Meeting-Rollen: Ein Schlüsselfaktor für unternehmerische Erfolge

In jedem Meeting, an dem wir beteiligt sind, spielen wir eine Rolle. Allerdings ist uns dies nicht immer bewusst und wir bleiben dabei oft weit unter unseren Möglichkeiten – ein häufiger Problempunkt in Sitzungen. Dies hat seine Gründe: Schließlich haben weniger als 25 % der Führungskräfte jemals eine formale Schulung zum Management von Meetings erhalten. Diese Zahl fällt noch deutlich geringer aus, wenn wir den durchschnittlichen Meeting-Teilnehmenden ohne Führungsfunktion betrachten. 

Um mehr über die Rollenzuweisung in formellen Meetings zu lernen, können wir deren Management mit der Produktion eines Films vergleichen. Wir würden den Regisseur genauso wenig für das Spielen der Hauptrolle wie die Kamera-Crew für das Schreiben des Drehbuchs einsetzen schreibt – ganz gleich, wie erfahren oder fachkundig sie in ihren jeweiligen Fachbereichen sind. Jeder Einzelne weiß genau, was er kann und wie er sich am besten einbringt: Dies verhält sich bei Meetings nicht anders. 

Damit sie ihr volles Potenzial entfalten können, müssen wir ein Verständnis für die verschiedenen Rollen in Meetings entwickeln. Auf diese Weise können Führungskräfte die richtigen Personen effektiv und zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen. Darüber hinaus sind sich die Teilnehmenden über ihre Aufgaben im Klaren, um gemeinsam die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. 

Dieser Artikel befasst sich eingehend mit den verschiedenen Rollen in Meetings. Indem wir Meetings effektiver planen und leiten sowie gezielter an ihnen teilnehmen, erreichen wir mehr – und produzieren einen sehenswerten Film. 

Was sind die verschiedenen Meeting-Rollen? 

Um also Meetings effektiv zu planen und unsere Fähigkeiten in ihnen adäquat einzusetzen, müssen wir wissen, worauf bei den unterschiedlichen Meeting-Rollen genau ankommt. Grob gesagt, gibt es in jedem formellen Meeting fünf Hauptrollen. Dazu gehören: 

1. Organisierender

Der Organisierende ist dafür verantwortlich, die Voraussetzungen zu schaffen, damit ein Meeting effektiv abläuft. Dies sind seine Aufgaben:

• Zusammenarbeit mit dem Leitenden des Meetings 

• Einladung der Teilnehmenden 

• Koordination der Agenda-Erstellung

• Einforderung der notwendigen Materialien 

• Schaffen von Verantwortlichkeit

Wie ein Film-Produzent spielt er bereits vor Beginn eine grundlegende Rolle – und seine Verantwortlichkeiten bestehen bis zum Ende des Meetings fort. 

Für die Organisation von Meetings kann eine Reihe von Akteuren verantwortlich sein. Im Falle eines Aufsichts- oder Verwaltungsrats übernimmt in der Regel die Assistenz diese Aufgabe. Bei anderen Führungskräfte-Meetings könnte beispielsweise die Assistenz der Geschäftsführung oder ein Mitglied des Management-Teams dafür verantwortlich sein. 

Wer eine Besprechung organisiert, gewährleistet auch deren reibungslosen Ablauf. Außerdem steht diese Person mit den Beteiligten in Kontakt, um Unterlagen einzuholen, Fragen zu beantworten und über den Vorbereitungsprozess auf dem Laufenden zu bleiben. Organisierende stellen die endgültige Agenda zusammen, zu der Folgendes gehört:

• ein Ziel oder eine Reihe von Zielen für die Sitzung setzen

• einzelne Agendapunkte formulieren

• individuelle Ziele für die Agendapunkte definieren 

• Leitende bestimmen (auch für einzelne Agendapunkte)

• Zeitpläne definieren

2. Meeting-Leitung 

Angelehnt an unsere Film-Metapher übernimmt der Meeting-Leitende die Rolle des Regisseurs. Diese Person sollte alle Teilnehmenden befähigen, sich in das Meeting einzubringen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Er sorgt dafür, dass sich die Diskussionen auf die Agenda konzentrieren. Er treibt sie an – oder beendet sie, wenn sie sich von den Zielen des Meetings entfernen. 

Wie beim Organisierenden können gleich mehrere Akteure diese Rolle übernehmen. Bei einer Aufsichtsratssitzung wird jedoch wahrscheinlich der Aufsichtsratsvorsitzende diese Rolle übernehmen. Bei einem Management-Meeting hat in der Regel der CEO die Leitung inne und bei anderen spezifischen Meetings übernimmt diese oft ein Fachexperte aus dem betroffenen Bereich. Bei einem monatlichen Finanzmeeting beispielsweise ist der “Meeting Lead” wahrscheinlich der Chief Financial Officer (CFO), der mit dem zu besprechenden Thema am besten vertraut ist. 

Hierfür lassen sich im Voraus – je nach inhaltlicher Natur und individueller Expertise – individuell Verantwortliche aufstellen.

3. Agendapunkt-Leitung

Bei vielen Meetings ist es für eine einzelne Person schlicht nicht möglich, jeden Punkt der Agenda effektiv zu leiten. Schließlich gibt es oft weitreichende und sehr unterschiedliche Themen zu besprechen, zu vereinbaren und voranzutreiben. Aus diesem Grund sollte der Leitende zusammen mit dem Organisierenden für jedes Thema einen Verantwortlichen benennen, sobald die Agenda formuliert ist. 

Bei dieser Person handelt es sich zumeist um einen Experten für den zu besprechenden Bereich. Sie stellt in der Vorbereitungsphase die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung und bereitet sich darauf vor, den betreffenden Agendapunkt so zu leiten, dass dessen Ziele erreicht wird. 

4. Protokollant 

Der Protokollant ist eine Rolle, mit der wir – zumindest theoretisch – vertraut sind. Sie wird jedoch häufig nur sehr uneinheitlich ausgeführt, mit entsprechenden Auswirkungen auf das Meeting-Protokoll. Die Rolle des Protokollführers hat jedoch in jedem formellen Meeting eine entscheidende Bedeutung, aus zwei Gründen:

1. Ein Meeting-Protokoll (entweder Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll) ist in vielen Branchen, Ländern und Ausschüssen gesetzlich vorgeschrieben.

2. Es hat maßgeblichen Einfluss auf die Mehrwerte, die ein Meeting generiert. 

Folgendes muss der Protokollführer dokumentieren:

• den Inhalt von Diskussionen

• die Ergebnisse von Abstimmungen

• die beschlossenen Maßnahmen 

• die Fragen oder Zweifel, die es vor dem nächsten Meeting zu klären gilt

Die Rolle des Protokollanten kann in einer Organisation oder einem Ausschuss festgeschrieben sein. Andererseits können mehrere Teilnehmende sie abwechselnd in ihren verschiedenen ständigen Meetings wahrnehmen. 

Der Protokollführer muss nicht nur die Art und Weise, wie er das Protokoll erstellt, gut organisieren (wir empfehlen hierfür die Verwendung einer Vorlage). Er muss sich auch darüber im Klaren sein, was nach dem Meeting geschehen soll. Dann muss er: 

1. das Protokoll fertigstellen 

2. sicherstellen, dass es für jeden leicht verständlich ist 

3. das fertige Protokoll rechtzeitig verteilen

Auf diese Weise haben alle Beteiligten eine klare Übersicht zu den getroffenen Entscheidungen und wissen, welche Fortschritte erzielt wurden bzw. welche Aktionen zu ergreifen sind.

Auch wenn die Rolle des Protokollanten in Meetings verwaltungstechnischer Natur zu sein scheint, so ist sie doch von hoher Bedeutung. So ist genauso wichtig wie die des Gaffers am Filmset, der die Kontinuität zwischen den einzelnen Szenen sicherstellt. 

5. Meeting-Teilnehmender

Dies ist eine Rolle, die wir in unserem Berufsleben regelmäßig ausfüllen, wobei sie nur wenige von uns bewusst wahrnehmen. Erinnern wir uns zunächst an eine wichtige Tatsache: Wenn wir zur Teilnahme an einem Meeting eingeladen werden, bedeutet es genau das – wir müssen teilnehmen: Wir sollten aktiv zum Ablauf beitragen, uns angemessen vorbereiten und uns zu den Folgemaßnahmen verpflichten, die sich ergeben. 

Wenn der Grund für die Teilnahme unklar ist, sollte dieser Rolleninhaber sich rechtzeitig vor Beginn beim Organisierenden darüber erkundigen. Dies hilft in der Vorbereitungsphase, da so klar ist, was genau von einem Teilnehmenden (individuell) erwartet wird. 

Als Teilnehmende sind wir alle Figuren in einem Film. Wir müssen unseren Text vorbereiten, unser Wissen einbringen und wenn es von uns erwartet wird, unsere Rolle bestmöglich spielen. 

Meeting-Rollen: Schlüssel zu mehr Erfolg

Wie bei einem guten Film kommt es auch bei einem guten Meeting darauf an, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben erfüllen. Wenn wir als Führungskräfte ein klares Verständnis der verschiedenen Meeting-Rollen haben und wissen, wann und von wem sie wahrgenommen werden sollten, können wir unsere Meetings meistern und letztendlich mehr erreichen. 

Es geht darum, dass jeder Beteiligte seinen das Meeting bestmöglich plant und in seiner individuellen Rolle zum Erfolg führt. Nur wenn jeder seine Rolle ernst nimmt und in dieser klar zur Zielerreichung beiträgt, erreichen alle genau das, was erwünscht ist: eine wahre Wirkung und echte Mehrwerte für das Unternehmen. Schließlich lässt sich nur mit einem Team, in dem jeder seine Rolle perfekt versteht, ein erfolgreicher Film produzieren.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.