Asynchrone Kommunikation: Produktive Zusammenarbeit – zu jeder Zeit

Das Arbeiten aus dem Homeoffice oder in hybrider Fom hat in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen – viele sehen es als ein wichtiges Zukunftsthema an. Nun reicht es nicht, die Vorgehensweisen aus dem klassischen Büro-Kontext einfach zu übernehmen. Vielmehr sind nun einige Fähigkeiten verstärkt oder komplett neu gefragt.

Vor einer wahren Revolution steht der Bereich der Kommunikation. Dahingehende Fähigkeiten genießen eine hohe Bedeutung und sind in einigen Fällen sogar wichtiger als fachliche Skills. Zum einen geht es darum, in virtuellen und hybriden Meetings erfolgreich zu sein und zum anderen steht der asynchrone Teil der Kommunikation im Vordergrund.

Asynchrone Kommunikation: Priorität und Herausforderung

Für Remote-Teams und die hybride Zusammenarbeit stellt die asynchrone Kommunikation zweierlei dar: eine Priorität und eine Herausforderung. Priorität besitzt sie, weil sie für eine effektive Arbeit mit optimierten Prozessen unverzichtbar ist. Eine Herausforderung stellt sie dar, weil in der Arbeitswelt häufig nicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation selektiert wird. Für eine produktive und ergebnisorientierte Vorgehensweise ist dies aber zwingend erforderlich.

Ausblick: Vorteile und Beispiele asynchroner Kommunikation

In diesem Artikel beschäftigen wir uns näher mit dem Konzept der asynchronen Kommunikation. Für diesen Bereich, der insbesondere beim Digital Leadership eine zentrale Rolle spielt, zeigen wir Vorteile und Beispiele auf.Außerdem geht es – für mehr Klarheit – um die Abgrenzung zur synchronen Kommunikation.

Darüber hinaus zeigen wir auf, wie sich asynchrone Kommunikation sinnvoll einsetzen lässt und als wirkungsvolle Alternative für Meetings herhalten kann. Mithilfe ihrer lässt sich die Arbeitsorganisation optimieren – samt Vorteilen für die Effizienz und die Generierung von Outcomes.

Asynchrone und synchrone Kommunikation: Hier liegen die Unterschiede

Hier wollen wir für ein eindeutiges Verständnis die Unterschiede zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation offenlegen. So gelangen wir zu einer Definition, die Mehrwerte für die tägliche Arbeit liefert.

Synchrone Kommunikation: Der zeitgleiche Austausch

In unserem alltäglichen Verständnis verläuft die Kommunikation synchron: Dies bedeutet, dass Sender und Empfänger von Nachrichten gleichzeitig miteinander in Kontakt treten. So bildet der Zeitfaktor nach der Wortbedeutung von Synchronität das entscheidende Kriterium. Entscheidend ist: Die Kommunikation läuft zeitgleich, aber nicht zwingend am gleichen Ort ab. Demgemäß erfährt die synchrone Kommunikation auch für den Remote-Kontext eine hohe Bedeutung.

Beispiele für synchrone Kommunikation

Synchrone Kommunikation begegnet uns zum Beispiel in diesen Kontexten:

• Meetings

• Telefonate

• persönliche Gespräche

Typische Beispiele für die synchrone Kommunikation bilden dabei die viel besagten Flurgespräche und der spontane Austausch am Arbeitsplatz.

So stehen Menschen hier im unmittelbaren Kontakt miteinander, auch wenn sich einzelne Parameter deutlich voneinander unterscheiden können: Es kann sich zum Beispiel auch um Videokonferenzen mit Teilnehmenden vom anderen Ende der Welt oder um informelle Kommunikation handeln. Entscheidend ist allein, dass sich die Gesprächspartner zeitgleich auf die Kommunikation konzentrieren.

Definition: Was ist asynchrone Kommunikation?

Bei asynchroner Kommunikation spielt die Zeitgleichheit keine Rolle, die einzelnen Beiträge geschehen zeitlich versetzt. Folgerichtig ist es hier auch unerheblich, an welchem Ort sich die Beteiligten befinden. Diese Form der Kommunikation erfährt in der Arbeitswelt durch den vermehrten Umstieg auf das Homeoffice, das mobile Arbeiten und hybride Formen der Kollaboration eine immer höhere Bedeutung.

Doch auch im klassischen Büro-Kontext wird viel asynchron kommuniziert – nur die wenigsten Stakeholder und Ansprechpartner befinden sich physisch im gleichen Raum. Insgesamt handelt es sich bei dieser Kommunikationsform also um kein neues Phänomen: Der gesamte schriftliche Verkehr fällt in diesen Bereich.

Verändert haben sich aber sehr wohl die Möglichkeiten für die asynchrone Kommunikation, so dass verschiedene Tools und Kollaborationsmöglichkeiten im Zuge der digitalen Transformation vermehrt frequentiert werden und in ihrer Bedeutung steigen. 

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Hier einige Beispiele für die rein asynchrone Kommunikation:

• E-Mail
• Brief

• Fax

Des Weiteren spielen verschiedene variable Mittel für die asynchrone Kommunikation – wie wir sie im modernen, digitalen Unternehmenskontext kennen – eklatante Rollen: Als Beispiele fungieren Kommunikationstool wie Slack, Microsoft Teams und Skype Chat.

Außerdem stellt die Nutzung der unterschiedlichen Messenger-Dienste wie Telegram, Whatsapp, Facebook Messenger, Threema oder Signal ein Beispiel für die asynchrone Kommunikation dar – unter der Voraussetzung, dass nicht gerade gleichzeitig geschrieben oder gesprochen wird. 

Enorme Bedeutung asynchroner Kommunikation im modernen Business-Umfeld

Durch den Ausbau und die steigende Bedeutung der diversen variablen Kommunikationstools erfährt die Asynchronität im modernen Unternehmenskontext einen hohen Stellenwert. Somit handelt es sich beim verstärkten Aufkommen der asynchronen Kommunikation um ein direktes Produkt der Digitalisierung. Richtig eingesetzt, verspricht sie einen optimierten Austausch und somit eine gesteigerte Produktivität. Im Wesentlichen geht es darum, die Kommunikation zu verbessern.

Tipps: Asynchrone Kommunikation optimal einsetzen

Generell zeigt sich die asynchrone Kommunikation mit zahlreichen Vorteilen verbunden – durch sie steigern sich die Möglichkeiten für eine produktive Zusammenarbeit. In einem wichtiger gewordenen Remote-Kontext und einer erhöhten Bedeutung des hybriden Arbeitens geht es darum, eben diese Vorteile konsequent zu nutzen. Vermehrt steht es im Zentrum, richtig zu beurteilen, wo die asynchrone Kommunikation Sinn hat und wo nicht.

Entscheidungsparameter – eine Frage der Abwägung 

Insgesamt betrachtet, hängt die Wahl der Asynchronität als Kommunikationsform sowohl von objektiven Parametern als auch von persönlichen Präferenzen ab. Es kommt auf ein agiles Mindset an, um von den Vorteilen der asynchronen Kommunikation optimal zu profitieren.

Faktoren für oder gegen asynchrone Kommunikation

Die Entscheidung für oder gegen den asynchronen Austausch hängt unter anderem von diesen Faktoren ab:

• die Erreichbarkeit: Womit ist die Chance auf eine adäquate Antwort am größten?

• Dokumentation und Nachweisbarkeit: Auf welche Weise lassen sich Informationen am besten finden? Gibt es einen Bedarf für die Dokumentation?

• die Zeit: Wie lässt sich die Dauer am besten kontrollieren? Sind genügend Kapazitäten vorhanden?

• die Umgebung: Welches Kommunikationsmittel erscheint gerade am sinnvollsten? Wie hoch sind mögliche Ablenkungsfaktoren bei einem synchronen Gespräch?

Eine Frage persönlicher Stärken

Darüber hinaus spielen persönliche Eigenschaften wie die individuellen Fähigkeiten und Vorlieben für die Kommunikation eine zentrale Rolle. So hilft es zum Beispiel vielen, bei einem persönlichen Gespräch die Stimmung im Raum lesen und beeinflussen zu können – ein wichtiger Faktor bei der Meeting-Moderation. Wiederum andere haben ihre Stärken eher im schriftlichen Ausdruck, sind weniger spontan und mehr introvertiert, so dass ihnen die asynchrone Kommunikation mehr entgegenkommt.

Die Vor- und Nachteile asynchroner Kommunikation

Wir haben bereits herausgestellt, dass die Wahl der Kommunikationsform stark von der jeweiligen Situation, äußeren Parametern und den persönlichen Präferenzen abhängt. Nun bietet die asynchrone Kommunikation auch einige generelle Vorteile, die es den jeweiligen Nachteilen gegenüberzustellen gilt.

Vorteile asynchroner Kommunikation

Zu den Vorteilen gehören diese Punkte:

• höhere räumliche und zeitliche Flexibilität

• Antworten auf Diskussionsbeiträge können mit mehr Bedacht erfolgen

• fundierte, umfangreiche Diskussionen sind möglich

• Äußerungen und Entscheidungen lassen sich nachverfolgen

• Beiträge lassen sich mit Belegen ausstatten

Nachteile asynchroner Kommunikation

Selbstverständlich hat die asynchrone Kommunikation auch einige Nachteile. Dabei handelt es sich allerdings nicht um Zweifel an ihrer Effizienz oder gar Daseinsberechtigung. Vielmehr geht es darum, abzuwägen, ob die Asynchronität unter den jeweils gegebenen Umständen angemessen ist. 

• Entscheidungen lassen sich weniger schnell treffen

• “Abtasten” und Aufbau eines Vertrauensverhältnisses gestalten sich schwierig

• Gefahr einer unzureichenden Priorisierung von Inhalten: Unnötig lange Prozesse durch das Teilen wenig relevanter Informationen

• Nachrichten werden womöglich nur überflogen, Inhalte dringen nicht vor

• mehr Unkenntnis über den Wissensstand des Gesprächspartners

Genutzte Tools spielen eine Rolle

Dabei gelten die Vor- und Nachteile asynchroner Kommunikation keineswegs universell. Vielmehr steht es im Vordergrund, mit ihrer Hilfe agile Arbeitsweisen zu etablieren – insbesondere neue Tools ergänzen und optimieren den Austausch. Die Entscheidung über Kommunikationsmittel hängt immer auch von der individuellen Situation und den beteiligten Persönlichkeitstypen ab.

Asynchrone Kommunikation als Meeting-Alternative

In Bezug auf Meetings nimmt die asynchrone Kommunikation eine entscheidende Rolle ein. Zwar handelt es sich bei einem Meeting per definitionem stets um synchrone Kommunikation. Doch vor (Pre-Meeting-Phase) und nach der Sitzung (Post-Meeting-Phase) lässt es sich ungemein vom asynchronen Austausch profitieren. Die Meeting-Vorbereitung und das Meeting-Feedback leben davon.

Wirklich brisant wird es bei der Entscheidung für oder gegen ein Meeting. So gibt es bestimmte Themengebiete, zu denen üblicherweise Sitzungen einberufen werden, obwohl die asynchrone Kommunikation sinnvoller und effizienter erscheint. Hier geht es um Zeit- und Ressourcen-Ersparnis sowie eine Verbesserung der Entscheidungswege.

Meeting-Typen, die asynchrone Kommunikation ersetzen kann

Zu den Themenbereichen, für die sich statt eines Meetings auch eine asynchrone Kommunikation eignet, gehören unter anderem diese: 

1. Berichte zum Projektstatus: Mithilfe eines Projektmanagement-Tool ist der Projektfortschritt zentralisiert und für jeden leicht zugänglich. Somit besteht keine Notwendigkeit für ein Meeting.

2. Updates zur Zielerreichung: Ziele haben eine entscheidende Bedeutung, doch sollten Mitarbeitende sie sowieso ständig im Blick haben. Auf einem Dashboard lassen sich OKR-Fortschritte und andere Kennzahlen verfolgen, so dass kein synchroner Austausch nötig ist.

3. Feedback zu Aufgaben: Zum Beispiel bei Berichten reicht es vollkommen, sich asynchron auszutauschen. So können andere sie lesen, wenn sie gerade Zeit haben und in Ruhe schriftlich kommentieren.

4. Kleine bis mittelgroße Ankündigungen: Nachrichten zu neuen Designs, Auszeichnungen oder Event-Teilnahmen sind beliebt und von Interesse, bedürfen aber nicht eines Meetings. In der Regel reicht hier ein schriftliches Update.

5. Alle wiederkehrenden Sitzungen ohne nennenswerte Ergebnisse: Viele regelmäßige Meetings sind eine reine Pflichtübung, führen zu nichts und enden vorzeitig. Hier erscheinen eine E-Mail, ein Slack-Thread oder eine komplette Streichung angebracht.

Selbstverständlich gibt es auch viele Meeting-Typen und Themenbereiche, die nicht für eine asynchrone Kommunikation herhalten können. Neben vielen turnusmäßigen Führungskräfte-Sitzungen gehören Strategiemeetings und Brainstorming-Meetings dazu. 

Insgesamt kann die asynchrone Kommunikation aber – sinnvoll und überlegt eingesetzt – in einigen Fällen eine hervorragende Meeting-Alternative bilden. 

Fazit: Mehr Möglichkeiten durch asynchrone Kommunikation 

Auch wenn dem klassischen Verständnis von Kommunikation Synchronität zugrunde liegt, spielt das Konzept der Asynchronität dennoch eine zentrale Rolle. Fand es auch historisch durch den schriftlichen Austausch einen durchaus beachtenswerten Einsatz, so ist seine Bedeutung in der modernen Arbeitswelt enorm gestiegen. Vor allem mit dem verstärkten Aufkommen von Remote-Arbeit und hybriden Set-ups erhöht sich der Einfluss asynchroner Kommunikation.

Bietet die Asynchronität als Kommunikationsform einige Vorteile, so sollte ihr Einsatz doch wohl durchdacht und strategisch sinnvoll sein. Zahlt sie sich fallbasiert unter objektiven Gesichtspunkte sehr aus, so spielen auch subjektive Aspekte – wie Präferenzen und Persönlichkeitsstrukturen – zentrale Rollen.

In vielen Fällen dient die asynchrone Kommunikation sogar als eine lohnenswerte Meeting-Alternative. Die Herausforderung bildet es, gut abzuwägen, wann der Austausch am besten synchron erfolgt und wann er asynchron am sinnvollsten erscheint. Schließlich stellen uns auch die – durch zahlreiche Tools – weit ausgebauten Kommunikationsmöglichkeiten vor die Wahl. So können wir uns in jeder Situation die strategisch beste, effizienteste und subjektiv am besten geeigneste Alternative heraussuchen.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.