Travail hybride : maximisez la valeur de vos réunions

Les réunions sont un sujet qui fait souvent grincer des dents. Rien d’étonnant : la plupart des entreprises laissent souvent leurs réunions sombrer dans le chaos, ou virer à la réunionite. Très peu d’organisations évaluent leurs performances en matière de gestion des réunions, et elles sont encore moins nombreuses à tenter de les optimiser. 

Les réunions sont pourtant un point de rencontre crucial. Elles ne sont pas seulement un forum au sein duquel les stratégies sont développées, arrêtées et mises en œuvre : elles sont aussi l’espace dans lequel la culture de votre entreprise vit, se transforme ou s'éteint.

La nature intrinsèquement humaine des réunions en fait un outil idéal pour s’assurer que l’organisation est sur la bonne voie et travaille à l’atteinte de ses objectifs. Les réunions connectent également les collaborateurs entre eux et contribuent à renforcer les liens avec l'entreprise.

Cependant, l’aspect social des réunions est à double tranchant. On observe souvent une tendance à s'éloigner des sujets de discussion et à se laisser dépasser par les aspects sociaux des réunions (ce qui, en soi, reste une source de valeur), au détriment de l’atteinte des objectifs fixés. 

Ces travers n'ont fait qu'empirer avec l'essor du télétravail. Ils sont particulièrement répandus dans les réunions se tenant dans le cadre d’un mode de travail hybride qui, selon toute vraisemblance, deviendra un mode de fonctionnement durable directement hérité de la pandémie de COVID-19.

Selon une récente étude de McKinsey, 90 % des organisations vont adopter une combinaison de travail à distance et en présentiel une fois levées les restrictions liées à la crise sanitaire.¹ Qu’est-ce que le travail hybride et comment modifie-t-il les réunions ? Quel est l’impact sur les dirigeants ? Comment organiser de bonnes réunions dans ce cadre ?

Qu’est-ce que le travail hybride et quel est le nouveau format des réunions ?

En temps ordinaires, on considère qu’une réunion s’est tenue lorsque :

• Des personnes se sont réunies dans un même lieu ;
• Au même moment ;
• Dans le but d'atteindre un objectif commun. 

Dans le cadre du travail hybride, les points deux et trois restent inchangés. Seul le premier point a été parfois rendu caduc par l’adoption des nouvelles technologies et l’évolution des pratiques de travail. De nombreux collaborateurs, sous-traitants et partenaires travaillent désormais à distance. Dans les entreprises, il n’est pas rare que les équipes soient souvent réparties dans le monde entier. Cela ne veut pas dire que le premier point ne s’applique jamais plus. Il arrive encore souvent que certaines personnes soient physiquement réunies dans une même salle tandis que d’autres participants se joignent à la réunion par téléphone ou visioconférence. Cette configuration est appelée « réunion hybride » car elle combine le modèle traditionnel de réunion en présentiel avec celui des réunions virtuelles.

Offrir aux équipes la possibilité de choisir où et comment elles partagent leur expertise présente de nombreux avantages. Les réunions dans le cadre d’un mode de travail hybride permettent tout autant de forger des connexions personnelles que des connexions allant bien au-delà du périmètre physique de la réunion.2 Cependant, pour les dirigeants, les réunions hybrides créent un ensemble de défis uniques. Par exemple, comment créer une expérience unifiée pour les participants à distance et ceux en présentiel ? Comment continuer à tirer parti de la multitude d’avantages liés à des réunions réussies sans que tous les participants ne soient physiquement présents ? 

Pour vous aider à garder vos réunions sur la bonne voie, nous avons compilé une liste des meilleurs conseils pratiques en matière de réunions hybrides. Combien d'entre eux pensez-vous pouvoir mettre en œuvre lors de votre prochaine réunion ?

Les sept règles de base des réunions hybrides

Contrairement aux idées reçues, il est loin d’être toujours facile d'organiser des réunions de qualité. C’est même le talon d’Achille de nombreux dirigeants. Selon le professeur John Kello, expert en réunions, « le ressenti des dirigeants sur leurs réunions a tendance à être bien plus positif que celui des participants ». Les réunions hybrides ne font qu'amplifier ce phénomène : de nombreuses organisations doivent encore s'adapter et comprendre la « nouvelle normalité » de la vie en entreprise.

1. Savoir choisir le bon type de réunion et inviter les bonnes personnes

Comme pour toutes les réunions, une des règles de base des réunions hybrides consiste à déterminer le type de réunion que vous devez organiser, ainsi que les participants qui doivent y prendre part. Avant même de vous lancer dans l'organisation d'une réunion hybride, il est essentiel d'être très clair sur l'objectif de celle-ci. Quels objectifs essayez-vous d'atteindre ? La réunion est-elle le moyen le plus efficace d'y parvenir ? La réponse à ces questions vous aidera à définir le type de réunion hybride que vous organisez, ainsi que les personnes dont l'expertise est requise. 

Les réunions hybrides exigent encore plus de clarté que les réunions en présentiel, car il peut s’avérer plus difficile de capter l'attention des individus. Choisir le bon type de réunion est l’une, sinon la meilleure façon d’apporter de la clarté.

Une fois que vous aurez décidé qu'une réunion est nécessaire et que vous avez commencé le processus de création de l'ordre du jour, prenez le temps de réfléchir au type de réunion que vous allez organiser et de transmettre cette information à tous les participants. Le format de votre réunion découle directement des objectifs de cette rencontre.

Vous avez de nombreux types de réunions à votre disposition. À l'instar du maître artisan, à vous de choisir celui qui convient le mieux à la tâche à accomplir.

2. Créer un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour de réunion bien conçu ne se contente pas d'énoncer clairement un objectif global, mais divise la réunion en plusieurs points distincts, chacun ayant son propre objectif, son propre responsable et ses propres documents de référence. La création d'un ordre du jour pour vos réunions hybrides est la garantie de prendre en compte un certain nombre d'éléments importants avant de solliciter le temps précieux des participants. 

Une fois que votre projet d'ordre du jour est créé, il est essentiel de le partager le plus tôt possible avec les participants, afin qu'ils puissent apporter leur contribution, demander des clarifications, collaborer de manière asynchrone et se préparer pleinement - tout cela avant que la réunion ne commence. Cet ordre du jour fédérera tous les participants - qu'ils soient présents physiquement ou à distance - et servira de fil conducteur à votre réunion. Il s'agit d'une étape essentielle pour impliquer les personnes qui ne peuvent pas être physiquement présentes à la réunion, car elle permet de s'assurer que leurs idées et leurs remarques sont entendues avant le début de la réunion.

3. De la préparation, de la préparation et encore de la préparation

Pour les réunions dans le cadre du travail hybride, il est particulièrement important de prévoir du temps pour préparer à l’avance l'espace de réunion. Cela inclut la vérification de la connexion et la mise en place de tout outil de vidéoconférence dont vous disposez. Vous devez également être prêt à partager votre écran afin que les participants à distance puissent suivre la même présentation. 

En outre, plus vous parviendrez à impliquer les participants dans la préparation de votre réunion hybride, plus leur engagement sera élevé lors de la réunion. L’un des meilleurs conseils que nous puissions vous donner est de toujours bien préparer vos réunions et d’inciter les participants à faire de même. Il s’agit ici de vous assurer qu’ils prennent bien connaissance de tous les documents avant la réunion, qu’ils contribuent à l’ordre du jour, posent des questions si un sujet ne leur semble pas clair et collaborent entre eux de manière asynchrone. Le but est que tous les participants arrivent à la réunion - qu’elle soit en présentiel ou à distance - pleinement préparés et prêts à participer.

4. Respecter le temps des participants

Si les participants ont l'amabilité de prendre de leur temps pour participer à votre réunion, le moins que vous puissiez faire en tant qu’organisateur est de respecter leur agenda. Cela signifie que la réunion doit commencer et se terminer à l'heure, et que tout le monde soit préparé et prêt à contribuer de manière active. Il s’agit ici d’une ​règle de base à respecter lors de toute réunion, a fortiori dans le cadre de réunions hybrides qui regroupent souvent des personnes situées dans différents endroits du monde. Ces dernières peuvent avoir commencé leur journée très tôt, ou être restées tard pour pouvoir participer - raison de plus pour être particulièrement attentif au temps.

Disposer d’un exemple d’ordre du jour de réunion peut se révéler être très utile. Chaque point spécifique doit se voir attribuer un temps de discussion précis, après quoi il est recommandé de reprendre les discussions en différé ou d'organiser des réunions supplémentaires pour discuter de manière plus approfondie.

5. Prendre des notes

Bien que cela puisse paraître archaïque, la prise de notes en réunion (ou la rédaction de procès-verbaux dans des contextes plus formels) est une habitude particulièrement efficace. La consignation claire des discussions, des actions et des responsables de la réalisation (et de la date) sont autant de points de contrôle nécessaires sur le chemin de la productivité des réunions. 

La prise de notes en réunion contribue non seulement à la productivité individuelle, mais aussi à pérenniser la valeur créée lors des réunions et à la traduire en actions tangibles - ou, à tout le moins, à ouvrir la voie au suivi. En outre, dans le cas des réunions hybrides, elles sont la garantie que les participants sont informés de l'ensemble des points de discussion et des décisions prises, quelles que soient les coupures de connexion ou la mauvaise qualité du son - deux problèmes fréquemment rencontrés lors des réunions à distance.

6. Rendre les réunions inclusives 

La diversité de pensée est l'une des forces cachées d'une organisation, mais elle ne se matérialise que si chacun peut contribuer de manière égale. Aussi, en tant que responsable de réunion, il est indispensable de faire en sorte que vos réunions soient aussi inclusives que possible. Cela signifie faire délibérément de la place pour les introvertis, en créant un espace où ils pourront contribuer et partager leurs idées, sans être interrompus ni craindre de s'exprimer. Cela permet également de favoriser un sentiment de sécurité psychologique au sein de vos réunions. L'intelligence émotionnelle joue un rôle clé à cet égard. Il est important de savoir prendre la température de la salle. Si certaines personnes sont restées particulièrement silencieuses alors que d'autres se sont exprimées largement, il est utile de demander directement aux premières leur opinion, ou si elles ont quelque chose à ajouter.

Être inclusif dans les réunions, c'est aussi faire participer de la même manière ceux qui se joignent à vous par différents moyens. Dans les réunions hybrides, il est important que vous gériez la réunion de manière à ce que l'expérience soit homogène pour tous les participants. Il peut s'agir de demander à tous les participants à distance d'allumer leur caméra ou de désigner une personne chargée de surveiller les commentaires tout au long de la réunion afin, encore une fois, que toutes les voix soient entendues. Des fonctionnalités telles que la fonction « lever la main » de Google permettent également de signaler les personnes qui souhaitent intervenir.

7. Utiliser les bons outils

À l'instar des êtres humains qui y participent, les réunions sont des organismes complexes, avec une multitude de points d'entrée et de sortie assortis, dans certains cas, de priorités contradictoires entre les parties prenantes. Les réunions dans le cadre du travail hybride sont encore plus complexes, car vous devez prendre en compte la diversité des expériences pour chacun de vos participants et faciliter leur contribution.

Un bon conseil consiste à rationaliser autant que possible le processus de réunion, en utilisant la technologie pour alléger les tâches administratives, organisationnelles et procédurales qui peuvent survenir.

Travail hybride et réunions : plus facile à comprendre qu’à maîtriser

Alors que le monde émerge des confinements et que le retour au bureau est amorcé pour certains, le travail hybride et les réunions mi-présentielles, mi-virtuelles sont appelés à faire partie de la vie de l'entreprise. Une série de mesures simples permettent de faire des réunions hybrides non plus un casse-tête pour les dirigeants, mais un outil puissant pour l'avenir. 

En acceptant le changement, en mettant en place des processus clairs et en utilisant une technologie qui travaille pour vous plutôt que contre vous, vos réunions hybrides peuvent offrir à vos collaborateurs un cadre de discussion harmonieux et ce, peu importe où ils se trouvent dans le monde.

¹ ‘What executives are saying about the future of hybrid work’, McKinsey & Company, 2021.

² ‘What are hybrid meetings...And why you need a customized approach’, Bucomm, 2021.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.