Glossaire Sherpany : le vocabulaire de réunion

Collaboration entre deux ou plusieurs personnes qui n'a pas nécessairement lieu au même moment, mais qui repose plutôt sur un alignement global et des canaux de communication ouverts.

La communication asynchrone permet aux participants à la réunion de commencer à travailler ensemble avant même le début de la réunion. Cela permet aux participants de bien préparer une réunion : ils contribuent à un ordre du jour, posent des questions essentielles à l'avance et, dans certains cas, résolvent des points de l'ordre du jour avant la réunion.

Ensemble de valeurs et de comportements relatifs aux réunions qui sont propres à une organisation et qui guident les interactions et les actions des employés. Idéalement, la culture de réunion est pensée dans le but d'éviter toute réunion de travail improductive.

La culture de réunion d'une entreprise est un sous-ensemble de la culture organisationnelle. Elle a un impact considérable sur la manière dont les employés interagissent les uns avec les autres et sur l'efficacité globale de cette collaboration. La culture de réunion d'une organisation reflète les comportements souhaités en réunion, la façon dont les réunions sont menées et les attentes auxquelles les collaborateurs doivent répondre lorsqu'ils participent à des réunions. Par exemple, une culture de réunion saine garantit que les participants soient en mesure de bien préparer une réunion en refusant les réunions consécutives pour que la réunionite ne s'installe pas dans l'organisation.

Documentation relative à une réunion, qui comprend l'ordre du jour de réunion, les lectures préalables, les recherches et les réflexions, ainsi que le procès-verbal de réunion.

Autrefois, on entendait par document de réunion les documents papier nécessaires à la tenue d'une réunion. Dans certains cas, ces dernières années, ils ont été diffusés par courrier électronique et sous forme de documents électroniques. Aujourd'hui, tous les documents de réunion peuvent être gérés numériquement de manière claire, accessible et pouvant faire l'objet d'un audit, grâce à une solution spécialement conçue à cet effet, telle que la solution de gestion de réunions Sherpany.

Évaluations des participants à la réunion qui sont recueillies afin d'améliorer les réunions futures.

Le feedback de réunion est une ressource essentielle qui permet l'itération et l'optimisation continues des processus de réunion. En écoutant les ressentis des participants, les organisations sont en mesure d'améliorer continuellement leur culture de réunion, avec pour résultat une efficacité accrue. Utilisez l'analyse de réunion gratuite de Sherpany dès aujourd'hui pour commencer à recueillir un feedback de réunion, et lisez notre guide sur comment faire un sondage de réunion.

Processus impliquant la prise en charge des aspects administratifs et organisationnels de la conduite de réunion.

La gestion de réunions est un concept relativement nouveau et en pleine expansion. Il fait l'objet d'un vaste domaine d'étude au sein de la science des réunions. La gestion de réunions donne une structure et une rigueur à tout le processus de conduite de réunion, de la phase précédant la réunion à la phase suivant la réunion dans le but d'améliorer chaque réunion d'entreprise. Les avantages d'une gestion de réunions efficace comprennent une exécution plus rapide des tâches et des décisions, une mise sur le marché plus rapide et, en fin de compte, un avantage concurrentiel accru.

Un ice breaker de réunion est une technique d'animation de réunion qui permet de déployer toute l'énergie des participants en début de session. Briser la glace lorsque la réunion commence favorise un climat de confiance, de créativité et d’ouverture d’esprit au sein des participants. Ils seront ainsi plus engagés, plus enclins à partager leurs avis et leurs idées afin de prendre ensemble des décisions.

L’ice breaker de réunion peut également contribuer à la lutte contre des comportements sociaux nuisibles au succès de la prise de décision, comme l’effet de groupe. Lors des réunions à distance, par exemple, il peut être plus difficile de se positionner fermement contre l'opinion globale : ici, l'ice breaker en visioconférence peut aider à débloquer tout le potentiel des participants à distance.

Une méthodologie de gestion de réunions est un ensemble de lignes directrices fondées sur la recherche qui visent à améliorer l'approche d'une organisation en matière de réunions.

Une méthodologie de gestion de réunions permet de garantir que tous les aspects de l'approche d'une organisation en matière de réunions fonctionnent harmonieusement, afin que les réunions soient productives et que les collaborateurs puissent s'épanouir. Par exemple, la méthodologie Sherpany améliore chaque réunion d'entreprise en se reposant sur 3 piliers fondamentaux : l'humain, les processus et la technologie.

Les résultats attendus d'une réunion, définis au niveau des points de l'ordre du jour, ainsi que la manière dont ces résultats seront mesurés.

Toute réunion doit avoir au moins un objectif avant de voir le jour. La définition d'une stratégie départementale ou la présentation de propositions pour la mise en œuvre d'une nouvelle technologie sont des exemples d'objectifs de réunion. Il est impossible de déterminer le succès d'une réunion sans en définir les objectifs. Pour plus d'efficacité, lisez cet article sur comment bien définir un objectif de réunion.

Agenda de réunion partagé avec les participants qui comprend tous les sujets d'une réunion et leurs objectifs associés. Chaque sujet est dirigé par un participant dont l'expertise est requise.

Considérez les réunions comme des représentations orchestrales. Dans cette métaphore, l'ordre du jour de réunion est la partition qui permet à tous les participants d'être à l'heure et sur la même longueur d'onde. Nous vous recommandons d'utiliser un exemple d'ordre du jour de réunion pour élaborer votre agenda de réunion de la manière la plus efficace possible.

Les participants à une réunion peuvent jouer différents rôles au cours de celle-ci, tels que celui d'organisateur de réunion. D'autres rôles comprennent par exemple celui de rédacteur du procès-verbal de réunion ou encore celui d'animateur de réunion. Découvrez-en plus sur les rôles et les responsabilités en réunion.

Le rôle d'organisateur de réunion est primordial à l'efficacité de la réunion. Il s'occupe de la bonne organisation de la réunion et définit un ordre du jour clair comprenant des objectifs associés à chaque point qui sera abordé. De plus, il s'assure de seulement choisir les participants dont l'expertise est requise pour chaque sujet et de leur rendre disponibles tous les documents et informations nécessaires pour bien préparer la réunion. Les autres rôles de réunion sont tout aussi importants pour l'efficacité du processus de réunion et pour faciliter la prise de décision. Par exemple, le rôle d'animateur de réunion est d'encourager les discussions, de faire appliquer les règles à respecter en réunion et de maintenir la réunion sur la bonne voie afin d'en atteindre les objectifs.

Les étapes nécessaires à la tenue d'une réunion. Cette tâche est souvent accomplie par un assistant de direction, en collaboration avec un ou plusieurs dirigeants.

Pour organiser une réunion, il est important de bien comprendre les objectifs de la réunion. Il est fortement recommendé d'avoir un ordre du jour bien défini qui comprend : des objectifs clairs, la liste des participants et les horaires. Cela permet de savoir qui doit être présent pour chaque sujet à l'ordre du jour. Découvrez comment organiser une réunion d'équipe efficace et réduire le temps de préparation.

Toutes les personnes choisies pour participer à une réunion. Les participants à la réunion peuvent avoir des rôles différents.

Les participants à la réunion peuvent varier selon les différents points de l'ordre du jour grâce à la participation dynamique : pour chaque point de l'ordre du jour, seuls les participants qui peuvent apporter une contribution significative doivent être présents. En savoir plus sur les rôles et responsabilités en réunion.

La participation dynamique à une réunion signifie que chaque participant ne doit pas forcément être présent pour tous les points de l'ordre du jour de la réunion. Il peut participer dynamiquement, c'est-à-dire qu'il est présent uniquement pour les sujets auxquels il peut véritablement contribuer.

Pour bien préparer une réunion, une des règles de base est de bien choisir les participants. Lors de l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion, il est recommandé d'assigner des responsables et des contributeurs pour chaque point, ainsi qu'un temps à respecter. Si cela est bien fait, il sera possible pour chaque participant d'être présent uniquement pour les points auxquels il peut contribuer, ou qu'il souhaite écouter dans le but de s'informer.

Les différentes étapes d'une réunion : avant la réunion, pendant la réunion et après la réunion.

La phase de pré-réunion comprend les étapes d'organisation et de préparation d'une réunion, notamment la création d'un ordre du jour de réunion et la collaboration asynchrone, ainsi que la préparation individuelle - notamment la pré-lecture des documents pertinents.

La phase de réunion est celle où se déroulent discussions et les votes en direct. C'est à ce stade que le partage d'idées et de connaissances peut avoir lieu. Il s'agit d'un élément essentiel de la culture organisationnelle, surtout lorsque les équipes sont de plus en plus dispersées.

La phase de post-réunion est celle où le contenu de la réunion est transposé en actions. Un compte rendu de réunion est distribué et un plan d'action est mis en œuvre et contrôlé. Un feedback de réunion est également recueilli après la réunion.

Points d'action décidés et consignés dans le procès-verbal d'une réunion. Il peut être question d'une tâche, d'une activité, d'un événement ou d'une action qui doit avoir lieu, comme défini et documenté au cours de la réunion.

À la suite d'une réunion, un plan d'action efficace permet de garantir l'appropriation des actions décidées et de favoriser la responsabilisation des participants. Ceci, en fin de compte, favorise les résultats de l'entreprise en garantissant l'accomplissement des tâches. Pour aider à standardiser ce processus, nous vous encourageons de suivre cet exemple de procès-verbal de réunion clair.

La personne chargée de la prise de notes en réunion, de rédiger le compte-rendu ou d'enregistrer le procès-verbal de la réunion. Il peut s'agir d'un participant à la réunion ou d'une personne extérieure désignée qui se joint à la réunion.

Le preneur de notes, aussi appelé chargé du compte-rendu ou encore rédacteur du procès-verbal de la réunion joue un rôle essentiel dans le processus de la réunion. Non seulement il répond aux exigences légales en matière de clarté du procès-verbal dans de nombreux secteurs, mais il veille également à ce que les tâches, les décisions et les discussions soient consignées pour être communiquées après la réunion. Cela favorise l'appropriation et la responsabilisation des personnes chargées de produire les résultats de la réunion. Plus d'informations sur les rôles et responsabilités en réunion.

Processus de préparation individuelle, de communication et de collaboration asynchrone avec les autres participants avant une réunion. 

Savoir comment bien préparer une réunion est un point sensible commun à de nombreuses organisations. En tant qu'organisateur de réunion, il est essentiel de faciliter la préparation des participants avant la réunion afin que celle-ci soit productive et que les objectifs soient atteints dans les délais prévus. Cependant, de nombreux participants ne se préparent généralement pas correctement par manque de temps et de sensibilisation, ce qui entraîne des dépassements de temps, de nouvelles réunions nécessaires et la frustration des participants qui se préparent. Le processus de préparation des réunions est rendu compliqué par un manque de structure et de technologie adaptée. L'existence d'un patchwork de différents systèmes de gestion de documents digitaux, de documents physiques et de canaux de communication entraîne un manque général de préparation aux réunions et a la prise de mauvaises décisions. Sherpany et sa méthodologie de gestion des réunions s'attaquent à ce problème en rationalisant et en optimisant la phase de pré-réunion pour permettre une préparation plus approfondie et des réunions plus productives.

Processus de collecte d'informations, de consultation d'experts sur un ou des sujets en particulier, d'évaluation des alternatives, de calcul des risques et, finalement, de prise de décision avec l'aide d'un plan d'action.

La prise de décision efficace est une fonction essentielle du leadership. Les organisations s'appuient sur des décisions pour mettre en œuvre leur stratégie et répondre aux changements de leur environnement extérieur. Dans cette interview, Karel Leeflang nous explique comment les équipes de direction font passer leurs décisions stratégiques au niveau supérieur. En savoir plus sur les modèles de prise de décision éprouvés en entreprise. 

Un compte rendu de réunion clair et vérifiable, qui comprend la liste des participants, un résumé des discussions, les décisions, les votes et les actions à entreprendre.

Le procès-verbal d'une réunion est un compte rendu de réunion formel qui joue un rôle tant juridique qu'administratif. Pour les conseils d'administration, une trace claire et vérifiable des discussions, votes et résultats des réunions doit être conservée pour des raisons de conformité. Le procès-verbal de réunion aide également les participants à retrouver les sujets discutés précédemment et à éliminer les répétitions. Consultez cet exemple de procès-verbal de réunion pour apporter de la valeur à vos échanges.

Idées de base, hypothèses et règles directrices sur la façon d'organiser des réunions.

Les règles de bonne conduite en réunion sont importantes afin que les réunions se déroulent correctement. La méthodologie de gestion des réunions Sherpany donne un aperçu des bonnes pratiques et des règles à respecter en réunion afin de guider les réunions vers l'efficacité.

L'impact, voulu ou non, d'une réunion sur les personnes et les processus d'une organisation.

Le résultat de réunion comprend tous les événements déclenchés à la suite d'une réunion. Ils peuvent être intentionnels ou non. Par exemple, le résultat de réunion peut être une série d'initiatives clairement définies pour le trimestre à venir, qui ont un impact à la fois sur les performances de l'entreprise et sur les personnes qui vont les réaliser. L'amélioration des résultats des réunions est un objectif clé de Sherpany et de sa méthodologie de gestion des réunions, afin de les rendre tangibles.

Une réunion qui atteint ses objectifs et/ou qui apporte de la satisfaction aux participants à la réunion.

Chaque réunion efficace permet à une entreprise d'atteindre ses objectifs et aux individus de réaliser leurs projets avec succès. Elles sont le but ultime de Sherpany et de sa méthodologie. Nous voulons aider à bâtir un monde où chaque réunion compte.

À l'inverse d'une réunion en ligne, une réunion en présentiel se déroule dans un endroit physique où les participants se rencontrent en face à face. Afin que la réunion en présentiel soit efficace, il faut s'assurer qu'elle dispose d'un ordre du jour clair, qu'elle se concentre sur la réalisation des objectifs et que chaque prise de décision soit accompagnée d'actions assignées à des responsables.

Lors de la phase de préparation de la réunion en présentiel, il convient de bien choisir les participants et de n'inviter que les participants qui peuvent vraiment contribuer aux points de l'ordre du jour. Chaque participant pourra ainsi bien se préparer à la réunion afin d'être au plus efficace pendant la réunion. Après la réunion, chaque participant se concentrera sur les actions décidées lors de la réunion en présentiel afin de les mettre en exécution.

Une réunion formelle est un rassemblement planifié à l'avance de deux personnes ou plus dans le but de discuter et d'atteindre un objectif commun. Les réunions formelles comportent souvent un certain nombre d'exigences légales, comme la rédaction d'un procès-verbal clair qui est un compte rendu de réunion formel. Les types de réunions formelles comprennent les réunions du conseil d'administration, les réunions régulières de la direction et les réunions de comités. Les réunions formelles nécessitent de bien choisir les participants et de leur assigner des sujets spécifiques.

Les réunions formelles se caractérisent par une structure claire, des sujets prédéterminés, un ensemble d'objectifs et l'enregistrement de procès-verbaux, de décisions et d'actions.

Les réunions formelles sont une partie essentielle de la planification, de la direction et de la prise de décision de l'organisation. Elles contribuent aux objectifs de l'organisation en aidant les individus à les comprendre, à en discuter, à les modifier et à prendre des mesures pour les atteindre.

Rassemblement de personnes avec un but spécifique qui se répète sur une base régulière hebdomadaire. Il existe de nombreux types de réunions récurrentes : réunion mensuelle, réunion trimestrielle, réunion biannuelle, réunion annuelle, etc. Ce type de réunions récurrentes comprennent souvent les réunions de management, les réunions de stratégie d'entreprise, les réunions du conseil d'administration, de comités et de nombreux autres types de réunions.

Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou d'un autre rythme personnalisé, les réunions récurrentes peuvent contribuer de manière significative à la progression et à la responsabilisation des équipes. À l'inverse, si elles ne sont pas bien exécutées, elles peuvent devenir une perte de temps et une source de frustration menant vers la réunionite ou le surmenage au travail. Afin d'optimiser chaque réunion hebdomadaire ou récurrente -, quel que soit son rythme, il est important de maîtriser l'ensemble du processus de réunion, et d'avoir en votre possession la technologie de gestion de réunions adaptée.

Dans une réunion hybride, certains participants se trouvent au même endroit, tandis que d'autres sont connectés à distance. L'équipe peut être dispersée dans le monde entier. La différence avec la vidéoconférence pure réside dans le fait qu'au moins quelques participants se trouvent physiquement dans la même pièce.

L'extension du travail hybride entraîne également une augmentation des réunions hybrides. Dans le contexte de la digitalisation, elles ont une importance centrale en tant qu'instrument de leadership et bien les organiser est capital. En savoir plus sur les 7 règles d'or de la réunion hybride efficace.

Une réunion dont les objectifs ne sont pas atteints et qui entraîne une frustration chez les participants.

La réunion inefficace est l'un des problèmes majeurs que nous essayons de combattre. La combinaison de réunions inefficaces et de trop de réunions conduit à la réunionite et au surmenage au travail, qui sont des phénomènes qu'il faut éviter à tout prix dans le monde de l'entreprise. Calculez le coût de vos réunions avec notre calculateur des coûts de réunions.

Un rassemblement non planifié de deux ou plusieurs personnes qui n'a pas de structure ou de but précis.

Les réunions informelles comprennent les rencontres fortuites qui ont souvent lieu au sein d'une organisation, comme les conversations dans les couloirs ou les discussions autour d'un café. Elles constituent sans doute un élément essentiel de la vie de l'entreprise, mais ne nécessitent pas la structure dont bénéficient les réunions formelles.

Une réunion sans objectif précis, qui ne devrait en fait pas avoir lieu et dont le sujet initial pourrait être résolu via d'autres moyens que le fait d'organiser une réunion.

Avant d'organiser une réunion, on doit se poser la question de savoir quel est l'objectif de cette réunion. Une fois cela fait, on doit se demander si ce résultat attendu nécessite l'organisation d'une réunion ou si le problème peut être résolu par un autre canal de communication (tel qu'un email, une réunion informelle autour de la machine à café, ou encore via une communication asynchrone sur un document collaboratif). Ceci permet d'éviter toute réunion inutile ainsi que la réunionite, phénomène courant en entreprise qui reflète le fait de passer trop de temps en réunion inutile ou en réunion inefficace. Lisez nos conseils pour organiser une réunion d'équipe efficace.

Phénomène répandu dans les organisations qui consiste à passer trop de temps en réunion de travail improductive. Les dirigeants sont particulièrement touchés par la réunionite. Ceci coûte beaucoup d'argent aux entreprises, accroît le turn-over et fait baisser la productivité des équipes. 

La réunionite est malheureusement très commune dans les organisations d'aujourd'hui. Les recherches montrent que les dirigeants sont particulièrement touchés par la réunionite : ils passent environ 23h par semaine en réunion. La réunionite, ou le fait de passer trop de temps dans des réunions qui ne débouchent pas sur une prise de décision, a de lourdes conséquences pour les entreprises : elle coûte très cher financièrement (calculez ici vos coûts de réunions), elle accroît le turn-over et peut mener au surmenage au travail. De plus, elle fait baisser drastiquement la productivité des entreprises. Lisez cette infographie sur la réunionite pour en savoir plus.

La science de réunion est l'étude de ce qui se passe avant, pendant et après les réunions dans le monde de l'entreprise.

La science de réunion est la porte d'entrée vers la réussite organisationnelle. Elle aide les dirigeants à mieux comprendre le fonctionnement de leurs organisations, en examinant les principes et les conséquences psychologiques, sociologiques et anthropologiques des réunions au travail. La science de réunion examine les réunions non seulement comme un mécanisme/outil de communication et de travail, mais aussi comme une activité déterminant l'expérience qu'a un employé du travail, des relations humaines et du temps.

Une solution de gestion de réunions, également connue sous le nom de logiciel de gestion de réunions, aide les équipes dirigeantes à organiser, à mener et à analyser les réunions.

Les outils digitaux ont transformé la façon dont les équipes se réunissent au travail. La technologie est la pierre angulaire d'une culture de réunion productive, et ce qui était autrefois un événement physique peut désormais se dérouler virtuellement ou de manière hybride. Une solution de gestions de réunions favorise l'efficacité tout au long du processus de réunion.

Processus de communication avec les participants après une réunion afin de partager le procès-verbal de réunion, les actions de la réunion et de demander un feedback de réunion.

Le suivi de réunion joue un rôle essentiel dans la phase de post-réunion, car il fournit aux participants un résumé du contenu de la réunion sous la forme d'un procès-verbal, et expose clairement les actions à entreprendre par chacun. Le suivi de réunion permet de transposer la réunion en actions.

Sujet spécifique au sein d'une réunion sous forme de point de l'ordre du jour qui a un objectif clair, une description, un responsable, des participants, un temps alloué et des documents pertinents associés.

La séparation d'une réunion en plusieurs points distincts de l'ordre du jour permet d'éviter les conversations interminables sur un seul sujet de réunion. Cela garantit également que chaque sujet de réunion ait un objectif, et donc une raison d'être inclus dans la réunion. En outre, avoir un ordre du jour structuré en plusieurs sujets de réunions distincts permet d'impliquer uniquement les parties prenantes concernées pour chaque point de l'ordre du jour. Découvrez comment rédiger correctement votre ordre du jour de réunion avec cet exemple d'ordre du jour de réunion.

Une vidéoconférence (ou encore visioconférence) est une réunion qui se déroule en ligne. Pour qu'une réunion à distance soit efficace, il faut s'équiper d'une solution de vidéoconférence sûre, stable et conforme à la protection des données. De plus, on doit veiller à garder une collaboration ouverte, à la sécurité psychologique de tous les participants et à la concentration sur les résultats. Attention également de ne pas en abuser afin de ne pas contribuer au surmenage au travail lié à la "zoom fatigue", ou le sentiment d'épuisement lié aux réunions virtuelles trop fréquentes.

Pour une vidéoconférence réussie, nous recommandons d'élaborer un ordre du jour de réunion avec des objectifs clairs, de bien préparer la réunion, d'établir des règles à respecter en réunion à distance, d'avoir un organisateur de réunion dédié et formé, et enfin, d'avoir le soutient d'une technologie dédiée pour la gestion des réunions virtuelles. De plus, démarrer la vidéoconférence avec un ice breaker de réunion est une bonne solution pour stimuler l'engagement et l'énergie des participants.

La "Zoom Fatigue" décrit le sentiment de surmenage au travail en raison d'un trop plein de réunions virtuelles. La fatigue zoom est un phénomène croissant : en effet, il s'agit de l'une des principales causes de surmenage au travail récemment. Une étude menée en 2021 a révélé que près de 50 % des professionnels souffrent d'épuisement professionnel à cause de leurs réunions.

En tant que dirigeant, il vous incombe de créer un environnement propice à des réunions réussies et de tirer le meilleur parti de vos collaborateurs sans les conduire au surmenage au travail. Utiliser les réunions à bon escient est essentiel, afin de réduire le phénomène de zoom fatigue. En l'identifiant, en comprenant ses causes et en l'éradiquant dans votre organisation, vos réunions deviendront systématiquement stimulantes et non plus fatigantes. En savoir plus sur comment organiser des réunions efficaces.