Union Bancaire Privée : 4 anni di efficace gestione delle riunioni con Sherpany

La UBP è una delle maggiori banche svizzere dedicate alla gestione patrimoniale. Per adattarsi alle dinamiche di cambiamento del contesto imprenditoriale, UBP ha cercato una soluzione per rendere efficace e produttiva la gestione delle riunioni di leadership. Nel 2016, quattro anni fa, decide quindi di adottare Sherpany, rinnovando la scelta fino ad oggi. Abbiamo incontrato Claudio Rollini, segretario generale della società UBP, per conoscere meglio il motivo per cui la UBP ha scelto la nostra soluzione e la utilizza.

Una soluzione a sostegno dell’intero processo decisionale: una priorità nel mondo di oggi

Fino al 2016, ogni anno veniva stampata una notevole quantità di documenti, come materiale di supporto per le riunioni di direzione della UBP. La gestione di una tale quantità di carta era onerosa in termini di spazio e di tempo, e del tutto inefficiente sul piano della flessibilità dei processi e della collaborazione. Per questo motivo, la UBP ha iniziato a cercare alternative ai documenti stampati per la gestione delle riunioni dei suoi organi direttivi.

Spiega il signor Rollini:

Mantenere i dati delle riunioni in sicurezza come nel caveau di una banca

La UBP richiede una soluzione che rispetti i requisiti di conformità e sicurezza dei dati. Rollini ammette: "come banca con sede in Svizzera, non eravamo molto propensi a far archiviare i nostri dati al di fuori del paese". L'utilizzo da parte di Sherpany dei data center svizzeri, unito al nostro approccio alla sicurezza dei dati, ha rassicurato Rollini sul fatto che i dati della UBP sarebbero stati conservati nel modo più sicuro e riservato possibile. 

La fiducia è un fattore determinante per qualsiasi processo di trasformazione digitale. Per le aziende che scelgono di adottare la tecnologia cloud è fondamentale percepire condizioni di assoluta sicurezza dei processi di transizione e nell’uso dei dati riservati. Nel caso della UBP, la fiducia è stata un fattore determinante nella decisione di implementare Sherpany. Rollini commenta: "La fiducia è un elemento chiave quando si consegnano a terzi le proprie informazioni riservate". Fin dall'inizio, UBP e Sherpany sono stati in stretto contatto per anticipare e prevenire eventuali problemi. Il Dr. Rollini sottolinea in particolare "l’approccio orientato alla soluzione di Sherpany e la voglia di migliorare costantemente".

Decisioni rapide, riduzione dei tempi di commercializzazione e maggiore impegno

I vantaggi nell'utilizzo di Sherpany sono stati riconosciuti da tutta la UBP, come dimostra l’uso crescente del software per la gestione delle riunioni. Sherpany viene utilizzato per tutte le riunioni del Consiglio di amministrazione, del sottocomitato del Consiglio di amministrazione e del Comitato esecutivo, ma anche per un numero crescente di altre riunioni del Comitato e dei dipartimenti.

La velocità di accesso al mercato della UBP è aumentata. Il Dr. Rollini ha dichiarato: "Con Sherpany le informazioni vengono distribuite e condivise in modo più tempestivo, il che contribuisce a semplificare il processo decisionale complessivo". Inoltre, Sherpany ha incoraggiato nella UBP una costante ricerca nel miglioramento dei processi di gestione delle riunioni: "La velocità e l'efficienza dei nostri incontri sono decisamente migliorate". Le informazioni provenienti da discussioni, votazioni e riunioni passate possono essere tracciate digitalmente in modo verificabile, facilitando il recupero delle informazioni. Le riunioni di direzione della UBP sono non solo più efficienti, ma permettono anche un maggior coinvolgimento dei partecipanti. Rollini ha spiegato che l'impegno è aumentato perché "gli ordini del giorno sono sempre facilmente disponibili, c'è una maggiore attenzione agli argomenti e non si perde tempo a sfogliare un grande numero di documenti stampati".

Nel caso della UBP, Sherpany ha portato dimostrabili miglioramenti nei processi di riunione dell’azienda. Secondo Rollini "Sherpany ha avuto un impatto sulla mentalità del personale, agevolando il nostro percorso di trasformazione digitale e razionalizzando la gestione delle riunioni". Questo cambiamento di mentalità è stato determinante per garantire l'allineamento tra i dirigenti della UBP. Rollini conferma che "cambiando la mentalità dei collaboratori e incoraggiandoli a utilizzare uno strumento unificato, si riesce ad uniformare metodi e processi di lavoro". Questo fattore risulta particolarmente importante in tempi di lavoro a distanza: il 2020 ci ha dimostrato la necessità di processi solidi e standardizzati, che prevedano modalità di efficace collaborazione per garantire la continuità del business.

L'aumento dell'impegno e dell'efficienza ha avuto un impatto molto positivo tra tutte le divisioni della UBP. Per questo Rollini conclude: “I membri del Consiglio e del Comitato Esecutivo utilizzano Sherpany dal 2016 e, prendendo atto dei benefici, riconoscono di voler usare Sherpany per le loro divisioni, dato il passaggio da 19 a 57 utenti nell’utilizzo del software". Questo dato dimostra che sempre più team si stanno informando internamente sull’utilizzo della nostra soluzione.

Questo caso studio ha dimostrato gli evidenti vantaggi di Sherpany. La seguente tabella evidenzia le principali ragioni che spingono la UBP a scegliere e utilizzare Sherpany: