Pourquoi investir dans une solution de gestion des réunions ?

Le monde du logiciel en tant que service (SaaS) a explosé au cours de la dernière décennie. En effet, il y a cinq ans, les entreprises utilisaient en moyenne 16 applications cloud, contre 110 aujourd'hui.¹ Bon nombre d'organisations s'appuient sur plusieurs logiciels pour réaliser différentes tâches, alors qu'il serait plus judicieux et sécurisé de centraliser les processus et d'en utiliser moins.
 
Toutefois, investir dans une solution logicielle pour votre entreprise est une décision importante. Tout changement organisationnel peut être difficile, et il y a souvent une courbe d'adoption pour chaque nouvel outil en interne, ce qui représente à nouveau des coûts - tant humains qu'économiques.

Heureusement, lorsqu'on choisit les bons outils, les avantages l'emportent de loin sur les difficultés. Par exemple, les gains d'efficacité obtenus en exploitant pleinement le potentiel de vos réunions - grâce à Sherpany - représentent une valeur colossale pour votre organisation, dont l'ampleur pourrait vous surprendre. 

Cet article explore les raisons pour lesquelles les dirigeants devraient investir dans une solution de gestion des réunions comme Sherpany, en donnant une explication simple et rationnelle de ses avantages, pour vous aider à décider si cette solution est la bonne pour vous.

Qu'est-ce que Sherpany ? 

Sherpany est le fournisseur d'une solution de gestion des réunions. Notre société a été l'une des premières à faire de la gestion des réunions une discipline dans le contexte de l'entreprise. 

Sherpany prend en charge l'ensemble du processus de réunion - en aidant les organisations à gérer, de bout en bout, toute la succession des étapes d'une réunion, de la création de l'ordre du jour de réunion à la distribution du procès-verbal de réunion et à la collecte du feedback de la réunion. Notre approche centralisée, structurée et personnalisée des réunions formelles est révolutionnaire, car, jusqu'à présent, les réunions ont été le point mort de nombreux dirigeants et les problèmes lors de l’organisation des réunions sont nombreux. De fait, selon l'une des voix éminentes dans le domaine de la science des réunions, le professeur Steven G. Rogelberg, "malgré la prévalence des réunions aujourd'hui, 75 % des personnes interrogées n'avaient reçu aucune formation formelle sur la façon de les conduire ou d'y participer."²

Quels sont les avantages à utiliser Sherpany ?

Examinons les avantages de Sherpany dans trois domaines clés :

1. Avantages économiques 

Les réunions représentent un énorme investissement en temps, et donc en argent. Rien qu'aux États-Unis, pas moins de 399 milliards de dollars sont gaspillés dans des réunions improductives.³ La présence inutile aux réunions de personnes qui ne peuvent pas apporter leur pleine contribution nuit non seulement à leur bien-être, mais entraîne également des coûts salariaux injustifiés pour l'organisation.

De plus, les réunions qui n'atteignent pas leurs objectifs - ou qui sont sans objectif - gaspillent des ressources précieuses qui pourraient être consacrées à des résultats réels et tangibles et générer un retour sur investissement. Enfin, les réunions (ou les discussions au sein des réunions) qui durent trop longtemps ou qui s'écartent du sujet prévu génèrent également des pertes de temps. 

Sherpany s'appuie sur une décennie d'expérience et sur des recherches de pointe dans le domaine de la science des réunions, en intégrant des caractéristiques qui favorisent à la fois l'efficacité et les comportements humains positifs. Notre solution aborde ces enjeux de multiples façons, en veillant à ce que : 

• Les réunions aient un objectif clair et communiqué ;
• Le choix des participants soit fait soigneusement avant chaque réunion ainsi que l’assignation de rôles et responsabilités clairs pour chacun d’eux ; 
• Les ordres du jour des réunions soient divisés en points distincts, avec un objectif individuel, un responsable et un temps alloué ;
• Les réunions soient axées sur les résultats, ce qui signifie que les discussions restent concentrées sur les objectifs ; 
• Les réunions fassent appel à une participation dynamique, de sorte que les personnes n'y participent que pour les points de l'ordre du jour pour lesquels leur expertise ou leur contribution est requise, et 
• Le feedback des réunions soit intégré au processus global, ce qui vous permet d'améliorer continuellement les réunions en fonction de l'expérience de vos équipes. 

Ce faisant, Sherpany réduit les coûts liés à la perte de temps en réunion. En effet, seules les personnes nécessaires sont impliquées, les discussions sont ciblées, les résultats sont clairs et tangibles et les objectifs de l'organisation sont atteints. Sacha Gerber, directeur financier du groupe Calida, explique comment Sherpany l'a aidé dans cette optique : "L'échange constant avec les autres membres pendant la préparation de la réunion est très important car il permet de s'assurer que nous connaissons déjà les problèmes. Cet alignement crée un espace pour des discussions approfondies au cours de la réunion elle-même."

Sherpany offre également des avantages économiques sous la forme d'une prise de décision plus rapide, comme le confirme le professeur Hanns-Peter Knaebel, ancien PDG du groupe Röchling : "Avec Sherpany, les décisions peuvent être prises beaucoup plus rapidement et n'ont pas à être reportées faute d'accès à l'information."

Par conséquent, en repensant les processus de réunion et en s'orientant vers les résultats, les réunions peuvent être transformées en vecteurs de vélocité maximale, ce qui vous permet de réagir rapidement aux différentes situations externes. 

Enfin, la facilité d'utilisation de Sherpany rend l'adoption de la solution très simple, ce qui représente souvent l'un des coûts les plus importants de la mise en œuvre d'un nouvel outil SaaS. Rainer Baumann, directeur de l'exploitation de Migros en Suisse, est allé jusqu'à dire : "Pour moi, en tant que digital native, [Sherpany] est presque trop facile [à utiliser]”. 

Par conséquent, repenser les processus de réunion et s'orienter vers les résultats, c’est potentiellement transformer les réunions en vecteurs de vélocité maximale, vous aidant à réagir rapidement aux différentes situations externes. 

2. Avantages en sécurité et en conformité

La sécurité est une préoccupation croissante des dirigeants du monde entier. Après tout, avec le rythme de l'évolution technologique, les données sont devenues l'actif le plus précieux au monde. Ainsi, la nécessité de préserver la sécurité des informations est plus grande que jamais. Ce constat est corroboré par les prévisions selon lesquelles le marché mondial de la sécurité de l'information devrait dépasser 200 milliards de dollars par an d'ici à la fin 2022.⁴

En raison de leur nature hautement sociale, les réunions sont intrinsèquement exposées à de nombreux aspects "humains" de la vie en entreprise. Cette situation est inquiétante du point de vue de la sécurité, car 95 % des failles de cybersécurité sont dues à une erreur humaine.⁵

De plus, les réunions formelles se basent souvent sur des informations sensibles - par exemple, des prévisions financières pour une réunion du conseil d'administration - et si elles tombaient entre de mauvaises mains, ce pourrait être catastrophique pour toute organisation. 

Sherpany place la sécurité et l'intégrité des informations relatives aux réunions au centre de toutes ses préoccupations. En offrant un système de stockage centralisé et crypté de bout en bout, avec une configuration géo-redondante et des serveurs indépendants basés en Suisse, Sherpany élimine la possibilité de nombreuses erreurs humaines potentiellement coûteuses. Par exemple, en utilisant Sherpany pour gérer l'ensemble du processus de réunion, les organisations n'ont plus besoin de s'appuyer sur des systèmes tels que l'e-mail pour partager les informations de réunions, qui sont des points faibles en matière de sécurité des données. 

Par ailleurs, la longue liste de certifications de sécurité conformes aux normes du secteur dont bénéficie Sherpany donne aux dirigeants l'assurance que leurs actifs les plus précieux sont entre de bonnes mains. Grâce à nos audits de sécurité indépendants et à nos tests de pénétration réguliers, nous ne considérons jamais nos normes de sécurité comme acquises.

3. Avantages culturels 

Ce n'est un secret pour personne : les mauvaises réunions, aussi qualifiées par le phénomène de réunionite, créent une toxicité sur le lieu de travail difficile à surmonter. En effet, elles détruisent la productivité, l'innovation et le bien-être des employés. Par conséquent, en permettant à votre organisation d'organiser de "bonnes réunions", Sherpany a un impact significatif sur la préservation de la culture de votre organisation, en particulier à l'heure où nous nous installons dans des modes de travail hybrides et où la culture est peut-être la plus fragile. 

Selon notre PDG, Tobias Häckermann, dans cette "nouvelle normalité", les réunions sont "l'endroit où culture de votre entreprise vit, se développe ou meurt". Notre solution a été conçue dans cet esprit : Sherpany vise à soutenir les comportements humains positifs qui font la qualité des réunions, et à réduire - voire éliminer - les aspects des réunions qui entravent la productivité et affectent négativement la culture d'entreprise. 

Sherpany vous permet également de connaître la vérité sur l'efficacité de vos réunions en intégrant le feedback dans le processus de réunion. Cela permet à vos collaborateurs de donner leur avis sur chaque réunion, de manière honnête et anonyme, afin de vous permettre d'évaluer les performances de votre organisation en matière de réunions. Cela peut s'avérer particulièrement utile, car prendre des actions correctives de manière précoce, c’est peut-être le facteur décisif pour préserver votre culture de réunion. 

Investissez dans vos réunions - dès que possible

Les réunions sont essentielles, et ont été négligées pendant trop longtemps. Un investissement dans Sherpany représente donc un investissement dans l'avenir de votre organisation, et constitue une porte d'entrée vers un réservoir d'opportunités inexploitées.

Par conséquent, en prenant des mesures décisives et en adoptant une solution de gestion des réunions conçue à cet effet, vous êtes en mesure de libérer tout le potentiel de vos réunions et d'obtenir une multitude d'avantages de grande envergure pour votre organisation. La question ne devrait pas être "devez-vous investir dans Sherpany ?", mais plutôt "pourquoi ne l'avez-vous pas déjà fait ?". 

^{1 '}Average number of software as a service (SaaS) applications used by organizations worldwide from 2015 to 2021', L. S. Vailshery, Statista, 2022. 

²  'Why Your Meetings Stink – and What to Do About It', Steven G. Rogelberg, HBR, 2019.

³'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

⁴ 'Cyber Security Market Size, Share & Trends Analysis Report', Grandview Research, 2022.

⁵ '134 Cybersecurity Statistics and Trends for 2021', R. Sobers, Varonis, 2021.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.