Richtige Meeting-Vorbereitung: Die Grundlagen für den Erfolg schaffen

Benjamin Franklin sagte es am besten, als er witzelte: "Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen." Vorbereitung ist lebenswichtig – sie ist der Schlüssel zum Erfolg. Meetings sind da keine Ausnahme, und dennoch ist die Meeting-Vorbereitung oft ein Schwachpunkt in Unternehmen.

Ohne gründliche Vorbereitung sind wir nicht in der Lage, erfolgreich zu sein. Dennoch scheint es in der modernen Geschäftswelt üblich zu sein, die Bedeutung der Meeting-Vorbereitung zu unterschätzen. Tatsächlich ergab eine kürzlich von Sherpany in Auftrag gegebene Studie zum Thema Management Meetings, dass 92 % der europäischen Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung vor Herausforderungen stehen, wobei mehr als ein Viertel eine mangelnde Meeting-Vorbereitung als Ursache angibt. 

Glücklicherweise gibt es einige einfache Schritte, die wir einführen können, um das Problem anzugehen und die Art und Weise, wie wir Meetings vorbereiten, zu optimieren. Wir haben sogar ein ganzes Framework entwickelt, um Führungskräften zu helfen, den Prozess des Meeting Managements zu meistern, bei dem die Vorbereitung ein grundlegender Baustein ist.

In diesem Artikel werden wir den Prozess der Meeting-Vorbereitung untersuchen, um Führungskräften eine Anleitung für die Vorbereitung von Besprechungen zu geben. Außerdem stellen wir eine kostenlose Checkliste zur Verfügung, die als Leitfaden für den Prozess verwendet werden kann.

Warum ist die Meeting-Vorbereitung so wichtig?

Der Erfolg eines jeden Team-Meetings wird festgelegt, bevor es begonnen hat. Wenn sich die Teilnehmenden nicht die Zeit genommen haben, sich angemessen vorzubereiten, ist die Chance gering, dass das Meeting ein Erfolg wird – und selbst wenn dies trotzdem der Fall sein sollte, ist es suboptimal. Die Besprechungsvorbereitung steht im Mittelpunkt des Sitzungserfolgs und muss auch mit solcher Priorität behandelt werden.

Stellen Sie sich die Vorbereitung eines Meetings wie das Graben des Fundaments für ein Haus vor. Wenn kein Fundament vorhanden ist, wird jedes Haus, das gebaut wird, mit Sicherheit zusammenbrechen oder zumindest unsicher sein. Mit einem soliden Fundament hingegen wird das Haus stehen und auf lange Zeit Bestand haben. Ähnlich wie das Fundament eines Hauses ist die Meeting-Vorbereitung auf den ersten Blick nicht sichtbar – dies führt dazu, dass sie auf der Prioritätenliste von Führungskräften leicht nach unten verschoben wird.

Dies ist eigenartig, da eine Studie über die Gefühle der Mitarbeitenden gegenüber Sitzungen tatsächlich ergab, dass sich die Teilnehmenden mehr auf Sitzungen freuen, wenn sie angemessen darauf vorbereitet sind.¹ Was erklärt also diese Diskrepanz? Warum versäumen es so viele Teilnehmende, sich auf Meetings vorzubereiten, obwohl dies negative Auswirkungen auf die individuelle Freude hat? 

Viele Führungskräfte führen Zeitmangel als Erklärung an, aber das ist nur ein Teil der Geschichte. Oft fehlt es den Führungskräften auch an der Motivation, Zeit in die Besprechungsvorbereitung zu investieren. Dies liegt zum Teil daran, dass der Vorteil der Meeting-Vorbereitung nicht immer unmittelbar erkennbar ist – aber das Problem kann auch kulturell bedingt sein. Warum sollte ich meine kostbare Zeit in die Vorbereitung von Sitzungen investieren, wenn alle anderen unvorbereitet kommen? Warum sollte ich mich vorbereiten, wenn der*die Sitzungsleiter*in einfach von seinen Folien ablesen wird? Die Meeting-Vorbereitung muss auf organisatorischer Ebene als das Tor zu einer verbesserten individuellen und Team-Leistung gefördert werden. Damit dies geschehen kann, muss die Besprechungsvorbereitung so klar und geradlinig wie möglich sein.
  
Glücklicherweise muss die Meeting-Vorbereitung, anders als das Graben von Fundamenten, nicht arbeitsintensiv sein und kann für jedes Meeting systematisch durchgeführt werden, unabhängig von Größe oder Meeting-Art. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Schritte ein, die Sie für die Besprechungsvorbereitung vornehmen sollten.

Wie Sie sich auf ein Meeting vorbereiten: Schritt für Schritt

Die Meeting-Vorbereitung muss keine lästige Aufgabe sein, doch ohne Struktur kann sie oft wie eine administrative Aufgabe erscheinen, die in unserer Prioritätenliste keinen Platz hat. Indem Sie eine Reihe einfacher Schritte befolgen, können Sie die Besprechungsvorbereitung zu einem Teil Ihrer regelmäßigen Routine machen und sicherstellen, dass Sie bei jeder Sitzung voll vorbereitet und leistungsbereit sind. 

Die Schritte, die Sie vor jedem Meeting befolgen sollten, sind: 

1. Stellen Sie sicher, dass das Meeting einen klaren Nutzen hat

Dies mag zwar nach der Verantwortung der Sitzungsorganisation klingen, aber es obliegt auch den individuellen Teilnehmenden, zu prüfen, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Wenn Sie zu einer Sitzung eingeladen werden, sollten Sie als erstes überlegen, ob dies wirklich das effektivste Mittel ist, um die gewünschten Ergebnisse und Ziele zu erreichen. Könnten diese auch mit asynchroner Kommunikation erreicht werden? Gibt es eine effektivere Lösung? Wenn ja, sollten Sie sich in der Lage fühlen, Ihre Bedenken gegenüber der Sitzungsorganisation zu äußern. Achten Sie darauf, dies frühzeitig zu tun, um die Zeit- und Arbeitsverschwendung der anderen Teilnehmenden zu minimieren.

2. Sitzungsziele festlegen

Jede Sitzung sollte klare Ziele haben. Damit Sie sich als Teilnehmende*r effektiv vorbereiten können, sollten die Sitzungziele kristallklar sein und die Arbeit, die Sie im Vorfeld der Sitzung leisten, in die Wege leiten, damit das Meeting optimale Erfolgschancen hat. Wenn Sie sich über die Sitzungsziele im Unklaren sind, sollten Sie dies so schnell wie möglich mit der Sitzungsorganisation klären, damit sich alle fruchtbar auf das Meeting vorbereiten können.

3. Überprüfen Sie die Agenda und beteiligen Sie sich an ihrer Weiterentwicklung

Sobald Sie sich über die Sitzungsziele im Klaren sind, sollten Sie sich der Meeting-Agenda zuwenden. In diesem Stadium sollten Sie die Agenda anhand der Ziele bewerten und entscheiden, ob zusätzliche Punkte erforderlich sind, um diese zu erreichen. Die Teilnehmenden sollten sich befähigt fühlen, zur Agenda beizutragen – schließlich ist Ihre Anwesenheit erwünscht, weil Ihr Fachwissen benötigt wird. Das Einbringen dieses Wissens beginnt bereits in der Vorbereitungsphase der Sitzung.

4. Alle Materialien lesen 

Einer der offensichtlichsten Schritte bei der Meeting-Vorbereitung ist vielleicht das Lesen aller Materialien im Vorfeld. Dies ist jedoch ein häufiger Beschwerdepunkt bei Führungskräften auf der ganzen Welt: andere Teilnehmende, die unvorbereitet zum Meeting erscheinen. Dies ist ein Hauptgrund, warum weniger als 12 % der Führungskräfte glauben, dass ihre Sitzungen zu strategisch wichtigen Entscheidungen führen.² Vorausgesetzt, die Sitzungsunterlagen werden rechtzeitig verteilt, gibt es kaum eine Entschuldigung dafür, dass nicht alle Unterlagen durchgesehen wurden. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Terminkalender Zeit für eine gründliche Vorbereitung einplanen, denn wir alle wissen, wie schnell sich unsere Kalender füllen. 

5. Stellen Sie alle Fragen im Voraus 

Zu warten, bis die Sitzung beginnt, um Fragen zu stellen, ist ein Rezept für eine misslungene Meeting-Vorbereitung. Auf diese Weise wird wertvolle Gruppenzeit vergeudet, da Diskussionen geführt werden, die schon vor Beginn asynchron hätten geführt werden können. Tatsächlich wurde in einer kürzlich durchgeführten Studie festgestellt, dass 22 % der Führungskräfte zugeben, dass sie nicht in der Lage sind, sich vor Sitzungen über Themen auszutauschen. Das Stellen von klärenden Fragen im Vorfeld ist ein wichtiger Schritt in der effektiven Meeting-Vorbereitung. Es ist wichtig, diese Fragen in einem öffentlichen Forum zu stellen, so dass die anderen Teilnehmenden den Gesprächsverlauf mitverfolgen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fragen nur einmal gestellt werden.

6. Seien Sie sich im Klaren darüber, wer die einzelnen Agendapunkte leitet

Wenn Ihre Anwesenheit bei einer Sitzung gewünscht wird, dann ist klar, dass Ihr Fachwissen gefragt ist. Es könnte sein, dass Sie einen der Agendapunkte leiten sollen und wenn dies der Fall ist, müssen Sie dies im Voraus wissen, damit Sie sich gründlich vorbereiten können. Indem Sie vor Beginn klären können, wer die einzelnen Agendapunkte leiten wird, stellen Sie sicher, dass jede Diskussion gut geführt wird und klar auf das Erreichen der Ziele ausgerichtet ist. 

7. Erkennen Sie eventuelle Blocker

Eine Schlüsselkomponente der effektiven Meeting-Vorbereitung ist es, alle Hindernisse, wie beispielsweise fehlende Informationen oder widersprüchliche strategische Prioritäten, die im Weg stehen, vorherzusehen. Zu warten, bis die Sitzung beginnt, um diese anzusprechen, ist das falsche Vorgehen. Wertvolle Sitzungszeit wird mit dem Versuch verschwendet, Probleme zu lösen, die möglicherweise hätten vermieden werden können, wenn sie im Voraus angesprochen worden wären. Außerdem können Blocker in manchen Fällen die Sitzung unnötig oder sinnlos machen. Sobald Sie die Agenda und die Materialien für das Meeting durchgesehen haben, ist es daher unerlässlich, dass Sie alle Probleme, die Sie voraussehen, so früh wie möglich kommunizieren und angehen.

8. Beachten Sie die gewünschten Ergebnisse und Handlungen

Als Sitzungsteilnehmende*r sollten Sie zu jeder Sitzung mit einer klaren Vorstellung davon kommen, was die gewünschten Ergebnisse und Aktionen sein könnten. Dies wird Ihnen helfen, durchdachte Beiträge zu den Diskussionen zu leisten und sicherzustellen, dass die Sitzung durchgehend ergebnisorientiert bleibt. Auch wenn in vielen Fällen die konkreten Ergebnisse und Aktionen durch den Inhalt der Diskussionen bestimmt werden, hindert Sie das nicht daran, bei der Meeting-Vorbereitung zu überlegen, wie diese aussehen könnten.

9. Vermeiden Sie direkt aufeinanderfolgende Meetings 

Abschließend sollten Sie sicherstellen, dass Sie für jedes Meeting ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, dass Sie in Ihrem Terminkalender keine aufeinanderfolgenden Meetings einplanen. Auch wenn dies schwierig – und manchmal sogar unmöglich – zu vermeiden ist, ist das Einplanen von Vorbereitungszeit in Ihrem Kalender vor jedem Meeting eine effektive Methode, um sicherzustellen, dass Sie Zeit haben, die notwendigen Grundlagen zu schaffen. So haben Sie auch Zeit, um über die Diskussionen und Entscheidungen der vorherigen Sitzung nachzudenken, bevor Sie zur nächsten Sitzung übergehen.  

Checkliste Meeting-Vorbereitung: ein wichtiger Schritt zum Erfolg

Wie Sie sehen, ist die Meeting-Vorbereitung ein wichtiger Teil des Meeting-Management-Prozesses – und liegt nicht in der Verantwortung einer einzelnen Person. Alle Teilnehmenden müssen die gleiche Verantwortung für die Vorbereitung übernehmen und tragen damit zu den Grundlagen bei, auf denen ein solides Meeting aufgebaut werden kann.

Durch eine Reihe einfacher Schritte können sich Führungskräfte die nötige Zeit nehmen, um in eine angemessene Meeting-Vorbereitung zu investieren. Dies ist wichtig, um in Sitzungen langfristig mehr zu erreichen.

Laden Sie jetzt unsere kostenlose Checkliste für die Meeting-Vorbereitung herunter und beginnen Sie mit der Optimierung Ihrer Meetings – von der ersten Minute an.

¹ ‘Employees’ feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings.’, Allen, J. A., Sands, S. J., Mueller, S. L., Frear, K. A., Mudd, M., & Rogelberg, S. G., Management Research Review, 2012.

² ‘Stop Wasting Valuable Time’, M. Makins, HBR, 2004. 

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.