Foire aux questions

La solution de gestion de réunions Sherpany se destine aux dirigeants de grandes et moyennes entreprises. Elle vous permet de préparer facilement vos réunions formelles de façon digitale et sécurisée. Ainsi, vous pouvez collaborer avec vos pairs à tout moment et en tout lieu, tout en préservant la confidentialité des documents et des communications.

Qui bénéficie le plus de l'utilisation de Sherpany ?

• Direction générale
• Directions régionales
• Conseils d'administration
• Comités

Notre solution vous aide à augmenter la productivité de votre processus de réunions de direction :

• Avant la réunion

Planifiez et préparez vos réunions de direction en tout lieu, facilement et en toute sécurité. De manière intuitive, partagez et accédez à l'ordre du jour des réunions ainsi qu’aux documents nécessaires, et tenez ces documents et les participants à jour. En outre, collaborez de manière asynchrone pour anticiper les discussions avec vos pairs, et votez sur certains sujets pour prendre des décisions avant même que la réunion ne commence.

• Pendant la réunion

À ce stade, tous les participants à la réunion sont pleinement informés des sujets à aborder et se concentrent uniquement sur ceux qui nécessitent une discussion plus approfondie. Pour vous aider à garder toutes les discussions sur la bonne voie, utilisez le mode présentateur. Celui-ci permet à tous les participants de suivre le même écran pendant une présentation ou lors de la consultation d'un document, qu'ils soient présents en personne ou virtuellement. Grâce à Sherpany, vos réunions sont plus efficaces et plus courtes, et tous les participants gagnent du temps.

• Après la réunion

Après la réunion, créez et approuvez le procès-verbal de la réunion instantanément. Ainsi, vous pourrez consulter toutes les décisions prises et les faire passer au niveau suivant : l'exécution. Attribuez des tâches et des responsabilités, suivez l'avancement des travaux et regardez vos projets avancer plus rapidement.

Non, mais vous pouvez cependant combiner Sherpany avec des outils de vidéoconférence tels que Microsoft Teams, Zoom ou GoToMeeting. Regardez ici une courte vidéo expliquant comment organiser vos réunions à distance avec Sherpany.

Sherpany facilite votre processus de décision en améliorant :

• Votre préparation : avec Sherpany, vous accédez facilement à tous vos documents de réunion à tout moment (ordres du jour, documents, notes privées, procès-verbaux, etc.). Vous pouvez ainsi vous préparation quand vous le souhaitez et en tout lieu.
• Votre collaboration d'équipe : communiquez avec vos pairs et échangez des idées avant même la réunion. L'information circule facilement sans contraintes de temps et d'espace, et les décisions sont prises plus rapidement.
• Votre prise de décision : la fonctionnalité de résolution circulaire numérique vous permet de voter des décisions et de consulter les résultats des votes - même à distance - en quelques clics seulement. Regardez ici une courte vidéo sur les résolutions circulaires numériques.

Pour faciliter la tâche de rédaction des procès-verbaux, ceux-ci sont pré-remplis par défaut dans Sherpany - en se basant sur vos ordres du jour de réunions. 

Vous, ou la personne désignée pour rédiger le procès-verbal pouvez soit simplement ajouter les informations manquantes, soit les modifier complètement. Une fois le procès-verbal prêt, vous pouvez le partager avec tous les participants directement dans Sherpany et leur demander facilement leur avis et leur approbation pendant ou après la réunion. Ce processus simplifié vous permet de gagner un temps précieux.

Sherpany offre de nombreuses possibilités de collaboration renforcée. En voici quelques exemples :

• Ordre du jour : la personne chargée d’organiser la réunion (l’admin), peut facilement demander un feedback sur l'ordre du jour et obtenir l'ajout des documents nécessaires auprès des participants.
• Préparation : lors de la préparation de la réunion, les utilisateurs peuvent déposer des commentaires et poser des questions ou discuter des sujets à l'avance avec leur équipe ou leur assistant.
• Vote : les participants à la réunion peuvent utiliser la fonctionnalité de vote pour prendre des décisions sur des sujets donnés et/ou pour consulter les résultats de votes antérieurs.
• Tâches et décisions :  les utilisateurs peuvent en tout lieu et à tout moment consulter les décisions prises lors des réunions, attribuer des tâches et/ou suivre l'avancement d'un projet donné.

Non. Les outils de collaboration tels que Microsoft Teams servent principalement à la communication et à la vidéoconférence à l'échelle de l'entreprise. Sherpany intervient spécifiquement dans le cadre des réunions de direction, tout au long de leur processus. Ainsi, aucun des deux outils ne remplace l'autre, et ils peuvent être combinés pour exploiter pleinement le potentiel de votre entreprise.

Oui, vous pouvez utiliser Sherpany sans connexion internet si vous utilisez votre iPad, iPhone, Android, ou l'application Windows de votre appareil.

Oui, l'application web Sherpany est compatible avec tous les principaux systèmes d'exploitation et peut être utilisée depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile. Notre application SaaS est également disponible en tant qu'application native pour les appareils iOS, Windows et Android.

Non, Sherpany n'est pas adapté à tous les types de réunions. 

Sherpany a été développé pour améliorer les réunions de direction. Nous vous conseillons donc d'utiliser Sherpany pour gérer vos réunions formelles telles que les réunions de direction (générale, divisionnaire ou régionale), de comités (comex ou codir) et de conseils d'administration.

Sherpany vous permet d'avoir toutes vos réunions et tous vos documents au sein d’une seule et même solution sécurisée. Les dirigeants d’entreprise peuvent utiliser Sherpany tout au long du processus de réunion : 

• Avant la réunion

Utilisez Sherpany pour consulter l’ordre du jour et accéder aux documents. Tout comme sur papier, faites vos annotations et ajoutez vos commentaires. Avec vos collègues, clarifiez des informations avant la réunion, et utilisez l'outil de vote pour prendre des décisions sur des sujets donnés avant même que la réunion n’ait lieu.

• Pendant la réunion

Votre équipe est maintenant complètement alignée et prête à se focaliser uniquement sur les sujets qui nécessitent une discussion plus approfondie. Le temps en réunion est donc bien utilisé et concentré sur la prise de décisions et la réalisation des objectifs.

• Après la réunion

Prenez des décisions, attribuez des actions et des responsabilités et suivez l'évolution des projets. Vous pouvez aussi consulter les décisions prises en tout lieu et à tout moment.

Avec l’application de ces pratiques, les dirigeants non seulement gagnent du temps, mais s'assurent également que le temps passé en réunion est productif.

Sherpany réduit considérablement la charge administrative des réunions. Notre logiciel digitalise l'ensemble du processus et vous permet de :

• Définir et partager facilement l'ordre du jour de la réunion
• Rassembler et distribuer des documents d'appui en quelques clics
• Collaborer à tout moment avec les participants à la réunion
• Rédiger le procès-verbal de la réunion dans un modèle pré-rempli
• Demander l'approbation du procès-verbal de la réunion dès la fin de la réunion

Ces actions contribuent à réduire le temps d’organisation des réunions et vous aident à les rendre plus efficaces.

Sherpany est titulaire des certificats de sécurité suivants :

• ISO/IEC 27001 Management de la sécurité des informations (SMSI)
• ISAE 3000 Type II Norme pour l'Assurance des Informations non Financières
• FINMA 18/3 Autorité Suisse Fédérale de Surveillance des Marchés Financiers 

Les datacenters de Sherpany sont situés en Europe (Suisse) et offrent un environnement d'hébergement avec de multiples couches de sécurité. Nos centres de données comprennent :

• Diverses mesures de sécurité physique pour empêcher l'accès non autorisé aux équipements
• Des redondances locales pour éliminer les points de défaillance uniques
• Une organisation géographiquement indépendante 
• Les certifications ISO 27001 pour démontrer la conformité aux meilleures pratiques de l'industrie

Sherpany se conforme au règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD), aux normes de sécurité définies par le règlement suisse sur la protection des données et n'est pas affecté par le Cloud Act américain.

Les clients de Sherpany peuvent opter pour une solution SaaS (Software as a Service) ou une solution de type “hybrid cloud”.

La sécurité des données est une priorité absolue chez Sherpany. C'est pourquoi plusieurs mesures sont en place pour 1) sécuriser vos réunions, 2) protéger vos données et 3) assurer leur confidentialité. Ces mesures comprennent, entre autres : l'authentification forte à deux facteurs, différents niveaux d'accès aux documents de réunion, des méthodes de cryptage de bout en bout, la conformité avec le RGPD. Veuillez consulter notre page sécurité pour découvrir toutes nos mesures.

En tant qu'administrateur de votre salle Sherpany, vous êtes en mesure de définir qui a accès aux réunions, ordres du jour et documents spécifiques.

Une fois à bord, Sherpany vous proposera les options d’accompagnement suivantes :

• Assistance 24h/24 et 7j/7 : nous vous offrons une assistance 24h/24 et 7j/7* en anglais, allemand, italien, français, espagnol et portugais. Vos utilisateurs peuvent nous contacter par téléphone, par courrier électronique ou par chat. *incluse dans les plans Standard et Entreprise
• Réunions d'évaluation et de planification : nous organisons des réunions de consultation au cours desquelles votre Customer Success Manager passe en revue votre utilisation de Sherpany, vous présente les nouvelles fonctionnalités et vous donne des conseils sur la manière d'améliorer encore vos réunions.
• Centre d'aide Sherpany : une plateforme en ligne où vous pouvez trouver des tutoriels, nos dernières mises à jour sur les fonctionnalités, les modules et les meilleures pratiques.

Nous sommes en mesure de former une équipe de direction de 20 membres en moins de deux semaines. Toutefois, la formation peut être plus rapide en fonction de vos disponibilités.

Pour les entreprises avec plus de 100 utilisateurs, nous proposons un processus de formation automatisé.

Nous vous offrons une gamme variée de services :

Nos services comprennent l'évaluation de votre culture de réunions, l’aide à la transformation, l'intégration et la révision, ainsi que la planification des réunions.

Nos services de support comprennent une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et l'accès à notre portail produits, à notre programme Ambassadeurs et à notre centre d'aide.

Nos services techniques comprennent l'extraction de données, le chargement latéral, les audits clients, la création de rapports et les intégrations techniques.

En permanence. Notre équipe support est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7*, de sorte que vous pouvez nous joindre à tout moment. En moyenne, notre équipe support répond aux appels téléphoniques dans un délai de 5 secondes. 
*assistance incluse dans les plans Standard et Entreprise

Notre support est disponible en anglais, français, allemand, italien, espagnol et portugais.

La méthodologie Azend^®, développée par Sherpany, vous aide à améliorer vos réunions. Celle-ci combine un ensemble de pratiques basées sur la recherche dans le domaine de la science des réunions ainsi que nos retours d'expérience avec plus de 6000 dirigeants utilisateurs de Sherpany.
 
Azend^® vous donne les moyens de mener des réunions productives. Comment ? En combinant les trois dimensions suivantes : l’humain, les processus et la technologie, de façon à trouver le meilleur moyen d'atteindre vos objectifs.

Les réunions productives ont un impact positif sur l'engagement des employés, l'innovation, la productivité et le travail d'équipe. La méthodologie Azend® pour les réunions de direction vous aide à remodeler votre culture de réunion. En outre, elle accélère la prise de décision, augmente l'appropriation des résultats de la réunion et vous fait gagner du temps.

Nombre de nos clients profitent déjà des avantages d'Azend®. Par exemple, le PDG du groupe Röchling, Hanns-Peter Knaebel, nous a expliqué comment il est capable de prendre des décisions plus rapidement et estime que les réunions sont 20% plus efficaces et efficientes. Aussi, le Dr. med. Thomas Sigrist, membre exécutif de la Clinique suisse de Barmelweid, est désormais en mesure de travailler avec ses pairs de manière asynchrone et d'anticiper les discussions avant les réunions.