Prises de décisions rapides ? Implémenter une gestion agile des réunions - le cas du Groupe Röchling

La rapidité est essentielle lorsqu'il s'agit de saisir les opportunités et de réussir dans un contexte d'affaires en évolution constante. Pourtant, une étude récente menée par McKinsey montre que seulement 48 % des dirigeants affirment que leurs organisations prennent des décisions rapidement.¹

Accélérer le processus de prise de décision était un objectif pour l'équipe de direction du Groupe Röchling, une entreprise allemande d'ingénierie plastique. Elle a identifié des possibilités d'amélioration dans ses processus de réunion existants : Les outils de collaboration qui n'étaient pas exclusivement conçus pour les réunions nécessitaient d'énormes efforts supplémentaires de la part des adjoints de direction et ralentissaient les décisions. « Nous avons estimé qu'une solution dédiée était nécessaire pour dynamiser notre activité et suivre le rythme de nos activités », déclare le Professeur Hanns-Peter Knaebel, CEO du Groupe Röchling.

M. Knaebel et ses pairs ont procédé à une évaluation approfondie des différentes solutions : « Nous avons testé plusieurs logiciels et applications de gestion d'entreprise disponibles et avons estimé que Sherpany offrait le meilleur rapport qualité/prix pour optimiser les flux de travail. » Voyons maintenant les avantages de l'utilisation de notre logiciel de gestion de réunions.

L'intégration de l'agilité dans le processus de réunion accélère la prise de décision

En tant que principal avantage de Sherpany, le PDG souligne qu'il a apporté de l'agilité dans le processus de prise de décision. Il nous a fourni des informations précieuses sur le fonctionnement de la gestion agile des réunions pour le Groupe Röchling. L'agilité de l'ordre du jour de la réunion est au cœur de ce processus : Les membres du conseil d'administration y contribuent en proposant des thèmes pertinents. L'ordre du jour est établi sur Sherpany pendant que les participants discutent et classent par ordre de priorité les points à traiter lors de la prochaine réunion.

Une fois l'ordre du jour défini, Sherpany facilite la préparation individuelle des réunions en offrant un accès facile aux documents de réunion. Chaque point de l'ordre du jour a une personne chargée de télécharger tous les documents justificatifs ou autres lectures nécessaires pour faciliter une réunion orientée vers l'action. Les participants peuvent accéder à ces documents à partir de n'importe quel appareil (navigateur, tablettes, mobile) et faire des annotations et des commentaires personnels. « Tous les pairs disposent à tout moment des informations pour les réunions et partagent les mêmes connaissances », explique le CEO. La disponibilité des documents et l'accès facile aux procès-verbaux des réunions antérieures rendent la préparation très efficace.

Dans le processus de réunion agile du Groupe Röchling, les dirigeants discutent à l'avance des sujets à l'ordre du jour et parfois même prennent une décision sur les points à l'ordre du jour avant la réunion. Hanns-Peter Knaebel : « La collaboration est devenue extrêmement efficace sans perdre en qualité. » Sherpany permet également de prendre des décisions formelles à distance en dehors des réunions régulières de direction grâce à la fonction « résolution circulaire numérique ». Knaebel souligne que « cela permet de gagner énormément de temps ».

Le CEO résume l'effet le plus important de la gestion agile des réunions chez le Groupe Röchling: 

Une façon plus facile de rédiger les procès-verbaux et d'assurer le suivi des décisions

Bien que certaines discussions et décisions soient prévisibles, Sherpany ne rend pas les réunions de direction superflues. « Il y a de nombreuses tâches à l'ordre du jour des PDG et autres cadres qui ne peuvent être discutées qu'en personne et en se rencontrant - au moins par une visioconférence qui fonctionne bien » , explique Monsieur Knaebel. Grâce à Sherpany, les dirigeants peuvent se concentrer pleinement sur les sujets restants pendant la réunion et accéder à tous les documents nécessaires à une décision éclairée.

Un autre avantage important de Sherpany, selon le PDG Hanns-Peter Knaebel, est l'efficacité accrue du nouveau processus de procès-verbal des réunions. Sherpany MINUTES® propose des modèles de procès-verbaux pré remplis avec les points à l'ordre du jour, ce qui permet aux organisateurs de gagner un temps considérable dans la préparation et la rédaction des procès-verbaux. Peu après la réunion, les participants peuvent approuver le procès-verbal en un seul clic. De plus, le procès-verbal sert également à examiner et à suivre les décisions et les tâches et à s'assurer qu'elles passent plus rapidement à la phase d'exécution grâce à des responsabilités clairement attribuées.

La mise en œuvre d'un logiciel pour toutes les équipes de direction améliore la coordination

« Sherpany a certainement contribué à accroître l'efficacité et l'efficience de la planification et de l'exécution de nos réunions, et en particulier du suivi en utilisant la fonction procès-verbal », résume le CEO du Groupe Röchling. Il ajoute :

Le logiciel a également amélioré la communication, la coordination et la transparence entre le conseil exécutif et le conseil consultatif. Le conseil consultatif utilise également Sherpany, que M. Knaebel qualifie « d'énorme avantage ». En utilisant la même technologie, toutes les informations pertinentes peuvent être facilement partagées entre les différentes instances dirigeantes. Hanns-Peter Knaebel est convaincu : « Sherpany offre des outils précieux pour améliorer l'efficacité et l'efficience de toutes sortes de réunions de gestion. »

Cette étude de cas montre comment une gestion agile des réunions améliore l'efficacité du processus décisionnel. Le logiciel Sherpany aide les organisations à prendre des décisions éclairées plus rapidement et à s'assurer que les décisions sont exécutées à temps. Cette agilité est primordiale dans le contexte actuel d'évolution rapide et concurrentiel du monde des affaires.

¹ 'Decision making in the age of urgency', by Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.