Strategie di sviluppo aziendale nel settore bancario: “la rivoluzione è in atto”
In epoca pandemica, le strategie di sviluppo aziendale sono cambiate. E in via definitiva. In questa intervista, l’Avv. Andrea Marconi, Responsabile della Segreteria Affari Societari di BANCO BPM, ripercorre i caratteri del nuovo assetto.
La pandemia da Covid-19 ha modificato scenari e prospettive aziendali in fatto di operatività e organizzazione dei processi di governance. Oltre che di una transizione, si tratta di una vera e propria rivoluzione, che accoglie l’ausilio di nuove tecnologie: si fanno strada gli strumenti dedicati all’organizzazione dei meeting aziendali, dotati di specifiche funzioni collaborative. A beneficiarne è, come dimostrato, la qualità dell’intero iter decisionale. Il settore bancario è in grado di accogliere la sfida. Come? Ne discutiamo con l’Avv. Andrea Marconi,
Responsabile della Segreteria Affari Societari di BANCO BPM.
Nelle circostanze dettate dalla pandemia, le aziende si sono trovate ad operare in un nuovo assetto: i tradizionali fattori dell’operatività aziendale sono cambiati per sempre. Nel settore bancario, quali sono i cambiamenti che garantiscono processi di governance efficienti?
Andrea Marconi: Le banche si sono mostrate preparate all'evoluzione digitale resa necessaria dalla pandemia da Covid-19 e dalle circostanze ad essa connesse: è ormai chiaro che le strategie di sviluppo aziendale stanno cambiando. Questo vale senz’altro nei confronti della clientela, con un aumento vertiginoso delle operazioni online e un corrispondente abbattimento dei costi di struttura. Ma anche sul piano della governance interna e delle strategie di sviluppo aziendale. L’operatività dell’organizzazione è infatti sempre più supportata dalle moderne tecnologie, e questa transizione al digitale include aspetti fondamentali: ad esempio la gestione della documentazione e le modalità di organizzazione delle riunioni. Nel rapporto col cliente e nei diversi segmenti dell’operatività interna non sarà possibile, né si vorrà, eliminare il rapporto fisico, fattore irrinunciabile per il consolidamento dell’aspetto fiduciario.
Ma non c’è dubbio che molte resistenze siano state superate, e che sarà necessario continuare su questa strada. Nei vari aspetti delle strategie di sviluppo aziendale la rivoluzione è in atto, e il processo di digitalizzazione irreversibile.
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Nel suo ruolo di Responsabile della Segreteria Affari Societari di Banco Bpm, quali cambiamenti ha riscontrato a livello di organizzazione delle riunioni di direzione?
Andrea Marconi: L’emergenza sanitaria ha indotto a un rapido perfezionamento delle modalità di partecipazione delle riunioni degli organi sociali, che attualmente avvengono da remoto. Per questo gli strumenti rivolti al “meeting management”, cioè dedicati all’organizzazione delle riunioni, sono entrati in breve tempo a far parte della nostra quotidianità, integrando le strategie di sviluppo aziendale.
Ci aspettiamo che in futuro, anche quando l’emergenza pandemica sarà superata, i benefici acquisiti attraverso l’introduzione di queste tecnologie resteranno validi, e dunque applicabili anche alle riunioni in forma ibrida. Il passaggio è degno di nota anche per quanto riguarda aspetti connessi all’organizzazione delle riunioni, che includono la consultazione dei materiali, la collaborazione fra i partecipanti attraverso commenti e note, e in generale la gestione documentale.
Da tempo, infatti, la carta è stata sostituita da documenti digitali condivisi attraverso apposite applicazioni informatiche, che garantiscono efficienza, riservatezza e una significativa riduzione dei costi: sia di gestione dei documenti che relativi alla loro stampa e diffusione. Da non sottovalutare, poi, l’impatto ecologico. La modalità user friendly delle tecnologie dedicate alla gestione delle riunioni ha senza ombra di dubbio facilitato il passaggio a riunioni più organizzate, produttive ed efficaci.
E si è rapidamente attestata come un facilitatore, mostrando netti vantaggi rispetto alle abitudini della tradizionale operatività aziendale. Si è registrata un’ottimizzazione generale, dall’abbattimento delle mail alla riduzione delle telefonate.
Quali urgenze emergono in fatto di gestione dei flussi documentali/tracciabilità dei materiali e sicurezza dei dati?
Andrea Marconi: Di pari passo con la digitalizzazione delle procedure bancarie, e quindi dei flussi documentali, si sono purtroppo perfezionate con molta rapidità anche le tecniche dei “criminali informatici”, che tentano di incunearsi nei sistemi aziendali per carpire informazioni riservate o perpetrare direttamente delle malversazioni. Nelle strategie di sviluppo aziendale attualmente in evoluzione, il tema della cybersecurity è cruciale. La cybersicurezza va considerata un’urgenza indifferibile per salvaguardare il patrimonio informativo degli istituti bancari e della clientela.
Nella nostra esperienza, non si sono fortunatamente verificati episodi che abbiano influenzato la corretta gestione aziendale e la sua sicurezza: i processi decisionali sono proseguiti in maniera fluida e protetta. Ma l’alto grado di protezione non è stato casuale: questo risultato è stato possibile grazie agli accurati presìdi adottati, e al fatto che i software a cui ci siamo rivolti garantissero specifici livelli di sicurezza informatica e documentale. Certamente, in fatto di cybersicurezza non è possibile abbassare la guardia, e occorre mantenere un elevato livello di attenzione.
Parlando della buona riuscita delle “riunioni ibride”: che tipo di strumenti digitali sono richiesti, e con che tipo di funzioni?
Andrea Marconi: Oltre alla buona qualità dei collegamenti audio/video, occorre poter condividere sullo schermo comune la documentazione oggetto di discussione. Gli strumenti più diffusi sul mercato già prevedono un’analoga funzionalità di condivisione dello schermo, che tuttavia potrebbe e dovrebbe essere perfezionata. È necessario consentire la gestione interattiva dei documenti da parte di tutti i soggetti collegati e coinvolti nella riunione, salvo poi far confluire i materiali in un luogo unico, centralizzato e sicuro, che renda i materiali facilmente reperibili. Anche a distanza di tempo.
Questo tipo di collaborazione sarebbe necessaria non solo nel corso della riunione, ma anche prima e dopo. In questo modo è possibile rendere più spedito, interattivo e razionale l’iter decisionale, di cui ogni riunione fa parte. Un aspetto fondamentale è, come già sottolineato, quello della cybersicurezza dei documenti immessi nell’iter. I quali devono essere visionabili ed eventualmente stampabili in modo selettivo, tarato sul grado di privacy richiesto dalla tipologia di materiale.
Tutti questi aspetti rivelano e confermano la necessità dell’uso di software specificamente dedicati alla gestione delle riunioni: ben più difficile è ottenere queste performance da strumenti informatici “generalisti”, e di largo consumo. Questa consapevolezza ha senz’altro guidato la nostra adozione di tecnologie ad hoc in fatto di riunioni: elemento essenziale di strategie di sviluppo aziendale che si dimostrino funzionali, e al passo con i cambiamenti dell’epoca attuale.
