Ausschusssitzung: Das Schiff auf Erfolgskurs bringen
Dieser Artikel befasst sich eingehend mit Ausschusssitzungen im Vorstand. Er gibt Aufschluss darüber, was sie sind, wie sich die verschiedenen Arten kennzeichnen und wie sich die dahingehenden Abläufe optimieren lassen.
Ausschusssitzungen haben im Unternehmensleben eine wichtige Funktion. Sie sind der Mechanismus, durch den sich verschiedene Abteilungen und Teams innerhalb einer Organisation zusammenfinden. Auf dieser Weise lassen sich spezifische – oft lebenswichtige – Ziele erreichen, durch die ein Unternehmen funktioniert und vorankommt. Im Falle von Verwaltungsräten sind Ausschusssitzungen der Mechanismus, mit dem Direktoren den Kurs für ihre Organisation festlegen.
Viele Menschen missverstehen jedoch die Definition einer Ausschusssitzung und unterschätzen ihre Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Ein unzureichendes Verständnis dessen, was Ausschusssitzungen sind und wie sie funktionieren, kann zu strategischer Ohnmacht und mangelnder Ziel-Umsetzung führen.
In diesem Artikel befassen wir uns ausführlich mit Ausschusssitzungen. Das Ziel bildet es, Klarheit darüber zu verschaffen, was sie sind, wie sie ablaufen sollten und wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können.
Definition: Was ist eine Ausschusssitzung?
Eine Ausschusssitzung ist eine formelle Zusammenkunft einer bestimmten Gruppe innerhalb einer Organisation. Diese kommt zustande, um ein vorher festgelegtes Ziel zu erreichen. Die Sitzungen sind ein Forum für den Austausch von Ideen, damit ein Ausschuss seine Aufgaben erfüllen kann. Ausschüsse haben in der Regel einen Titel, zum Beispiel Lenkungsausschuss oder Verwaltungsausschuss.
Als eine der wichtigsten Arten von formellen Sitzungen sollten an Ausschusssitzungen nur Personen teilnehmen, welche die Geschäftsführung oder der Vorstand dafür ausgewählt hat. Dabei handelt es sich entweder um Fachleute für das jeweilige Thema oder um Mitglieder der Geschäftsführung oder der Teams, die mit der Umsetzung der Ziele des Ausschusses betraut sind.
Es sollte sich daher um eine schlanke Sitzung handeln, die weniger Teilnehmende als andere Arten von Meetings aufweist. An einem Lenkungsausschuss sollten beispielsweise nur Personen teilnehmen, die an der Leitung des betreffenden Projekts oder der Initiative beteiligt sind. Zudem können Berater, die den Kontext oder das Fachwissen für das Projekt liefern, beteiligt sein.
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Die verschiedenen Arten einer Ausschusssitzung
Wo wir geklärt haben, was ein Ausschuss ist und wozu er dient, sollten wir nun einige der häufigsten Arten von Ausschusssitzungen betrachten. Im Allgemeinen lassen sich Ausschusssitzungen durch zwei Adjektive klassifizieren – ständig und ad hoc:
- Ständige Ausschüsse sind solche, die der Vorstand regelmäßig einsetzt. Der Großteil der Vorstandsarbeit sollte sich im Rahmen ständiger Ausschüsse bewegen.
- Ad-hoc-Ausschüsse werden in der Regel für außergewöhnliche Aufgaben eingesetzt, zum Beispiel für die Änderung der Satzung einer Organisation, die Einstellung eines neuen Geschäftsführers, die Gründung einer neuen Tochtergesellschaft und andere einmalige Aufgaben.
Einige der häufigsten ständigen Ausschusssitzungen sind:
1. Lenkungsausschüsse
Ein Lenkungsausschuss setzt sich in der Regel aus hochrangigen Führungskräften und Interessenvertretern zusammen, um ein Projekt oder eine Initiative zusammen mit den Projektmanagern zu leiten. Der Lenkungsausschuss ist selbst nicht in das Tagesgeschäft des Projekts oder der Initiative involviert, sondern gibt durch Beratung, Ideenfindung, Empfehlungen und Entscheidungsfindung eine allgemeine Vision sowie eine strategische Richtung vor. Bei einer Sitzung des Lenkungsausschusses handelt es sich daher um einen Echtzeit-Austausch zwischen diesen Beteiligten, um das betreffende Projekt oder die Initiative effektiv zu "steuern".
2. Verwaltungsausschüsse
Ein Verwaltungsausschuss steht im Mittelpunkt der Compliance – sowohl von gewinnorientierten als auch von nicht-gewinnorientierten Organisationen. Er übt eine Aufsichtsfunktion für den Vorstand einer Organisation aus, genau wie der Vorstand die Organisation als Ganzes beaufsichtigt. Der Verwaltungsausschuss stellt sicher, dass der Vorstand seinen Verpflichtungen nachkommt und hilft bei der Rekrutierung zusätzlicher Vorstandsmitglieder.
Außerdem gibt er Empfehlungen zur Wiederwahl, Beibehaltung oder Abberufung von Mitgliedern ab. Daher ist eine solche Sitzung formell: Sie ermöglicht es den Ausschussmitgliedern, über die für ihre Funktion zentralen Angelegenheiten zu beraten, zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Zu den Teilnehmenden an diesen Sitzungen gehören einige Mitglieder des Unternehmensvorstands sowie eine Reihe von nicht-geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern, da ein solcher Ausschuss über weitreichende Befugnisse verfügt.
3. Vergütungsausschüsse
Die Bedeutung eines Vergütungsausschusses kann man nicht hoch genug einschätzen: Er trägt dazu bei, die Art und Weise festzulegen, in der die Direktoren Anreize erhalten und belohnt werden. Vergütungsausschüsse legen die Vergütungspolitik des Unternehmens fest, einschließlich der individuellen Gesamtvergütung jedes einzelnen Vorstandsmitglieds. Außerdem geht es um die damit verbundenen Ziele, die für die leistungsbezogene Vergütung erreicht werden müssen. Die Sitzungen des Vergütungsausschusses sind daher kleiner als andere Sitzungen, da sie nur aus zwei oder drei unabhängigen, nicht geschäftsführenden Direktoren bestehen.
In vielen Fällen finden die Sitzungen des Vergütungsausschusses nur zwei oder drei Mal pro Jahr statt. In der ersten Meetings werden die Leistungsindikatoren für jedes Verwaltungsratsmitglied vereinbart und es wird sichergestellt, dass diese mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang stehen. Die zweite Sitzung dient in der Regel dazu, die einzelnen Direktoren anhand dieser KPIs zu bewerten. In einigen Fällen kann ein drittes Meeting dazwischen stattfinden, um festzustellen, ob die Fortschritte auf dem richtigen Weg sind und ob Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.
Die Bedeutung von Ausschusssitzungen ist daher offensichtlich, da sie zahlreiche Funktionen in der Verwaltung einer Organisation erfüllen.
Einige Beispiele für Ad-hoc-Ausschusssitzungen sind:
1. Haushaltsausschüsse
Eine Sitzung des Haushaltsausschusses findet in der Regel einmal im Jahr für das kommende Haushaltsjahr statt. Diese Sitzungen dienen dazu, den Budgetierungsprozess für das kommende Jahr zu definieren und festzulegen, wie die Mittel auf die verschiedenen Abteilungen verteilt werden sollen. Das Ergebnis einer Haushaltsausschusssitzung sollte eine solide Empfehlung zu den unternehmensweiten und abteilungsspezifischen Budgets sein, die der Vorstand erhält.
2. Ausschüsse für Rechtsstreitigkeiten
Ein Ausschuss für Rechtsstreitigkeiten wird in der Regel als Reaktion auf ein bestimmtes Rechtsproblem gebildet, das vor Gericht verhandelt wird – zum Beispiel eine Urheberrechtsverletzung. An einer Ausschusssitzung für Rechtsstreitigkeiten nehmen daher in der Regel Mitglieder der unternehmensinternen Rechtsabteiltung teil. Außerdem können Führungskräfte, die über spezifische Fachkenntnisse in dem jeweiligen Bereich verfügen, beteiligt sein. Das Ergebnis dieser Sitzungen wäre die Vorbereitung einer Antwort auf den jeweiligen Fall, die sich dem Vorstand vorlegen lässt.
Ad-hoc-Ausschüsse haben eine begrenzte Dauer, da sie nicht wie die ständigen Ausschüsse kontinuierlich arbeiten. Daraus folgt, dass es hier insgesamt weniger Tagungen als bei ständigen Ausschüssen gibt.
Die Bedeutung von Ausschusssitzungen ist daher offensichtlich, da sie zahlreiche Funktionen in der Verwaltung einer Organisation erfüllen. Trotzdem werden viele Ausschusssitzungen schlecht geführt, was ihre Wirkung mindert und ihre Leistung beeinträchtigt.
Im nächsten Abschnitt werden wir untersuchen, wie Sie Ausschusssitzungen effektiv führen, um deren vollen Wert auszuschöpfen.
Wie man eine Ausschusssitzung effektiv leitet
Ausschusssitzungen sind ihrem Wesen nach formelle Sitzungen. Als solche sollten sie einer klaren, vordefinierten Struktur folgen, so dass die Teilnehmenden effektiv an ihren gemeinsamen Zielen arbeiten können.
Es gibt eine Reihe von Schritten, die zu beachten sind. Jene gehen über die Art und Weise hinaus, wie wir gewöhnliche Geschäftssitzungen abwickeln. Dazu gehören:
1. Ein klares Ziel
Wie jede formelle Sitzung sollte auch eine Ausschusssitzung ein klares Ziel aufweisen. Bei Ausschusssitzungen gibt es jedoch einige wesentliche Unterschiede, da in der Regel der Vorstand den jeweiligen Zweck vorgibt. Wenn also der Zweck einer Ausschusssitzung nicht klar ist, sieht sich auch der Sinn des Ausschusses selbst ad absurdum geführt.
2. Eine Agenda, die im Voraus bekannt gegeben wird
Die Vorbereitung ist von grundlegender Bedeutung für den Erfolg einer jeden Sitzung – das gilt auch für Ausschusssitzungen. Die Agenda und deren Verteilung an alle Teilnehmenden – mit ausreichendem Vorlauf – ermöglicht es, dass jeder sich individuell vorbereiten, im Vorfeld klärende Fragen stellen und bei Bedarf mit anderen Teilnehmenden asynchron zusammenarbeiten kann.
Eine entsprechende Agenda-Vorlage sollte Raum für Folgendes berücksichtigen:
- einen Sitzungsleiter (oder Vorsitzenden)
- ein Gesamtziel
- ein Ziel und einen Leiter für jeden Agendapunkt
- ein Zeitfenster
- eine Beschreibung
- alle zugehörigen Dokumente
Durch die Einhaltung einer klaren Agenda in der Ausschusssitzung stellt der Vorsitzende sicher, dass jeder Punkt rechtzeitig behandelt wird. Schließlich ist eine gute Zeit-Nutzung unerlässlich, da die Teilnehmenden an Ausschusssitzungen in der Regel sehr beschäftigt sind.
3. Sitzungsprotokolle
Sitzungsprotokolle sind eine gesetzliche Vorschrift für Vorstandssitzungen und damit verbundene Ausschusssitzungen. Sie spielen auch eine entscheidende Rolle für die Werte, den Ihre Ausschusssitzungen generieren. Das Sitzungsprotokoll sollte der gleichen Struktur wie die Agenda folgen und Aufschluss darüber geben, was besprochen, beraten und beschlossen wurde – einschließlich der Ergebnisse von Abstimmungen. So muss ein Ergebnisprotokoll auch Einzelheiten zu den beschlossenen Maßnahmen und Angaben zu den dafür Verantwortlichen enthalten.
Bei den meisten Ausschüssen enthält das Sitzungsprotokoll auch Einzelheiten über die nächste Sitzung, damit die Teilnehmenden so früh wie möglich informiert sind. Es ist wichtig, dass das Sitzungsprotokoll für jede Ausschusssitzung nicht nur den Teilnehmenden, sondern mindestens auch dem Vorsitzenden des Verwaltungsrats zur Verfügung gestellt wird. Mit Hilfe einer einfachen Protokoll-Vorlage gestalten Sie Ihr Protokoll für Ausschusssitzungen wasserdicht.
Ausschusssitzung: Zentral für die Steuerung des Schiffes
Insgesamt stellt eine Ausschusssitzung ein vielseitiges und leistungsfähiges Instrument dar – sie hilft Aufsichts- und Verwaltungsräten, ihre Organisationen zum Erfolg zu führen. Die Voraussetzung dafür bildet, dass man sie richtig einsetzt.
Durch ein klares Verständnis der Rolle einer Ausschusssitzung und die korrekte Anwendung einiger wichtiger Komponenten können Führungskräfte sicherstellen, dass ihre Vorstände gemeinsame Ziele verfolgen und das Beste aus Ihren Ausschusssitzungen herausholen.
