Union Bancaire Privée : 4 ans de réunions avec Sherpany

UBP est l’une des plus grandes banques suisses de gestion de patrimoine et d'actifs. La nécessité de suivre le rythme des changements dans le milieu des affaires a amené l’UBP à chercher une solution qui leur permette de renforcer la productivité de leurs réunions de direction. En 2016, ils prennent ainsi la décision d’intégrer Sherpany et l'utilisent maintenant depuis quatre ans. Nous avons rencontré Claudio Rollini, secrétaire général de l’UBP, pour en savoir plus sur les raisons qui les ont poussés à choisir notre solution, et sur la manière dont elle est aujourd’hui utilisée par leurs équipes.

Une solution complète pour la prise de décision : une nécessité dans le monde d'aujourd'hui

Jusqu'en 2016, les réunions de direction de l’UBP reposaient sur l'impression d'un grand nombre de documents tous les ans. Il s’agissait d’une tâche lourde, chronophage et contraignante qui ne laissait pas de place à la flexibilité et à la réactivité. Ce constat a poussé l’UBP à chercher une alternative plus efficace pour remplacer les documents papier dans le cadre des réunions de leurs organes de direction.

Des données de réunion sécurisées à la manière d’un coffre-fort de banque suisse

L’UBP avait besoin d’une solution répondant à ses exigences en matière de conformité et de sécurité des données. « En tant que banque basée en Suisse, nous n’étions pas très désireux de voir nos données stockées en dehors de la Suisse », souligne M. Rollini. Le stockage des données collectées par Sherpany dans des centres basés en Suisse, couplé à notre approche de la sécurité des données, a rassuré M. Rollini sur le fait que les informations issues des réunions de l’UBP seraient conservées de la façon la plus sûre et la plus confidentielle possible.

La confiance est un facteur déterminant dans tout processus de transformation digitale. Pour les organisations qui choisissent d’adopter la technologie du Cloud, il est essentiel qu’elles aient pleinement confiance dans l’entreprise avec laquelle elles collaborent. Dans le cas de l’UBP, la confiance a joué un rôle important dans leur décision d’intégrer Sherpany. M. Rollini indique que « la confiance est un élément clé lorsque vous transmettez vos informations confidentielles à un tiers ». Dès le début, l’UBP et Sherpany ont travaillé en étroite collaboration afin d’anticiper et de prévenir tout problème potentiel. M. Rollini souligne « l’état d’esprit de Sherpany qui est orienté vers la mise en place de solutions, ainsi que son appétence pour l’amélioration continue ».

Des décisions rapides, un temps de mise sur le marché réduit et un engagement accru

Les avantages de Sherpany ont été constatés par l’ensemble des équipes de l’UBP, comme le montre son utilisation croissante dans l’entreprise. Sherpany est utilisé pour toutes les réunions du conseil d’administration, des sous-comités du conseil et du comité exécutif, ainsi que pour un grand nombre d’autres réunions de comités et de services.

La vitesse d’accès au marché de l’UBP a considérablement augmenté. M. Rollini déclare d’ailleurs « qu’avec Sherpany, les informations sont partagées plus rapidement, ce qui permet de rationaliser le processus décisionnel global ». Il poursuit en rappelant que Sherpany joue un rôle important dans l’amélioration constante des processus au sein de l’UBP : « La rapidité et l’efficacité de nos réunions sont améliorées ». Les informations issues de discussions passées, les votes et, de manière générale, toutes les réunions peuvent être enregistrées numériquement et ce, de manière vérifiable, tout en restant facilement accessibles par la suite. Les réunions de direction de l’UBP sont non seulement plus efficaces, mais les participants sont également plus engagés. M. Rollini explique que l’engagement s’est accru parce que « les ordres du jour sont toujours à portée de main, les sujets sont plus ciblés et qu’il ne perdent plus de temps à feuilleter un grand nombre de documents papier ».

Dans le cas de l’UBP, l’utilisation de Sherpany a amélioré de manière tangible les processus de réunion de l’entreprise. Selon M. Rollini, « Sherpany a eu un impact sur l’état d’esprit de nos collaborateurs, en les préparant aux prochaines étapes de notre transformation numérique ». Ce changement de mentalité a permis d’assurer l’alignement de tous les cadres de l’UBP, ce que M. Rollini confirme en affirmant « qu’en changeant la mentalité de vos collaborateurs et en les encourageant à utiliser le même outil, vous alignez leur façon de travailler ». Cet alignement est particulièrement important lors des périodes de travail à distance. L’année 2020 a clairement démontré la nécessité d’avoir des processus solides et standardisés, ainsi qu’une collaboration distribuée efficacement afin d’assurer la continuité des activités.

L’utilisation de Sherpany s’est traduite par une augmentation de l’engagement et de l’efficacité au sein de l’UBP. M. Rollini indique que « les membres du Conseil d’administration et du Comité exécutif qui utilisent Sherpany depuis 2016 ont conscience de ses avantages. Ils disent même qu’ils pourraient utiliser cette solution dans leur propre service. C’est ainsi que nous sommes passés de 19 à 57 utilisateurs sur Sherpany ». Selon lui, de plus en plus d’équipes en interne se renseignent sur l’utilisation de Sherpany.

Cette étude de cas montre les avantages réels de l’utilisation de Sherpany. Le tableau ci-dessous résume les principales motivations qui ont poussé l’UBP à choisir Sherpany :