Aufsichtsratssitzung: Schritte für eine erfolgreiche Vorbereitung – und Umsetzung

Wer ein Meeting organisiert, verfolgt eine wichtige und vielfältige Aufgabe. Schließlich geht es hier um ein hohes Maß an Verantwortung – der Gesamterfolg der Sitzung hängt in hohem Maße von der Vorbereitung ab. Und bei einer Aufsichtsratssitzung steht sogar noch mehr auf dem Spiel. 

Hier können sich verschiedene Personen verantwortlich zeichnen – von der Assistenz bis hin zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Unabhängig davon, wer diese Aufgabe wahrnimmt: Organisierende müssen ihren Pflichten nachkommen – vieles geschieht bereits lange vor der Sitzung –, um zum Beispiel zu einer zielführenden Agenda und zu sinnvollen Maßnahmen zu gelangen. 
Dieser Artikel gibt die Schritte an die Hand, um Aufsichtsratssitzungen strukturiert sowie effektiv zu organisieren und mit ihnen die gesetzten Ziele zu erreichen.

Einfache Schritte zur Vorbereitung einer Aufsichtsratssitzung

Für eine gut organisierte Aufsichtsratssitzung braucht es einige Schritte, die sich gut im Voraus planen lassen. Auf diese Weise können Sie Zeit sparen und die Effizienz steigern.

1. Terminplanung 

Die Planung ist ein wichtiger erster Schritt, der so weit wie möglich im Voraus erfolgen sollte. Fest steht: Die Mitglieder von Aufsichts- bzw. Verwaltungsräten sind vielbeschäftigte Menschen, ihre Terminkalender füllen sich denkbar schnell. Umso mehr zählt Frühzeitigkeit: Eine anvisierte Sitzung sollte rasch als Termin feststehen. 

So können Sie frühzeitig die Zusagen möglichst aller Beteiligten erhalten. Dabei erfordert die Terminplanung oft viel Flexibilität und Nachbesserung, doch je eher jeder an Bord geholt ist, desto wahrscheinlicher gelingt sie zufriedenstellend.

Sobald der Termin bestätigt ist, sollten Sie ihn sofort in den Kalendern aller Teilnehmenden eintragen, um den Platz zu bestätigen. Wenn einzelne Personen die Einladung nicht innerhalb einer Woche annehmen, ist es an der Zeit, eine Erinnerung zu verschicken. Dieser Prozess kann zwar aufwändig sein, aber man sollte auf jeden Fall vermeiden, dass jemand in letzter Minute absagt. 

2. Ziele festlegen

Der zweite wichtige Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Aufsichtsratssitzung besteht darin, die Ziele beziehungsweise erforderlichen Ergebnisse klar zu definieren. Dies sollte übrigens für jegliche Formen von Meeting gelten. 

Auch wenn Aufsichtsratssitzungen und Verwaltungsratssitzungen oft standardisiert ablaufen, so ist doch jede Sitzung thematisch differenziert.

Auf Grundlage dieser Informationen sollten Sie genau festlegen, was in der anvisierten Aufsichtsratssitzung erreicht werden soll. Denn jedes Meeting sollte nicht nur einen klar definierten Zweck, sondern auch eine zielführend gestaltete Agenda aufweisen – womit wir bei Schritt drei sind. 

3. Agenda erstellen

Wenn die Ergebnisse klar definiert und die Teilnehmenden bestätigt sind, können Sie eine klare Tagesordnung festlegen und frühzeitig um Beiträge bitten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Agenda für eine Aufsichtsratssitzung erstellen: 

• Erstellen Sie einzelne, eigenständige Punkte, die als Fragen formuliert sind. 

• Fügen Sie eine Beschreibung der einzelnen Punkte hinzu, einschließlich einer Zielsetzung.

• Bestimmen Sie einen Leitenden für die gesamte Sitzung sowie einen Leitenden für jeden Agendapunkt. 

• Geben Sie klare Zeitvorgaben für jeden Agendapunkt. 

• Fügen Sie alle für die einzelnen Posten erforderlichen Materialien bei. 

Diese Schritte sind sehr wichtig und können weitreichende Wirkungen entfalten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Agendapunkte als Fragen formulieren, fungieren Sie ziel- und handlungsorientierter. 

Ein Beispiel: Dieser Agendapunkte ist nicht handlungsorientiert:

• "Überprüfung der Fortschritte gegenüber dem Plan" 

Stattdessen empfiehlt sich folgende spezifische Frage:

•  "Welche Maßnahmen sollten wir ergreifen, um unser jährliches Umsatzziel zu erreichen?” 

Sobald Ihr Entwurf der Agenda fertig ist, sollten Sie ihn mit den anderen Teilnehmenden der Aufsichtsratssitzung besprechen, damit diese eigene Punkte vorschlagen und – als Vorbereitung –  klärende Fragen stellen können. 

Tipp: Es lohnt sich, mit einer Agenda-Vorlage zu arbeiten. Vor allem bei wiederkehrenden Ereignissen wie einer Aufsichtsratssitzung sparen Sie mit ihr Zeit und gewährleisten Einheitlichkeit sowie einen guten Überblick.

4. Materialien einholen

Nachdem die Agenda festgelegt und den Teilnehmenden mitgeteilt wurde, ist es an der Zeit, alle relevanten Sitzungsunterlagen zu sammeln. Es ist wahrscheinlich, dass Sie dazu Dokumente von verschiedenen Interessengruppen anfordern müssen. Es empfiehlt sich – wieder einmal – so früh wie möglich zu beginnen. Wenn Sie andere um ihre Beiträge bitten, sollten Sie diesen klare Fristen setzen. 

Sobald Sie die erforderlichen Unterlagen erhalten haben, lassen sich diese an die Teilnehmenden verteilen. Geschieht das frühzeitig, können diese rechtzeitig mit ihrer individuellen Vorbereitung beginnen, was eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Meeting ist.

5. Vorbereitung und asynchrone Kommunikation

Nachdem die Agenda festgelegt ist und die Unterlagen verteilt wurden, sollte die (individuelle) Vorbereitungsphase beginnen. Als Organisierender ist es wichtig, offene Kanäle für die asynchrone Kommunikation zu schaffen. Auf diese Weise lassen sich Fragen klären und die Zusammenarbeit kann bereits im Vorfeld der Sitzung beginnen. 

Wichtig: Ihr bevorzugter Kanal sollte nicht die E-Mail oder ein anderes nicht hinreichend geschütztes Kommunikationsinstrument sein. Es birgt Gefahren für die Datensicherheit und Compliance, sensible Daten und Informationen – wie sie im Kontext einer Verwaltungs- oder Aufsichtsratssitzung oft genutzt werden – ohne ausreichenden Schutz zu teilen. Mehr dazu weiter unten.

6. Das Protokoll 

Protokolle sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Aufsichtsratssitzung oder Verwaltungsratssitzung, sowohl rechtlich als auch für die Sicherung von Ergebnissen. Daher sollten Sie unbedingt einen Protokollführer für die jeweilige Sitzung haben. In vielen Fällen kann dies auch die Aufgabe des Organisierenden sein. 

Mit einer Lösung wie Sherpany können Sitzungsprotokolle direkt zu jedem Agendapunkt in einer zentralen, in sich geschlossenen digitalen Umgebung erstellt werden. So ist alles logisch aufeinander abgestimmt und die Protokolle lassen sich leicht verfolgen. 

Ein Protokoll für eine Aufsichtsratssitzung sollte Folgendes enthalten: 

• einen Überblick über die Diskussionen zu den einzelnen Agendapunkten

• eine Aufzeichnung der Abstimmungsergebnisse und Beschlüsse 

• ein klarer Überblick über die Aktionspunkte mit Rollen, Verantwortlichkeiten und Fristen 

Vor der Sitzung sollten Sie sicherstellen, dass alles für eine effektive Protokollierung vorbereitet ist. Auch spielt die Unterscheidung zwischen einem Ergebnisprotokoll und einem Verlaufsprotokoll eine Rolle. Hier gilt: Je nachdem, welche spezifischen Ziele zu erreichen sind, empfiehlt sich entweder die eine oder die andere Variante. 

Tipp: Genau wie bei der Agenda zahlt sich auch beim Protokoll die Arbeit mit einer Vorlage aus.

Aufsichtsratssitzung: die Rolle der Technologie

Die Tools, die Sie für die Organisation einer Aufsichtsrats- oder Verwaltungsratssitzung auswählen, haben erhebliche und weitreichende Auswirkungen. Es geht nicht nur um wichtige Sicherheitsüberlegungen, sondern auch um praktische Auswirkungen, die über die Effizienz und den Gesamterfolg entscheiden. Mehr dazu hier.

So sind beispielsweise der Dokumenten-Austausch und die Koordinierung per E-Mail nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern auch äußerst ineffizient: E-Mails werden leicht übersehen und ein umständliches Durchsuchen kostet wertvolle Zeit. All dies wird durch die vermehrte Arbeit aus dem Homeoffice und hybride Arbeit – mit einem höheren Anspruch des digitalen Teilens von Dokumenten – noch brisanter.

Darüber hinaus ist die Verwendung eines Kollaborationstools wie jens von G-Suite oder Microsoft Teams ein positiver Schritt, die jeweils in bestimmten Bereichen sehr nützlich sind. Dennoch stellen sie für formelle Meetings keine optimalen Lösungen dar. 

Der Einsatz einer speziell entwickelten Lösung wie Sherpany – als effiziente Alternative für einen Flickenteppich oft unzureichender Systeme – ist eine Überlegung wert. So können Sie Aufsichtsratssitzungen mit einer benutzerfreundlichen, sicheren und effektiven Software verwalten – von Anfang bis Ende. 

Den Druck aus der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen nehmen

Die Vorbereitung einer Aufsichtsratssitzung kann schnell zu einer stressigen und komplizierten Angelegenheit geraten: Schließlich geht es darum, verschiedene Interessengruppen zu bedienen, den Zeitplan einzuhalten und klar an der Zielerreichung zu arbeiten. Wenn Sie sich jedoch an eine vordefinierte Struktur halten und die richtigen Hilfsmittel einsetzen, können Sie den Druck verringern und das Erlebnis für alle Beteiligten optimieren – samt erheblicher Produktivitätsvorteile und Zeitersparnis. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Sie auf diesem Weg unterstützt. 

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.