premessa è data dalle pratiche di lavoro agile, che hanno avuto origine nella comunità di sviluppo dei software: i classici approcci di pianificazione della gestione - i cosiddetti modelli a cascata - si sono rivelati troppo lenti per un mondo come quello contemporaneo, sempre più complesso e in rapido cambiamento. Oggi le organizzazioni utilizzano modelli agili per rispondere a richieste del mercato mutevoli attraverso rapidi processi di decisione e di apprendimento, sfruttando il potenziale della tecnologia.

Collocandosi su questa linea di pensiero, il Framework Azend^® introduce i 10 principi fondamentali del meeting management. Si tratta di raccomandazioni complete e realizzabili che mettono in luce i punti deboli delle organizzazioni, e che conducono verso un reale cambiamento nella cultura delle riunioni.

Il Framework Azend^®: 10 principi per un reale miglioramento nella cultura delle riunioni

1. Vedere le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace.

Quali misure ha adottato di recente la vostra organizzazione per migliorare l'esecuzione dei meeting? Sono pochissime le organizzazioni che plasmano attivamente la loro cultura delle riunioni, nonostante l'impressionante quantità di tempo che queste richiedono. Molti manager vedono le loro riunioni come un male necessario della vita organizzativa. Questa “riunionite” è diventata la normalità nella routine lavorativa di un manager.

Per risolvere i problemi della gestione delle riunioni di oggi, e rendere davvero ogni riunione efficace, è necessario un cambiamento nel modo in cui percepiamo i nostri meeting. I leader agili considerano le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace, che merita maggiore attenzione. Costituire un modello di riferimento significa mettere gradualmente in atto metodi più efficaci per gestire le riunioni e per migliorarle. Allo stesso tempo, l'intera organizzazione deve aumentare il livello di responsabilità richiesto dai processi di organizzazione degli incontri, ad esempio nominando un Chief Meeting Officer dedicato alla loro gestione. Questa persona può definire una strategia di lungo termine su come valutare e migliorare la cultura delle riunioni.

2. La collaborazione si basa sulla fiducia e sul rispetto reciproci.

Durante le diverse fasi dell'incontro, le persone spesso mancano di fiducia e di rispetto per gli altri partecipanti e per il loro tempo. Questo si traduce in perdite di tempo per argomenti che avrebbero potuto essere risolti in modo diverso, o nell'arrivare impreparati e in ritardo all’incontro. Ricerche sempre più numerose e accurate, mostrano che ciò che accade realmente durante la riunione, in termini di atteggiamenti e di interazioni, può davvero fare la differenza nella riuscita del meeting. E consentire un effettivo passaggio da riunioni con impianti tradizionali e non più produttivi, a riunioni efficaci ed efficienti.

I manager dovrebbero incoraggiare tutti gli individui e i team a stabilire un'intesa comune su come garantire una positiva interazione di gruppo. Durante la riunione, alcune regole di base aiutano a rispettare la tenuta psicologica dei partecipanti. Quando tutti si sentono incoraggiati a parlare, e tutte le opinioni vengono ascoltate, i pregiudizi nel processo decisionale possono essere ridotti in modo significativo.

3. Sviluppiamo in modo proattivo le nostre capacità di gestione delle riunioni attraverso la formazione.

Solo il 20% circa delle persone ha ricevuto una formazione su come condurre le riunioni o partecipare ad esse. E se di formazione si tratta, nella maggior parte dei casi si tratta di training molto generici, che offrono suggerimenti elementari e di scarso impatto. Anche per questo, le persone non comprendono l'importanza delle riunioni e come queste debbano essere gestite per raggiungere efficacemente gli obiettivi individuali e di gruppo.

I leader sono chiamati a partecipare alla formazione per la gestione delle riunioni. Azend^® offre un quadro pratico per formare le persone in modo efficace. È importante considerare tutte e tre le dimensioni di un incontro efficace:

• Persone: il comportamento umano e le interazioni sono ciò che sancisce il successo o il fallimento delle riunioni.
• Processi: un chiaro processo alla base dell’incontro crea una comprensione condivisa di come funzionano le riunioni, e fornisce una struttura per rafforzare le best practice.
• Tecnologia: un software specializzato per la gestione delle riunioni è lo strumento che permette il progresso di una cultura produttiva delle riunioni.

4. Avere un ordine del giorno che si articola in punti e obiettivi chiari.

La letteratura sulle riunioni identifica un ordine del giorno chiaro come l’elemento più importante per l'efficacia delle riunioni. Eppure, sebbene molti manager ne siano al corrente, il suggerimento non viene messo in pratica: da un sondaggio condotto su 180 imprenditori svizzeri è emerso che meno della metà di essi ha definito un obiettivo chiaro per ogni punto all'ordine del giorno previsto nel corso della riunione.⁴

L'ordine del giorno è al centro del processo di riunione pensato dal Framework Azend^®. I manager dovrebbero suddividere l'ordine del giorno delle riunioni in punti specifici e indipendenti, con obiettivi chiari. Definire i singoli punti in agenda permette di pianificare la riunione in modo consapevole. Questo ci aiuta a identificare gli argomenti che richiedono un'analisi dettagliata prima della riunione, o che potrebbero essere risolti tramite e-mail o altri canali di comunicazione.

Seguire obiettivi chiari per ogni punto all'ordine del giorno permette di ottimizzare il corso dell'intera riunione, favorendo il raggiungimento degli scopi.

Ciò vale anche per le attività di pre-meeting, durante le quali l'ordine del giorno viene costantemente adattato in base ai progressi compiuti per ogni argomento e quando cambiano le priorità.

Di seguito un esempio degli aspetti che vengono definiti per ogni punto all'ordine del giorno:

• Tipo di oggetto - decisione
• Obiettivo - decidere le priorità strategiche di marketing
• Proprietario - CMO
• Partecipanti - team esecutivo completo
• Tempo stimato - 7 minuti
• Preparazione necessaria - leggere il rapporto di marketing strategico, anticipare e discutere in modo asincrono gli argomenti controversi.

5. Partecipiamo solo ai punti all'ordine del giorno ai quali possiamo contribuire in modo significativo.

Hai mai pensato che la tua presenza a una riunione non fosse necessaria? Essere uno “spettatore” di una riunione, senza poter garantire una vera e propria partecipazione ai punti all'ordine del giorno trattati, risulta frustrante. Si potrebbe infatti utilizzare il proprio tempo per un lavoro più urgente. In parallelo, diventa più difficile mantenere delle interazioni proficue con questi partecipanti 'spettatori'. Di conseguenza, il rendimento delle riunioni diminuisce.

La partecipazione basata sul contributo che può essere dato è un fattore che riduce le perdite di tempo e aumenta le prestazioni delle riunioni. L'idea è che i partecipanti dovrebbero essere coinvolti solo nei punti all'ordine del giorno a cui possono contribuire in modo significativo. Durante la creazione dell'ordine del giorno, i proprietari di ogni punto in agenda identificano chi può dare un contributo rilevante e chi sono i responsabili per le diverse decisioni. Questo può portare a riunioni dinamiche in cui alcuni partecipanti escono prima, mentre altri si uniscono più tardi. Anche se  all'inizio può sembrare insolito, se pianificato in anticipo è un concetto efficace.

6. Prepararsi nei punti a cui contribuiamo.

I partecipanti alle riunioni spesso sopravvalutano il loro livello di preparazione o sottovalutano il tempo necessario per la loro preparazione. Uno studio mostra che un terzo di tutti i partecipanti non si prepara affatto per le riunioni.⁵ Affidarsi alle letture preliminari stampate e non essere in grado di accedere in modo sicuro a documenti e note dei meeting, può rendere la preparazione delle riunioni un inconveniente.

I leader agili sono in grado di realizzare che una preparazione accurata è la chiave delle riunioni efficaci. Tutti i partecipanti ricevono in anticipo le informazioni e il materiale di base della riunione e si preparano adeguatamente per tutti i punti all'ordine del giorno a cui contribuiscono. Ciò comporta il poter chiedere chiarimenti sull'ordine del giorno, fare annotazioni e anticipare le discussioni su alcuni punti in agenda.

Così facendo, i leader raggiungono una visione d’insieme degli argomenti all'ordine del giorno e delle sfide più importanti da affrontare.

7. Prendere decisioni ben informate sulla base delle prove disponibili.

Quando si tratta di prendere decisioni difficili, i leader si trovano spesso in una condizione di paralisi. Questo è comprensibile, poiché il processo decisionale è spesso un compito difficile, e a volte perfino più difficile di quanto i leader si aspettino. Uno studio decennale condotto dalla Harvard Business Review su un campione di oltre 2.700 leader ha rilevato che il 57% dei dirigenti di nuova nomina ha trovato il processo decisionale più complicato di quanto avevano previsto.⁶ Pertanto, è necessario che i leader utilizzino le riunioni per migliorare il loro processo decisionale, piuttosto che depotenziarlo.

Un processo decisionale “evidence based”, vale a dire basato sui dati di fatto, è una componente chiave delle riunioni efficaci. Poiché le riunioni sono il momento di contatto delle diverse competenze della vostra azienda, offrono la migliore opportunità per prendere decisioni collettive. Questo processo può essere riassunto come segue: 

• Identificazione di scopi e obiettivi
• Raccogliere tutte le informazioni rilevanti
• Coinvolgere i principali stakeholder e collaboratori, e
• Ponderare le opzioni alternative

La presentazione di tutte le prove disponibili, la valutazione delle stesse, la considerazione di opzioni alternative e il coinvolgimento di esperti in materia nel processo porta a decisioni ben informate che aiutano la vostra organizzazione ad andare avanti con fiducia.

8. Collaboriamo con lo scopo di raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.

Quando è stata l'ultima volta che una discussione di gruppo è andata fuori tema? Anche l'ordine del giorno della riunione più ben pensato diventa inutile quando i partecipanti non lo seguono, perdendo di vista gli obiettivi e i tempi definiti in precedenza. In effetti, deviare dall'argomento è menzionato come il problema più comune nello svolgimento degli incontri. Come se non bastasse, i partecipanti interagiscono a malapena prima della riunione. 

Prima dell'incontro, invece, i partecipanti dovrebbero già collaborare, impegnandosi a discutere i punti in agenda attraverso le tecnologie digitali. Gli argomenti all'ordine del giorno possono essere portati avanti, e in alcuni casi addirittura risolti. Quando tutti i partecipanti si preparano al meglio, e definiscono gli aspetti problematici da discutere per prendere una decisione, attendere fino alla riunione non farebbe che ritardare il conseguimento degli obiettivi. 

Attraverso una buona preparazione e collaborazione prima della riunione si possono agevolare gli scambi di informazioni preliminari, rispondere a domande e risolvere punti in discussione da evitare nel corso del meeting.

Durante la riunione, i partecipanti si concentrano così sul raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente. Tutti si assumono la responsabilità di raggiungere gli scopi stabiliti. È fondamentale trovare il giusto equilibrio tra la realizzazione dell'ordine del giorno e la flessibilità nel rispondere alle domande, alle preoccupazioni e alle note a margine. Le persone non devono disperdersi in questioni irrilevanti e le interazioni possono basarsi sulla fiducia e sul rispetto reciproci.

9. Prendere tempo per assegnare azioni chiare e concise.

Una riunione formale è positiva solo se le azioni che ne derivano sono efficaci. Sfortunatamente, molti team direttivi fanno fatica a definire, assegnare e riportare in modo efficace le azioni di follow-up. Se non viene fatto alcun passo avanti, lo stesso punto verrà discusso nuovamente durante la riunione successiva, aumentando ulteriormente il sovraccarico dell’incontro. In parallelo, la creazione, la distribuzione, l'approvazione e l'archiviazione dei verbali delle riunioni sono processi complicati e richiedono molto tempo.

I partecipanti completano ogni punto all'ordine del giorno con la definizione e l'assegnazione di punti di azione chiari:

• Che cosa? Definiamo una specifica azione di follow-up da compiere
• Chi? Nominiamo una persona che si assuma la responsabilità della realizzazione del compito
• Quando? Pianifichiamo una scadenza entro la quale l'azione deve essere completata

I verbali delle riunioni - compresi i punti di azione - vengono sempre trascritti e i partecipanti li vedono come lo strumento principale per assicurare azioni di follow-up tempestive e di successo. Il verbale viene pubblicato e approvato subito dopo la riunione e reso facilmente disponibile a tutti coloro che sono coinvolti in un punto specifico dell'ordine del giorno.

10. Dare un feedback per migliorare di continuo la nostra gestione delle riunioni.

La vostra organizzazione raccoglie i feedback sull'efficacia delle riunioni e sulla leadership? Le probabilità che questo accada sono scarse. I leader stessi non forniscono e non raccolgono riscontri, perché danno per scontato che i loro incontri stiano andando bene. Le ricerche sulle riunioni mostrano che i leader valutano molto favorevolmente le riunioni che organizzano, mentre gli altri partecipanti le valutano molto meno positivamente.⁷ Per questo motivo hanno meno probabilità di chiedere un feedback e di cercare opportunità di miglioramento. 

Leaders I leader basano la loro gestione delle riunioni su costanti cicli di feedback, al fine di migliorare le prestazioni durante tutte le fasi del processo.

Ciò è in linea con i processi agili, che si concentrano su brevi cicli di apprendimento e si orientano sulle capacità e sulla responsabilità. I partecipanti non solo danno un breve feedback dopo ogni incontro, ma conducono anche regolarmente delle sessioni retrospettive per poter esaminare la riunione in un quadro generale. Insieme si ritagliano un margine per il miglioramento.

Qual è l'impatto di Azend^®?

L'implementazione di Azend^® offre tre vantaggi principali:

1. Accelerare il processo decisionale

La velocità è essenziale, quando si tratta di cogliere le opportunità e di avere successo in un ambiente commerciale in rapida evoluzione. Tuttavia, i processi di riunione lenti e rigidi di oggi non facilitano un rapido processo decisionale.

Il Framework Azend^_® districa le complessità della gestione delle riunioni di oggi. Ci aiuta a identificare le persone necessarie per prendere decisioni efficaci e assicura una collaborazione più mirata prima e durante la riunione. L'uso della tecnologia ci dà un accesso continuo alla business intelligence e ai documenti delle riunioni. Non dobbiamo rimandare una decisione per mancanza di preparazione o di accesso alle informazioni. A volte prendiamo decisioni anche prima della riunione e promuoviamo sempre azioni di follow-up. Di conseguenza, raggiungiamo molto più rapidamente la fase di esecuzione delle decisioni e dei compiti. Questo ci fornisce un vantaggio competitivo.

2. Aumentare la proprietà dei risultati delle riunioni

Implementare Azend^_® significa vedere le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace e per il successo organizzativo. Condividiamo una visione comune su come plasmare la nostra cultura dell'incontro. Formiamo tutte le nostre persone a un’opportuna gestione delle riunioni efficaci, per far sì che ogni incontro sia importante.

Ci assumiamo tutti la responsabilità di migliorare l'efficacia delle riunioni. Ci impegniamo tutti a stabilire obiettivi chiari per l'ordine del giorno, a rispettare gli altri partecipanti e il loro tempo, a prepararci a sufficienza e ad assegnare punti d'azione concisi.

La gestione delle riunioni non è più un processo top-down, ma anzi un iter collaborativo basato sulla fiducia e sul rispetto reciproci.

Offrire un riscontro sulle riunioni e imparare costantemente gli uni dagli altri aumenta ulteriormente l'efficacia dei meeting.

Allo stesso tempo, aumentiamo la proprietà e la responsabilità per la realizzazione dei punti d'azione dopo la riunione. La definizione e l'assegnazione congiunta di punti d'azione concisi, così come la loro condivisione immediata e trasparente, consente di ottenere il buy-in da parte degli assegnatari. Di conseguenza, eseguiamo azioni di follow-up delle riunioni e facciamo progressi come squadra e come singoli individui.

3. Rendere i leader più produttivi

Nel complesso, Azend^® aumenta la produttività delle nostre riunioni di leadership e libera le ore di tempo improduttive spese in meeting male organizzati. Questo risultato può essere ottenuto riunendo le tre dimensioni persone, processo e tecnologia nel contesto della gestione delle riunioni.

Condividiamo con voi alcuni esempi di come Azend^® riduce gli sprechi di tempo durante le diverse fasi delle riunioni: la collaborazione basata sul contributo ci dispensa dal partecipare a riunioni, o a parti di riunioni, a cui non possiamo contribuire in modo significativo. Spostare gli argomenti in avanti ed eventualmente risolvere i punti non controversi dell'ordine del giorno prima della riunione ci fa risparmiare tempo prezioso per il team. La fiducia e il rispetto, nonché l'attenzione al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti per ogni punto all'ordine del giorno, ci rendono più efficienti come gruppo. Inoltre, assegnando e registrando punti di azione chiari e concisi, poniamo le basi per l'esecuzione tempestiva ed efficace delle azioni di follow-up.

Allo stesso tempo, Azend^® aumenta anche l'efficacia delle riunioni. Porta a riunioni più mirate e impegnate con migliori risultati complessivi: consenso più rapido, decisioni migliori, maggiore creatività del team o maggiore soddisfazione per le riunioni. A lungo termine, questo aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, il benessere e l'empowerment, la performance del team e lo sviluppo e il cambiamento organizzativo. Il framework Azend® permette anche una migliore esecuzione della strategia: una sfida ampiamente conosciuta nel mondo aziendale.

Le prime esperienze di organizzazioni innovative che hanno implementato questo modello, dimostrano che i leader diventano davvero più produttivi grazie al Framework Azend^®. L'amministratore delegato di una grande azienda manifatturiera ha stimato un miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza di circa il 20%. E il CEO di una banca risparmia 6 ore alla settimana nella gestione delle riunioni.

¹ ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, by Peter High, Forbes, 2019.

² 'Stop the Meeting Madness’, by Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, and Eunice Eun, HBR, 2017.

³ ‘The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings’, Doodle, 2019.

⁴ ‘Erfolgreiche Meetingvorbereitung - Worauf kommt es an?’, by Isabelle Odermatt et al.,  Report Psychologie, 2013.

⁵ ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’, by Nicholas C. Romano and Jay F. Nunamaker, International Conference on System Sciences, 2001.

⁶ ‘Leaders, Stop Avoiding Hard Decisions’, by Ron Carucci,  HBR, 2018.

⁷ 'Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, by D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.

Simon Städeli

L'autore

Il suo background come giornalista e imprenditore aiuta Simon a creare contenuti educativi di alto livello sugli argomenti di trasformazione digitale, gestione delle riunioni e leadership agile.