Consiglio di amministrazione: come ottimizzare il vostro mandato?

Per supportare al meglio le loro aziende nell'esecuzione dei mandati, i moderni membri dei consigli di amministrazione devono affrontare numerose sfide: nuove tecnologie, minacce alla sicurezza, questioni geopolitiche ed economiche e, non ultimi, temi emergenti come ESG (environmental, social and corporate governance) e GRC (governance, risk management and compliance). Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale che i consigli di amministrazione siano completamente digitalizzati e utilizzino gli strumenti tecnologici giusti per gestire sia la governance che le riunioni del consiglio in modo efficiente, conforme e sicuro. 

Uno strumento per il consiglio di amministrazione costruito ad hoc offre molteplici vantaggi. Progettato con precisione da esperti che tengono conto delle esigenze dei membri del CDA, un board portal software offre maggiore efficienza e una metodologia per l'attuazione delle best practice in fatto di governance e di gestione delle riunioni. Inoltre, le funzionalità di questo tipo di software sono in continua evoluzione per garantire il massimo livello di sicurezza dei dati e di conformità dei processi. 

In questo articolo illustriamo i motivi per cui la vostra organizzazione dovrebbe adottare uno strumento per il consiglio di amministrazione, spiegandone i vantaggi. Avrete anche l'opportunità di scaricare una guida gratuita, che vi aiuterà a scegliere lo strumento migliore, passando in rassegna i criteri da considerare al momento della selezione.

Uno strumento per il consiglio di amministrazione: perché è importante?

Come dicevamo, i consigli di amministrazione moderni sono sottoposti a continue pressioni per migliorare la loro efficienza, e sono chiamati alla supervizione di una gamma sempre più ampia di problemi. Le sfide che i membri dei consigli di amministrazione devono affrontare sono state accentuate dalla pandemia COVID-19 e dall'attuale crisi geopolitica. In questo contesto di ripresa della crescita delle aziende, il contributo del consiglio di amministrazione al successo dell'impresa è senza dubbio fondamentale.

Per far fronte a queste sfide e alla “nuova normalità” degli scenari ibridi, la stragrande maggioranza delle aziende ha già dematerializzato i propri consigli di amministrazione, il che rappresenta un primo passo verso il futuro. Tuttavia, la dematerializzazione intesa come “semplice” passaggio dalla carta al digitale, non è sufficiente. L'utilizzo di diversi strumenti digitali all'interno del consiglio di amministrazione crea in realtà problemi di integrazione fra i tool ed espone l'azienda a violazioni della sicurezza.

L'unica soluzione possibile per il futuro della governance è la completa digitalizzazione del consiglio di amministrazione in un modo centralizzato, sicuro, conforme ed efficiente. È qui che entra in gioco il ruolo del board portal software.

L'uso di uno strumento per il consiglio di amministrazione presenta molti vantaggi:

• Preparazione centralizzata e più efficiente delle riunioni del consiglio di amministrazione;
• Creazione, annotazione e distribuzione più rapida dei documenti (compresi ordini del giorno e verbali);
• Miglioramento del controllo e della sicurezza di documenti e informazioni;
• Comunicazione trasparente e asincrona tra i membri del consiglio;
• Redazione semplificata dei documenti del consiglio di amministrazione (ad esempio, i verbali) in conformità con gli standard normativi;
• Accesso alle informazioni attuali e passate da parte dei membri del consiglio, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento;
• Semplice e rapida reperibilità dello storico dei documenti in archivio;
• Miglioramento del processo decisionale, dell'esecuzione, del tracciamento delle attività e della governance;
• Riduzione dell'uso e dello spreco di carta;
• Significativo risparmio di tempo ed efficienza per tutti i membri del consiglio;
• Maggiore flessibilità del consiglio di amministrazione in caso di imprevisti.

Per il consiglio di amministrazione di qualsiasi azienda, sia essa privata, pubblica, no-profit o governativa, una soluzione di governance completamente integrata, come un board portal software, consente all'organizzazione di affrontare qualsiasi sfida, crisi o opportunità con flessibilità e precisione strategica. Tale strumento è essenziale anche per garantire una visione olistica della governance, della mitigazione del rischio, della conformità normativa e un corretto approccio alle iniziative ESG.

Avete ancora dubbi sull'opportunità di utilizzare uno strumento dedicato per il vostro consiglio di amministrazione? 

Per capire più nel dettaglio: 

• Quali sono i vantaggi di un portale del consiglio di amministrazione per la vostra azienda e 
• Quali sono i vantaggi specifici per ciascun membro del consiglio di amministrazione (presidente, direttore e segretario generale)?

Leggi: CDA digitale e board portal: una guida completa.

Come scegliere uno strumento per il consiglio di amministrazione?

Quando si è motivati a scegliere un board portal software, è essenziale individuare uno strumento che offra un'esperienza d'uso fluida e sicura.

Questo vale per i membri del consiglio di amministrazione che ne saranno i diretti utilizzatori, ma anche per il segretario della società, il direttore legale, i team di rischio e conformità e i professionisti amministrativi e legali che lo utilizzeranno. 

Quando scegliete il vostro strumento per il consiglio di amministrazione, vi consigliamo di prestare particolare attenzione ai seguenti 5 criteri chiave:

1. Gestione delle riunioni del consiglio di amministrazione: ottimizzate le riunioni del consiglio di amministrazione durante tutto il processo di riunione e prendete decisioni migliori.
2. Sicurezza e conformità: proteggetevi dagli attacchi informatici, mettete al sicuro i vostri documenti e dati e massimizzate i profitti della vostra organizzazione.
3. Funzionalità: risparmiate tempo prezioso in tutti i processi implicati dal consiglio di amministrazione e concentratevi sull'essenziale.
4. Adattabilità della soluzione: facilitate il lavoro quotidiano nell'ambito del vostro mandato.
5. Reputazione e servizio: affidatevi a un fornitore su cui potete contare. 

Analizziamo ora ognuno di questi 5 criteri per capire la loro importanza nella scelta di un board portal software, e per avere la certezza che siano soddisfatti.

Aurélie Toro

L'autore

Aurélie dedica la sua esperienza nella creazione di contenuti e nel marketing digitale all'aiuto dei leader francofoni e alle loro prassi quotidiane. Sempre alla ricerca di cose che abbiano senso per la società e appassionata di ricerca, scrittura e condivisione di informazioni, fa del suo meglio per offrire una visione aggiornata ai leader interessati ai temi dell'agilità, della gestione delle riunioni e della trasformazione digitale.