Guida a un meeting management che restituisca valore al tuo tempo
Per i manager, i meeting sono importantissimi. Non a caso circa metà del loro tempo è impegnato in riunioni. Tuttavia ricorrono criticità che limitano l’efficacia degli incontri. Questa guida aiuta a mettere a fuoco le regole d’oro di un buon meeting management.
Nella vita aziendale e dei manager, le riunioni rappresentano importantissimi momenti di condivisione di idee, di progettazione e di avanzamento del processo decisionale. Non è un caso che circa metà del tempo dei manager venga impegnato per meeting e incontri. Tuttavia, questo tempo non è sempre ben speso.
Ricerche dedicate rilevano che un terzo di questo tempo è percepito come improduttivo e inefficace, a causa di criticità ricorrenti che limitano la buona riuscita dei processi di riunione. E che quindi mettono in pericolo la salute del processo decisionale. Ne deriva un sentimento di frustrazione, e la sensazione che le riunioni siano quasi un “male necessario”, su cui è difficile intervenire.
Si tratta della cosiddetta “meeting madness”, o “riunionite”: troppe riunioni, male organizzate, improvvisate, in cui viene coinvolto un numero esorbitante di partecipanti, a prescindere dal contributo che potranno offrire ai punti all’ordine del giorno.
Sempre che l’ordine del giorno sia stato stilato e condiviso in modo opportuno, e con il dovuto anticipo. I diversi aspetti dell’improvvisazione minano dalle fondamenta il corretto iter di gestione delle riunioni, che dovrebbe saper disciplinare il processo non solo nel corso dell’incontro, ma anche nelle fasi precedenti e successive. Il cambiamento è possibile. Ma servono alleati. Seguendo alcune parole d’ordine: Time Management. Tecnologie Digitali. Centralità della Persona.
Attraverso un corretto “meeting management”, cambiare marcia si può. E i vantaggi possono essere enormi.
A questo scopo, abbiamo stilato una guida, per accompagnare i manager nell’analisi delle criticità ricorrenti. E per aiutarli a conoscere, riconoscere, e applicare, le regole d’oro di un corretta gestione delle riunioni, dirigenziali e non solo. In questo modo ci impegniamo a restituire valore alla più preziosa delle risorse: il tempo.
