Agenda-Vorlage: das Fundament für Erfolge in Meetings

Die Gefahren von unproduktiven Geschäftsmeetings können nicht unterschätzt werden. Von der Beeinträchtigung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden bis hin zur Einschränkung der Unternehmensleistung – die Symptome unproduktiver Meetings sind weithin spürbar. “Wer an der Vorbereitung scheitert, bereitet sich auf das Scheitern vor", besagt ein populäres Sprichwort – und darin sehen wir mehr als nur ein Quäntchen Wahrheit. Eine effektive Meeting-Agenda zu erstellen, ist definitiv ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Überwindung unproduktiver Meetings.

Betrachten Sie die Meeting-Agenda als einen Sitzungsplan. Diesem Plan können Sie während Ihrer formellen Sitzungen folgen, um Diskussionen zu leiten und sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. Und das Beste daran? Es muss keine Hexerei sein, eine gute Agenda zu erstellen.

Agenda-Vorlage: der Bauplan für Meetings

Wir haben eine einfache Vorlage für die Agenda eines Meetings erstellt, damit Ihre Meetings nicht ins Leere laufen, sondern erfolgreich sind. So wie jedes Bauteam einen Plan braucht, um ein Haus zu bauen, braucht jede Führungskraft für Meetings eine Vorlage für die Agenda, um ihre Meetings zu optimieren.

In diesem Artikel gehen wir auf den Zweck einer Vorlage für die Agenda eines Meetings ein und erklären, wie Sie eine solche für Ihre Meetings erstellen können. Um Ihnen Zeit und Mühe zu ersparen, stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage für die Agenda eines Meetings zur Verfügung, mit der Sie einen Erfolgsplan für Ihre Meetings gestalten können.

Was ist der Zweck einer Agenda-Vorlage?

Eine Agenda für ein Meeting gibt die Struktur vor, der ein Meeting folgen wird. So wie ein Bauplan ein Bauprojekt auf Kurs hält, sorgt eine Vorlage für die Agenda eines Meetings dafür, dass die Phasen eines Meetings umrissen werden und die gewünschten Ziele erreicht werden.

Mit einer Vorlage für die Agenda eines Meetings können Sie also die Planung Ihrer Meetings einheitlich gestalten und sicherstellen, dass die notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind, bevor ein Meeting stattfindet. Konsistenz ist schließlich ein wesentlicher Bestandteil der Meeting-Vorbereitung.

Agenda-Vorlage: Essentiell für Meeting-Effizienz 

Eine von Sherpany in Auftrag gegebene Studie von Forrester Consulting hat ergeben, dass sich heute fünfmal mehr Management-Teams wöchentlich treffen als vor der Einführung von COVID. Daher ist eine formale Vorlage für die Agenda von Meetings unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese Zunahme an Meetings nicht zu einer zusätzlichen Zeitverschwendung für Führungskräfte führt.  

Die Verwendung einer Agenda-Vorlage bedeutet auch, dass in Ihrer gesamten Organisation derselbe Prozess eingehalten wird, so dass die verschiedenen Meeting-Management-Ansätze Ihrer Teams vereinheitlicht und Synergien genutzt werden.

So erstellen Sie eine Meeting-Agenda-Vorlage

Eine Agenda-Vorlage für sich selbst zu erstellen, ist eine hilfreiche Übung – selbst wenn Sie schließlich eine Vorlage wie jene, die wir am Ende dieses Artikels bereitstellen, verwenden. Die Erstellung einer eigenen Vorlage hilft Ihnen dabei, bewusst über Ihre eigene Herangehensweise an das Meeting Management nachzudenken und auch darüber, wie dies in Ihrem gesamten Unternehmen gehandhabt wird.

Was gehört alles in eine Agenda?

Um den Anfang zu machen, gibt es ein paar Grundlagen, die jede Agenda-Vorlage enthalten sollte:

• das Datum, die Zeiten (auch für die einzelnen Agendapunkte) und der Sitzungsort (bei digitalen Meetings ein Link)
• die eingeladenen Teilnehmenden und die Rollen, die diese bei der Sitzung einnehmen werden
• das übergeordnete Ziel des Meetings

Diese drei Punkte stellen sicher, dass Ihre Teilnehmenden wissen, wann sie an dem Meeting teilnehmen können, wie lange es dauern wird und worum es in dem Meeting gehen wird. 

Ähnlich wie Bauarbeiter vor dem ersten Spatenstich einen Bauplan studieren müssen, sollten die Teilnehmenden eines Meetings die Agenda studieren, um sich adäquat vorzubereiten. In diesem Sinne sind diese grundlegenden Informationen von zentraler Bedeutung für eine effektive Meeting-Vorbereitung.

Wie schreibe ich eine Agenda?

Je mehr relevante Details Sie Ihren Teilnehmenden im Vorfeld zur Verfügung stellen können, desto besser werden sie vorbereitet sein. Daher sollten Sie zu jedem Agendapunkt auch Folgendes angeben:

1. Ziele 

Erstaunlich wenige Personen sind mit dem Konzept klarer Sitzungsziele vertraut, aber noch weniger wissen, dass man auch pro Agendapunkt klare Ziele definieren sollte. Oft gibt es in einem Meeting eine Reihe von Themen zu besprechen, weshalb ein allgemeines Ziel für das gesamte Meeting einfach nicht ausreicht.

In diesem Sinne stellt die Festlegung eines Ziels pro Agendapunkt sicher, dass Ihr Sitzungsplan Phasen hat und nicht nur einen Gesamtansatz für das gesamte Projekt. Bei Ihrem vierteljährlichen Management-Meeting, welches das Ziel hat, die Strategie für das kommende Quartal zu vereinbaren, könnte ein Agendapunkt beispielsweise so lauten: Welches Budget stellen wir im 2. Quartal für Marketing-Aktivitäten zur Verfügung, um unsere Ziele zu erreichen?

Klare Ziele für Agendapunkte geben die Richtung vor

Wenn die einzelnen Agendapunkte kein klares Ziel haben, ist es schwierig zu erkennen, ob für jeden Punkt das erreicht wird, was erreicht werden soll. Das ist aber der Schlüssel, um Ihre Meetings auf Kurs zu halten. Der Bauplan für ein Haus liefert zwar einen Überblick über das Gebäude, bietet aber auch detaillierte spezifische Einblicke zu den einzelnen Räumen. Eine Agenda-Vorlage sollte daher den gleichen Einblick für jeden Agendapunkt bieten, um die Produktivität des Meetings zu steigern und letztendlich mehr zu erreichen.

2. Leitung 

So wie das Meeting selbst eine Leitung hat, die dafür verantwortlich ist, den Ablauf vorzugeben, die Problemlösung zu fördern und die Teilnehmenden zu befähigen, die Verantwortung für die Agendapunkte zu übernehmen, so sollte auch jeder Agendapunkt eine Leitung aufweisen. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Experten für den Bereich, den der jeweilige Agendapunkt behandelt.

Im obigen Beispiel würde der VP of Marketing wahrscheinlich den Agendapunkt zur Freigabe des Marketingbudgets leiten. Diese Person verfügt nicht nur über das größte Wissen auf diesem Gebiet, sondern ist auch am besten in der Lage, alle aufkommenden Fragen zu beantworten und bei Bedarf weitere Details zu geben. Darüber hinaus hat das Ergebnis dieses Agendapunktes die größte Auswirkung auf diese Person, und daher sollte sie voll in den Prozess eingebunden werden. Das ist schließlich auch gutes Change-Management.

3. Art

Die nächste Komponente, die jeder Agendapunkt haben sollte, ist ein Hinweis auf die Art des Punktes. Das sollte einen genaueren Kontext dazu geben, worum es in dem Agendapunkt geht. Oft wird in drei Kategorien von Agendapunkten eingeteilt:

Information

Ein informativer Agendapunkt dient dazu, die Teilnehmenden über ein bestimmtes Thema auf den neuesten Stand zu bringen, um sicherzustellen, dass alle über die aktuellsten Informationen verfügen. Im vorangegangenen Beispiel des Management-Meetings könnte es zum Beispiel ein Projekt-Update vom Digital Transformation Lead über die Fortschritte bei der Einführung einer neuen Technologie geben. 

Bei diesem Thema ist keine unmittelbare Diskussion zwischen den Teilnehmenden erforderlich, sondern die Leitung sollte diese schlicht auf den neuesten Stand bringen – zum Beispiel durch asynchrone Kommunikation im Vorfeld einer Sitzung. Im Meeting selbst werden dann nur noch offene Fragen besprochen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle über den Stand des betreffenden Projekts informiert sind und Fragen sowie Zweifel bereits thematisiert wurden.

Diskussion

Ein Diskussionspunkt erfordert aktive Beiträge der Teilnehmenden, um seine Ziele zu erreichen. Ein Diskussionspunkt ist nicht rein informativ, sondern benötigt einen breiteren Input, um voranzukommen. 

Zum Beispiel könnte ein Führungsteam die Einführung einer neuen Technologie diskutieren, um die Meinung des Managements zu den Risiken und Chancen einzuholen, bevor das Projekt vorangetrieben wird. In diesem Fall sollte der Agendapunkt selbst – wie immer – als Frage formuliert werden.

Ein Beispiel dafür: "Sollen wir in die Lösung von Sherpany investieren, um das Management unserer formellen Meetings zu verbessern?" (Mehr Informationen zu dieser spezifischen Frage gibt es hier.)

In der anschließenden Diskussion stehen dann häufig wichtige Informationen im Fokus. Zum Beispiel können Fallstudien von ähnlichen Unternehmen, die diese Entscheidung bereits getroffen haben, zum Tragen kommen. Ebenso ist es wichtig, dass die Teilnehmenden andere Entscheidungsfaktoren wie Budgetfragen bewerten.

Abstimmung/Genehmigung 

Die dritte Kategorie, in die ein Agendapunkt oft fällt, ist eine Abstimmung. Abstimmungen sind ein wichtiges Tool für die Entscheidungsfindung, und die Erzielung eines Konsenses ist nicht nur ein effektiver Weg, um Entscheidungen zu treffen, sondern demokratisiert auch den Prozess und trägt dazu bei, dass die beteiligten Interessengruppen zustimmen. Schließlich ist es für einen Einzelnen schwierig, mit einer Entscheidung nicht einverstanden zu sein, wenn diese durch eine Abstimmung mit Mehrheit zustande gekommen ist. 

Abstimmungen sind auch unter Compliance-Gesichtspunkten wichtig, und bei sensiblen Themen wie der Ersetzung eines Geschäftsführers muss ein klares und transparentes Protokoll der Abstimmungen geführt werden.

4. Dokumente

Die nächste Komponente jeder Agenda-Vorlage sollte ein Hinweis auf die Sitzungsunterlagen sein, die mit jedem Agendapunkt verbunden sind. In unserem Agenda-Beispiel eines Management Meetings könnte dies einen Marketingplan für das Q2 für den zuvor erwähnten Agendapunkt beinhalten sowie die Jahresabschlüsse für das Finanzupdate und einen aktualisierten Projektplan des Digital Transformation Leads für das Projektupdate. 

Dokumente sind für den Erfolg eines Meetings von entscheidender Bedeutung, da sie den Kontext zu den Agendapunkten liefern und sicherstellen, dass sich die Teilnehmenden vor jedem Meeting angemessen vorbereiten können.

Technologische Unterstützung zahlt sich aus

Es ist wichtig, eine Technologie zu wählen, die diesen Prozess unterstützt, um zu gewährleisten, dass die Teilnehmenden eines Meetings immer über die aktuelle Version eines jeden Dokuments verfügen, und um den administrativen Aufwand für den Organisierenden eines Meetings zu minimieren.

Meeting-Assessment

Schließlich ist es wichtig, das Meeting-Feedback in Ihre formale Agenda-Vorlage aufzunehmen. Wie bei allen Prozessen ist Feedback zentral für den Erfolg. Es ist wichtig, dies nach jedem Meeting zu tun. Um Meeting-Feedback zu sammeln, stellen Sie einfach eine Reihe von Fragen, um die Leistung der verschiedenen Aspekte des Meetings zu bewerten.

Als Ausgangspunkt können Sie zum Beispiel folgende Fragen stellen: 

• Hatte das Meeting einen klaren Zweck? 

• Wurden die Unterlagen für das Meeting gut zusammengestellt? 

• Waren die Vorträge ansprechend? 

• Gab es genügend Pausen?

Ihre kostenlose Agenda-Vorlage

Wie Sie sehen können, muss das Erstellen einer eigenen Agenda-Vorlage nicht kompliziert sein. Sie müssen nur eine Reihe von logischen Schritten befolgen, um so eine Steilvorlage für Ihre Meeting-Vorbereitung und schließlich Ihren Meeting-Erfolg zu erhalten.

Sherpany verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Verbesserung der Effizienz von formellen Meetings. Um Sie auf diesem Weg zu unterstützen, stellen wir Ihnen gerne eine kostenlose Vorlage zur Verfügung, die auf den führenden Forschungsergebnissen der Meeting-Wissenschaft basiert und Ihren Meetings zu neuen Höhenflügen verhilft. 

Wir haben mehr als ein Jahrzehnt mit der Entwicklung von Best Practices für Meetings verbracht. Sie können also sicher sein, dass Sie Ihr Meeting mit der Sherpany-Vorlage für die Agenda auf ein solides Fundament stellen. 

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.