Modello di ordine del giorno per una riunione: il primo passo per il successo
Un'agenda delle riunioni altro non è che un piano strategico per le vostre riunioni. Ecco perchè avere un modello di ordine del giorno delle riunioni è un elemento cruciale di successo aziendale. Questo articolo entra nel dettaglio e fornisce un modello gratuito di agenda delle riunioni. Per imboccare la strada giusta oggi stesso.
Le cattive riunioni creano insidie che non possono essere sottovalutate. Dall'impatto negativo sul benessere dei dipendenti, agli effetti deleteri sulla performance organizzativa, le conseguenze delle riunioni improduttive si manifestano a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale. Non di rado, anche i clichè nascondono un nucleo di verità, come nel caso della massima per cui "non prepararsi è prepararsi a fallire". E in effetti, un passo fondamentale nel percorso di risoluzione dei meeting difettosi è proprio la preparazione di un'efficace agenda delle riunioni.
Un'agenda per le riunioni altro non è che un piano di programmazione: una traccia da seguire nel corso delle riunioni formali, per condurre in modo appropriato le discussioni e assicurarsi che gli argomenti trattati rimangano in pista. Tutte cose che possono essere perseguite in modo semplice ed efficace.
Ecco perchè abbiamo creato un modello di ordine del giorno agile ed efficiente: le vostre riunioni possono migliorare. E noi vogliamo affiancarvi. Così come una squadra di costruttori si basa su un progetto per costruire una casa, ogni leader ha bisogno di un esempio di ordine del giorno da seguire per ottimizzare le proprie riunioni.
In questo articolo andiamo a spiegare a cosa serve un modello di ordine del giorno, offrendo suggerimenti per creare un “meeting agenda template” efficace e di semplice utilizzo. Inoltre, siamo lieti di mettervi a disposizione un esempio di ordine del giorno gratuito, che vi permetterà di impostare da subito un programma strutturato per il successo delle riunioni.
Modello di ordine del giorno: lo scopo
L’ordine del giorno di una riunione offre una struttura da seguire, e assicura che le discussioni rimangano focalizzate sul raggiungimento degli obiettivi. Così come un progetto delinea le fasi di un qualsiasi processo di costruzione, il meeting agenda template è il filo che connette le diverse fasi di una riunione.
Disporre di un modello di ordine del giorno vi permette quindi di portare coerenza al modo in cui le vostre riunioni sono pianificate, garantendo che i requisiti necessari siano rispettati già prima che l’incontro abbia luogo. La coerenza è una parte vitale della preparazione delle riunioni. E questa consapevolezza si è dimostrata particolarmente importante dopo la pandemia da COVID-19. Un recente studio di Forrester Consulting commissionato da Sherpany ("Business Performance In The Modern Era Hinges On Optimised Leadership Meetings") ha rilevato che, rispetto all’era pre-pandemica, oggi i team di gestione hanno quintuplicato i loro incontri settimanali. Ecco perchè avere a disposizione un esempio di ordine del giorno può risultare vitale, garantendo che l’aumento del numero di riunioni non causi perdite di tempo a leader e team aziendali.
Utilizzare un modello di ordine del giorno significa dare modo a tutta l'organizzazione di seguire un comune processo, apportando coerenza e sinergia alla gestione delle riunioni da parte dei diversi team.
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Come creare un modello di ordine del giorno
La creazione di un ordine del giorno personalizzato è un esercizio utile, specie quando ci si avvale di un “meeting agenda template” come quello qui offerto. Passare attraverso il processo di sviluppo di un proprio modello di ordine del giorno aiuta voi e la vostra azienda ad analizzare e razionalizzare il modo in cui vi approcciate alle riunioni.
Per iniziare, ci sono alcuni elementi di base che ogni modello di ordine del giorno dovrebbe includere. Ad esempio:
- La data, l'ora e il luogo della riunione;
- Chi sono gli invitati e il ruolo che ricopriranno in riunione;
- L'obiettivo generale della riunione e i singoli punti in agenda.
Questi tre fattori di controllo assicurano che gli invitati sappiano quando partecipare alla riunione, quanto durerà e quali saranno gli argomenti trattati. Proprio come i costruttori hanno bisogno di ripassare un progetto prima di iniziare una nuova costruzione, i partecipanti di una riunione sono chiamati a rivedere l'agenda della riunione al fine di prepararsi. Le informazioni offerte all’interno dell’ordine del giorno sono dunque centrali per un’efficace preparazione della riunione.
Più dettagli rilevanti potete fornire ai partecipanti già prima dell'incontro, più questi arriveranno preparati in riunione. A questo scopo, per ogni punto dell'ordine del giorno dovreste includere quanto segue:
1. Obiettivi
Se già il fatto di avere obiettivi chiari per la riunione non è così scontato, l’avere obiettivi chiari per ogni punto all'ordine del giorno è ancor più raro. Più spesso, un meeting propone una serie di argomenti da discutere, e un obiettivo generale per l'intera riunione. Ma questo non è sufficiente.
Esplicitare un obiettivo per ogni punto all'ordine del giorno assicura che il vostro piano segua precise fasi, anziché fornire un approccio generale - e generico - per l'intero arco di riunione. Per esempio: per una riunione trimestrale del management in cui si vuole concordare la strategia per il prossimo trimestre, un punto all'ordine del giorno potrebbe essere “Quale budget destiniamo alle attività di marketing nel secondo trimestre per raggiungere i nostri obiettivi?”.
Se ogni punto all'ordine del giorno non ha un obiettivo chiaro, diventa difficile verificare la fattibilità degli scopi prefissati, che dovrebbe essere la chiave per mantenere le riunioni sulla strada giusta. Il progetto di una casa offre una panoramica della costruzione, ma fornisce anche specifiche su ogni stanza. Analogamente, un modello di ordine del giorno ben fatto dovrebbe fornire informazioni dettagliate per ogni punto in agenda, al fine di ottimizzare la produttività della riunione. Ottenendo migliori risultati.
2. Responsabili
Ogni riunione ha un responsabile, che detiene il compito di stabilire e far rispettare le regole, facendo in modo che ci si attenga all'agenda e agli obiettivi. Analogamente, dovrebbe esserci una figura di riferimento anche per ogni punto all'ordine del giorno. Potrebbe ad esempio trattarsi di un esperto della materia nell'area a cui il punto all'ordine del giorno si riferisce.
Se ci riferiamo all’esempio di cui parlavamo poco fa, il vicepresidente del marketing probabilmente guiderà il punto dell'ordine del giorno riguardante l'approvazione del budget di marketing. Questa persona non solo avrà il più alto livello di conoscenza in questo campo, ma sarà anche meglio attrezzata per rispondere a qualsiasi domanda, offrendo se necessario maggiori dettagli. Inoltre, il risultato di questo specifico punto dell'ordine del giorno costituisce la priorità di questo referente, che quindi dovrebbe essere coinvolto nel corso e nella tenuta del processo. Una buona gestione del cambiamento parte da questo.
3. Tipo di argomento
Un altro fattore che ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe considerare riguarda la natura dell’agenda. Il che significa che è importante includere informazioni di contesto sull’argomento trattato. In linea generale, un tema all’ordine del giorno può rientrare in tre categorie:
Informazione
Un punto all'ordine del giorno di tipo informativo è progettato per aggiornare i partecipanti alla riunione su un particolare argomento, facendo in modo che tutti siano allineati. Rifacendoci all’esempio precedente, potrebbe essere necessario un update da parte del Digital Transformation Lead sui progressi fatti nell’acquisizione di una nuova tecnologia. Questo argomento non ha bisogno di una discussione dal vivo tra i partecipanti. Piuttosto, il responsabile può aggiornare gli invitati alla riunione e gestire eventuali commenti in modo asincrono, già prima che l’incontro abbia luogo. Questo assicura che tutti siano al corrente dello stato del progetto e che qualsiasi eventuale dubbio venga chiarito.
Discussione
Un argomento di discussione richiede un contributo attivo da parte dei partecipanti alla riunione in vista del raggiungimento degli obiettivi. Rispetto a un punto informativo, un tema per cui è necessaria una discussione avrà bisogno di un input più articolato. Per esempio, prima di portare avanti un progetto, un leadership team potrebbe avere la necessità di discutere l'implementazione di una nuova tecnologia, raccogliendo le opinioni del management su rischi e opportunità.
In questo caso, il punto all'ordine del giorno dovrebbe (come sempre) essere formulato sotto forma di domanda, ad esempio: "Dovremmo investire nel software Sherpany per gestire le nostre riunioni formali?". La discussione a seguire metterà sotto esame informazioni chiave, ad esempio considerando casi di studio di aziende che già usano la soluzione. Ma potrà essere possibile considerare anche altri fattori determinanti per la decisione, come i vincoli di budget.
Voto
La terza categoria in cui un punto all'ordine del giorno può rientrare riguarda le votazioni. Il voto è uno strumento vitale per il processo decisionale. Ottenere il consenso non è solo la via più efficace per arrivare alle decisioni. È anche il modo in cui si democratizza il processo, aiutando a guadagnarsi l’appoggio degli stakeholder coinvolti. Del resto, è difficile che una persona non sia d'accordo con una decisione quando questa ha ottenuto la maggioranza in sede di votazione. Il voto è importante anche dal punto di vista della conformità. Per argomenti sensibili, come ad esempio la sostituzione di un amministratore delegato, è necessario tenere un registro chiaro e trasparente dei voti.
4. Documenti
Per qualsiasi riunione, un buon modello di ordine del giorno dovrebbe indicare i documenti associati a ciascuno degli argomenti in agenda. Seguendo il nostro esempio relativo alle riunioni di leadership, potrebbe essere incluso un piano di marketing per il Q2. Ma può essere utile anche annettere i conti dell'anno in corso per l'aggiornamento finanziario, e un piano di progetto aggiornato dal Digital Transformation Lead. I flussi documentali sono vitali per il successo di una riunione, in quanto forniscono un contesto ai punti all'ordine del giorno e assicurano che i partecipanti possano prepararsi adeguatamente prima di ogni riunione. È importante selezionare una tecnologia che supporti questo processo, per essere certi che i partecipanti alla riunione abbiano sempre l'ultima versione di ogni documento e per ridurre al minimo il carico amministrativo di chi organizza l’incontro.
Valutazione della riunione
Infine, è importante includere il feedback della riunione nel modello di ordine del giorno che la riguarda. Come per tutti i processi, il feedback è un elemento fondamentale, ed è importante offrirlo alla fine di ogni riunione. Si tratta di un suggerimento su cui opinion leader ed esperti in cambiamento organizzativo insistono molto.
Per raccogliere il feedback della riunione, basta porre alcune domande per valutare le prestazioni dei diversi aspetti dell’incontro. Ad esempio:
- La riunione aveva uno scopo chiaro?
- I materiali della riunione erano ben preparati?
- I relatori erano coinvolgenti?
- Le pause sono state sufficienti?
Il vostro modello di ordine del giorno gratuito per le riunioni
Come il nostro meeting agenda template dimostra, creare un’agenda formale per le riunioni non è complicato. Seguendo alcuni passi, ci si può dotare di un modello di ordine del giorno in grado di impostare riunioni ben strutturate e produttive.
Sherpany ha più di dieci anni di esperienza nel migliorare l'efficienza delle riunioni formali. Per iniziare insieme questo percorso, siamo lieti di fornirvi un modello di ordine del giorno gratuito, che vi aiuterà a raggiungere nuovi traguardi. In quanto leader in fatto di best practice da adottare in riunione, Sherpany vi assicura che utilizzando il modello di ordine del giorno qui messo a disposizione sarete in grado di impostare la vostra riunione su basi solide.
Modello di ordine del giorno della riunione
