Der effiziente Entscheidungsprozess: So behalten Sie Ihre Beschlüsse im Überblick

Die richtigen Entscheidungen treffen zu können, ist eine wichtige Führungskompetenz, denn die Bedeutung guter Beschlüsse ist unübertroffen. Sie tragen dazu bei, sich von der Konkurrenz abzuheben, Visionen neu zu definieren und Unternehmensziele zu erreichen. Die richtigen Entscheidungen sind die treibende Kraft eines Unternehmens. Im Gegensatz dazu sind schlechte Entscheidungen äußerst kostspielig und beeinträchtigen die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. 

Entscheidungsmanagement: ein Erfolgsfaktor für Meetings

Doch was passiert, wenn die richtigen Entscheidungen erst einmal getroffen sind? Wie können Führungskräfte sicherstellen, dass diese zum Erfolg ihres Unternehmens beitragen? Ein weiterer wichtiger Aspekt einer effektiven Entscheidungsfindung ist die Aufzeichnung in einem Entscheidungsprotokoll (Decision Log), um sie für zwei wichtige Zwecke im Auge zu behalten: 

1. Entscheidungen und die Umsetzung der daraus resultierenden Maßnahmen lassen sich verfolgen. 

2. Aufzeichnungen und Informationen dienen als Grundlage für künftige Entscheidungen, bei denen vergangene Beschlüsse – richtige wie falsche – nützliche Informationen liefern.

In diesem Artikel erklären wir Führungskräften, wie sie nach jeder Sitzung mit einer Beschlussfassung ein Protokoll (Decision Log) führen können, um diese im Blick zu behalten und den Entscheidungsprozess insgesamt sowie – damit einhergehend – das Aufgabenmanagement zu verbessern.

Was ist ein Entscheidungsprotokoll?

Ein Entscheidungsprotokoll (Decision Log) ist ein unverzichtbares Kommunikationsinstrument, das es Führungskräften ermöglicht, Entscheidungen aus formellen Sitzungen – samt des Entstehungsprozesses – festzuhalten: 

• Welche Optionen wurden in Betracht gezogen?

• Wann wurde die Entscheidung getroffen?

• Wo kam die Entscheidung zustande?

• Von wem wurde sie getroffen (Abstimmung und endgültige Genehmigung)?

Je nach Projekt und/oder Unternehmen können weitere Daten erfasst werden, z. B. die Auswirkungen der Entscheidung, die daraus resultierenden Maßnahmen oder die Zuweisung von Aufgaben (Aufgabenmanagement). Da Entscheidungen in Meetings getroffen werden, sollte das Entscheidungsprotokoll möglichst in die Meeting-Management-Prozesse integriert werden.

Warum ist es wichtig, den Entscheidungsprozess in einem Protokoll festzuhalten?

Gute Entscheidungen zu treffen, ist eine wichtige Sache. Mehr Bedeutung hat jedoch, dass die nächste Phase ihres Lebenszyklus effektiv ist: die Ausführung – sie bildet den Gradmesser des Entscheidungsmanagements. 

Die Verwendung eines Protokolls bei jeder Entscheidungsfindung hat mehrere Vorteile: 

• Es ist klar ersichtlich und transparent, welche Entscheidungen warum, wann, von wem und wie getroffen wurden.

• Führungskräfte können Entscheidungen leichter nachvollziehen.

• Ein Entscheidungsprotokoll schafft Klarheit über die Rollen und Zuständigkeiten für die nachfolgenden Maßnahmen.

• Es erleichtert die Ausführung.

• Es bietet eine Informationsgrundlage für künftige Entscheidungen.

• Es ermöglicht es Unternehmen, Entscheidungen für eventuelle Audits aufzuzeichnen, was insbesondere für stark regulierte Sektoren – wie die Pharma- oder Bankenbranche – von Vorteil ist.

Zentralisierung – ein Schlüssel im Entscheidungsprozess

Mit diesen Best Practices gelingt ein effektiver Entscheidungsprozess. Um ihn nahtlos und effizient zu gestalten, empfiehlt sich die Zentralisierung auf einer einzigen Plattform. So können kritische Beschlüsse – nachdem sie in Sitzungen getroffen wurden – angemessen eingesehen, verfolgt und evaluiert werden. Mit der richtigen Software-Lösung ist der Entscheidungsprozess dabei übersichtlich, transparent, effizient und sicher.

Beispiele für die Bedeutung eines Entscheidungsprotokolls

Stellen Sie sich die folgenden Szenarien vor, um die Vorteile eines Decisions Logs besser zu verstehen:

• Schnell auf den neuesten Stand kommen: Als Führungskraft haben Sie sich ein paar wohlverdiente Tage Urlaub mit Ihrer Familie genommen. Obwohl der Urlaub eher kurz war, haben Sie bei Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz viel versäumt. Sie wissen, dass es jedes Mal anstrengend sein kann, wieder einen Überblick über die Entscheidungsprozesse zu gewinnen. 

Wenn Ihr Team einen Decision Log verwendet – und Entscheidungen während Ihrer Abwesenheit aufgezeichnet hat –, können Sie sich und allen, die sich in Zukunft in dieser Situation befinden, das Durchforsten von Microsoft Teams und E-Mails ersparen. Sie wissen schnell, was während Ihrer Abwesenheit passiert ist: So können Sie einfach die Liste der Entscheidungen überprüfen und sind in wenigen Minuten wieder einsatzbereit. 

Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass ein Entscheidungsprotokoll Ihnen ermöglicht, während Ihrer Auszeit abzuschalten und die Gewissheit zu verspüren, Wichtiges auf keinen Fall zu versäumen.

• Jeder ist involviert: Es wurde eine Aufsichtsratssitzung einberufen, da ein dringender Beschluss gefasst werden musste, um auf eine Krise zu reagieren. Es blieb keine Zeit für alle Aufsichtsratsmitglieder, sich zu treffen. Trotzdem wurden alle erforderlichen Mitglieder über ein zentrales Tool schriftlich benachrichtigt, um ihre Stimme abzugeben und eine Entscheidung zu treffen, die gut dokumentiert wurde. So ließ sich sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen verfügbar waren. Anschließend wurde diese Entscheidung protokolliert, um ihre Wirksamkeit zu überwachen und für künftige Beschlüsse heranzuziehen.

• Höhere Verbindlichkeit: In einer Vorstandssitzung führten lange und kontroverse Debatten zu einer Reihe von Entscheidungen über kritische Fragen. Nicht alle stimmten zu – einige Führungskräfte waren sogar anderer Meinung –, aber da die Entscheidungen in einem Decision Log niedergeschrieben und von der Mehrheit gebilligt wurden, herrschte Klarheit. 

Es ist auch eine gute Möglichkeit, den Erfolg von Entscheidungen nachzuvollziehen: Wenn man sich geirrt hat, lassen sich so die Überlegungen und die in Betracht gezogenen Optionen noch einmal evaluieren. Wenn man richtig lag, lässt sich auch klar nachvollziehen, was warum funktioniert hat. In der Zwischenzeit werden Entscheidungen getroffen – und die Dinge entwickeln sich weiter.

Entscheidungsprozess: Was passiert ohne Überblick?

Entscheidungsprozesse können leicht aus den Fugen geraten: Wenn man sie nicht verfolgt, verursacht das schnell eine Reihe von Problemen. Unter anderem sind die folgenden Symptome zu beobachten: 

• zu viele Meetings

• Informationsüberflutung

• langsame Entscheidungen

• Menschen, die in Diskussionen vom Thema abschweifen

• mangelnde Kommunikation und Abstimmung 

• schlechte Ergebnisse

Studie: Überblick zu Entscheidungen ist schnell verloren

Einer Studie zufolge verfolgen tatsächlich nur sehr wenige Führungskräfte ihre Entscheidungen: Sie sind nicht in der Lage, sie konkret aufzulisten und verlieren den Überblick. Aber wie lassen sich gute Entscheidungen treffen, klare Ziele haben und sie gut ausführen, wenn kein genauer Überblick da ist?

Entscheidungen sind die treibende Kraft eines Unternehmens

Führungskräfte verbringen 70 % ihrer Zeit damit, Entscheidungen zu treffen. Sie sind mit der Aufgabe betraut, (Miss-)Erfolge zu evaluieren. Auf Basis von Daten, Erfahrungen und Wahrnehmungen wägen sie Schwerpunkte ab und bestimmen die zukünftige Richtung ihres Unternehmens. Obwohl unternehmerische Entscheidungen äußerst wichtig sind, kommen Fehltritte leider sehr häufig vor. 

Im Gegenteil können die richtigen Entscheidungen ein Unternehmen zum Erfolg führen. Sie leisten Folgendes: 

• Einsparung von Zeit und Geld 

• höhere Produktivität 

• bessere Nutzung der verfügbaren Ressourcen

• effizientere Berechnung der Kosten

• Chancen werden besser erkannt

• Definition erreichbarer Ziele 

• Vorstellung neuer Produkte und Dienstleistungen 

• Einstellung der richtigen Talente 

• die Festlegung geeigneter Strategien 

• eine bessere Konfliktbewältigung

Die Liste ließe sich noch fortsetzen.
 

Effizienter Entscheidungsprozess: Die Vorteile einer speziellen Lösung

An dieser Stelle kommt eine Software-Lösung ins Spiel: Diese hilft Ihnen, die Effizienz Ihres Entscheidungsprozesses zu steigern. Eine Grundlage dafür bilden Meetings: Gute Entscheidungen werden in guten Meetings getroffen. 

Indem sie es den Führungskräften ermöglicht, für jede Sitzung ein vollständiges Entscheidungsprotokoll zu erstellen, optimiert eine solche Lösung die Nachbereitung und bietet eine Informationsgrundlage für künftige Entscheidungen, wodurch sich – einmal mehr – der gesamte Entscheidungsprozess verbessert.

Wie lassen sich gute Entscheidungen treffen und protokollieren?

Zur Erinnerung: Um gute Entscheidungen zu treffen, müssen Führungskräfte zunächst effektive Meetings abhalten. Dazu ist es wichtig, einen Rahmen für die Optimierung des gesamten Lebenszyklus zu haben – vor, während und nach jeder Sitzung. (Lesen Sie gerne unseren Leitfaden für effektive Team-Meetings, um mehr darüber zu erfahren.)

Sobald wichtige Entscheidungen getroffen wurden, müssen sie erfolgreich zum nächsten Schritt geführt werden, nämlich zur Verfolgung und Nachbereitung. Eine spezielle Meeting-Management-Lösung hilft Ihnen dabei – und unterstützt darüber hinaus die Optimierung Ihres gesamten Meeting-Prozesses. 

Mit einer solchen Lösung können Sie nicht nur jede Sitzung optimieren, sondern Sie erhalten auch ein effizientes Entscheidungsprotokoll während jeder Sitzung:

1. Effizientes Follow-up der getroffenen Entscheidungen 

2. Alle Meetings, Entscheidungen und daraus resultierenden Maßnahmen sind an einem Ort zusammengefasst und können rechtzeitig überprüft werden.

3. Es steht eine übersichtliche Datenbank mit Informationen für künftige Entscheidungen zur Verfügung.

4. Durch Aufzeichnungen über den Verlauf der Sitzungen und die Umstände jeder Entscheidung (in Betracht gezogene Optionen, Zeitpunkt, Ort, beteiligte Personen usw.) herrscht eine hervorragende Überprüfbarkeit.

Besserer Entscheidungsprozess: die Röchling-Gruppe macht es vor 

Indem sie Ihnen all dies ermöglicht, kann eine spezielle Meeting-Management-Lösung die Gesamteffizienz Ihrer Meetings und Entscheidungsprozesse erheblich steigern. 

Das Beispiel der Röchling-Gruppe ist eindeutig: Durch den Einsatz der Meeting-Management-Lösung von Sherpany hat sich die Meeting-Produktivität um 20 % erhöht – und die Geschwindigkeit der Entscheidungsprozesse deutlich gesteigert. Und das alles unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards, was insbesondere für stark regulierte Branchen – wie die Pharmaindustrie oder den Bankensektor – von höchster Bedeutung ist.

Wie sieht ein Entscheidungsprotokoll in einer Meeting-Management-Lösung wie Sherpany aus? 

Nachdem wir nun wissen, was ein Decision Log ist, warum es wichtig ist und wie man Entscheidungen in einem speziellen Tool protokolliert, können wir dieses in Sherpany erkunden. 

Sherpany bietet Ihnen nicht nur einen Rahmen für die Optimierung Ihrer Meetings während ihres gesamten Lebenszyklus, sondern sie können auch Folgendes: 

• ihre Entscheidungen in einem Protokoll (Decision Log) festhalten und alle daraus resultierenden Maßnahmen, deren Verantwortliche und die Fristen verfolgen

• ihre Diskussionen genau festhalten

• sicher online abstimmen und elektronisch unterschreiben

• alle Aktionen – von der Vorbereitung bis zur Durchführung von Meetings – wie z. B. digitale Beschlüsse in einem Prüfprotokoll einsehen

Im Folgenden finden Sie die betreffenden Features im detaillierten Überblick:  

Tasks & Decisions 

Sobald eine Entscheidung während eines Meetings getroffen wurde, wird sie automatisch zu einem zentralisierten Entscheidungsprotokoll (Decision Log) hinzugefügt, das über die Funktion “Tasks & Decisions” zugänglich ist. Durch eine Vorlage für das Entscheidungsprotokoll lassen sich alle relevanten Informationen protokollieren. Indem man den verantwortlichen Personen Maßnahmen zuweist und deren Fortschritte verfolgt, sind Entscheidungsprozesse und das Aufgabenmanagement direkt miteinander verknüpft. 

Wie sieht ein Entscheidungsprotokoll in unserer Lösung aus? Sehen Sie hier:

Wie es ersichtlich ist, können Sie in Sherpany alle Entscheidungen filtern. Außerdem lässt sich Folgendes einsehen: 

• Mit welchem Kontext (Agendapunkt) und welcher Sitzung Entscheidungen verknüpft sind, ist automatisch verfügbar und ermöglicht es, bei Bedarf schnell weitere Informationen zu erhalten.

• die jeweils Verantwortlichen

• ihre Frist (Datum, bis zu dem jede Entscheidung überprüft werden muss)

• ihr Status

• Mahnungen für überfällige Überarbeitungen

Abstimmungen und elektronische Unterschriften 

Mit Sherpany wird der Entscheidungsprozess in Sitzungen umgestaltet: keine erhobenen Hände mehr, alle Entscheidungen werden digital getroffen. Mit der Abstimmungsfunktion kann die Entscheidungsfindung vor, während oder nach der Sitzung erfolgen. Die anonyme Stimmabgabe stellt sicher, dass Gruppendenken vermieden wird und informiert die Meeting-Leitung beziehungsweise den Entscheidungsträger, wenn Diskussionsbedarf besteht. 

Die Ergebnisse werden nachverfolgt und der daraus resultierende Beschluss wird automatisch im Entscheidungsprotokoll festgehalten. Mit dem digitalen Umlaufbeschluss beziehungsweise dem digitalen Zirkularbeschluss können Gremien auch zertifizierte Beschlüsse fassen, ohne sich treffen zu müssen.

Sitzungsprotokolle 

Sherpany bietet eine vorgefertigte Protokoll-Vorlage, die auf der jeweiligen Meeting-Agenda basiert und es ermöglicht, Diskussionen schnell und mühelos zu verfolgen und zu dokumentieren – zusammen mit den Entscheidungen und entsprechenden Aufgaben. Dies ermöglicht es Führungskräften, die Ereignisse in Meetings zeitnah nachzuvollziehen: 

• Sie können sicher und rechtskonform tagen.

• Es steht eine zentralisierte und aktualisierte Datenbank – für zukünftige Meetings und Entscheidungen – zur Verfügung. 

• Die Protokolle lassen sich leicht an alle Teilnehmenden weitergeben. 

• Die Genehmigung gelingt mit einem einzigen Klick.

Fazit: Für gute Entscheidungsprozesse braucht es die richtige Lösung

Als Führungskraft tragen Sie eine große Verantwortung: Ihre Entscheidungen sind von hoher Bedeutung für Ihr Unternehmen und bestimmen über dessen zukünftigen Erfolg oder Misserfolg. Wenn Sie die falschen Entscheidungen treffen, hat dies eine ganze Reihe von Auswirkungen, die wiederum enorme Kosten für Ihr Unternehmen verursachen. Wenn Sie hingegen die richtigen Beschlüsse fassen, ist die Arbeit noch nicht zu Ende: Sie müssen weiterverfolgt werden, um Früchte zu tragen.

Wie dieser Artikel gezeigt hat, gibt es eine wirksame Lösung, um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen: Eine spezielle Lösung zur effektiven Nachverfolgung Ihrer Entscheidungen mit einer intelligenten Protokoll-Funktion hilft Ihnen, Beschlüsse samt deren Ausführung besser nachzuverfolgen und viele wertvolle Informationen für künftige Entscheidungen zu sammeln. Dadurch optimiert sich der gesamte Entscheidungsprozess.

¹ “Tell Your People To Track Their Decisions. It Makes Everyone Happier.”, Forbes, August 2019.

² “Don't Fail At Decision Making Like 98% Of Managers Do”, Forbes, May 2017.

³ “Decision making in the age of urgency”, McKinsey, April 2019.

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.