Comment bien conduire une réunion de brainstorming
Nous avons tous participé à des brainstormings qui ressemblent à un déluge d'idées, mais qui n'aboutissent à rien de concret. Cet article vous donne toutes les clés pour les gérer au mieux.
La créativité est une force souvent sous-estimée au sein des entreprises qui ont tendance à privilégier les approches faisant appel à la raison à celles basées sur les émotions. Pourtant, dans bien des cas, la créativité peut être précisément le meilleur outil auquel les dirigeants peuvent recourir pour relever les défis et surmonter les obstacles. Selon une étude menée par McKinsey, 67 % des entreprises faisant preuve d'une grande créativité enregistrent une croissance organique de leurs résultats supérieure à la moyenne.
Nous avons tous déjà participé à des brainstormings qui laissent une impression d'un flot d'idées et d'une explosion d'énergie qui ne débouchent finalement sur rien - pas d’action claire, pas de résultat concret, et encore moins de responsable de la mise en œuvre. Pour qu’un brainstorming soit bénéfique, il faut se saisir du sujet, structurer le processus et laisser la créativité s'exprimer dans le cadre d'une approche méthodique.
Cet article a pour objectif d'aider les dirigeants à maîtriser les réunions de brainstorming afin que l'énergie qui s'en dégage se traduise par des actions concrètes, des changements réels et des solutions efficaces.
Qu'est-ce qu'une réunion de brainstorming ?
Certaines des plus belles créations de l’humanité sont le résultat d’un travail de groupe. Prenez les Beatles par exemple : lorsqu’ils se sont formés dans les années 60, le mélange unique de leurs idées, de leurs personnalités et de leurs expériences à donné naissance à des classiques de la musique pop.
Il en va de même en entreprise. Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour résoudre un problème, la mise en commun de leur créativité leur permet d’aller encore plus loin. C’est ce processus consistant à se réunir en groupe pour générer des idées que l’on appelle « brainstorming ».
Pour les dirigeants, le brainstorming est un moyen puissant d'encourager leurs équipes à composer leurs propres « Eleanor Rigby » et à collaborer de manière créative à la résolution de problèmes. Cependant, en l'absence de structure et de processus adaptés, le brainstorming peut très vite devenir une perte de temps.
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Des méthodes de brainstorming efficaces
1. Faites preuve de concision
L'inconvénient de nombreuses réunions de brainstorming est qu'elles durent trop longtemps. En l'absence d'objectifs clairs ou de méthodes d'animation efficaces, les discussions peuvent facilement s'enliser et les sessions peuvent être détournées de leur objectif initial. Par conséquent, la règle d'or est de les limiter dans le temps - soit, idéalement, une heure maximum. Si vous avez besoin de plus de temps, divisez la session en deux et faites une pause. Vos séances de brainstorming resteront ainsi dynamiques. En outre, une pause entre deux séances peut s'avérer bénéfique pour faire germer de nouvelles idées et ouvrir de nouvelles perspectives.
2. Restez humble
Chez Amazon, Jeff Bezos a depuis longtemps institué le principe selon lequel les réunions ne doivent pas compter plus de participants que deux pizzas ne pourraient en nourrir. Pour les réunions de brainstorming, ce nombre doit être encore plus réduit. Il est essentiel de n'impliquer que les personnes dont les idées vous sont vraiment nécessaires. C’est une règle sine qua non si vous voulez que votre réunion de brainstorming débouche sur des résultats tangibles. Le choix des participants peut s'avérer difficile, mais il est conseillé de prendre le temps de bien les sélectionner afin d’être sûr qu’aucune personne n’assiste à ce brainstorming en simple spectateur. Il est également important de faire participer des personnes ayant différents niveaux d'ancienneté. Les bonnes idées peuvent émaner de n'importe quel niveau de la hiérarchie.
3. Soyez clair et ciblé
Veillez à ce que les objectifs de vos réunions de brainstorming soient clairs comme de l'eau de roche avant de commencer. Il s'agit d'une étape essentielle pour tirer le meilleur parti du temps alloué à votre réunion. Être au clair sur les objectifs de la réunion (discuter, trouver une solution ou surmonter un problème) vous aidera à orienter les conversations et à pouvoir rapidement les recadrer si elles dévient.
4. Soyez structuré
Bien que les réunions de brainstorming soient une source de créativité, elles doivent être bien structurées afin de répondre à vos attentes. Créer un ordre du jour à l'avance, et le faire circuler permet non seulement de s'assurer que la réunion a un cadre, mais donne également aux participants suffisamment de temps pour se préparer et entamer le processus de réflexion avant même que la réunion ne commence.
5. Soyez détendu
Même si les sujets abordés lors d’un brainstorming sont importants et ont un caractère sérieux, il est important d'animer la réunion de manière à laisser libre cours à la créativité. Il est essentiel de faire en sorte que les échanges soient spontanés et de créer un sentiment de sécurité psychologique. Vous devez créer un écosystème dans lequel les idées peuvent être partagées librement, sans crainte de jugement ou de désapprobation. Si les participants ne se sentent pas en confiance, vous passerez très certainement à côté de bonnes idées.
Une bonne façon de détendre l'atmosphère est de proposer des activités destinées à briser la glace, comme le « round robin », où les participants partagent à tour de rôle un sujet sans rapport avec le travail. Cela permet de créer un climat inclusif et de lancer votre réunion en douceur.
6. Soyez créatif
L'étape la plus importante pour rendre les réunions de brainstorming productives est sans doute de savoir libérer la créativité de vos collaborateurs. Il existe un certain nombre de méthodes de brainstorming qui vous permettront de booster cette créativité.
Exemple de brainstorming
a. Brainwriting
Le brainwriting, également connu sous le nom de « Crawford Slip Writing », du nom de C. C. Crawford, qui a développé cette méthode en 1926, est un moyen efficace de lancer les réunions de brainstorming. Pendant trois à cinq minutes, tous les participants notent au moins trois idées liées au sujet du brainstorming. À la fin de ce temps, chacun passe son papier à la personne à sa droite, qui approfondit les idées proposées. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que tous les papiers aient fait le tour des participants. Les participants en discutent ensuite tous ensemble et décident quelles idées doivent être exploitées.
Comme cette technique d’animation n'est pas basée sur la parole, elle permet d’équilibrer les contributions des uns et des autres et permet à chacun (en particulier aux plus introvertis) de participer de manière égale.
b. Remue-méninges inversé
D'ordinaire, le brainstorming demande aux participants de résoudre un problème. Le brainstorming inversé fait exactement le contraire. Il demande aux participants de trouver des moyens créatifs de provoquer des problèmes. En créant une liste de moyens qui peuvent causer le problème que vous essayez de résoudre, vous commencerez à le régler. En partant du problème, demandez aux participants : « Comment aurions-nous pu causer cela ? ». Bien que cela puisse sembler contre-intuitif au départ, c'est un moyen efficace d'encourager les participants à voir le problème sous différents angles.
c. Starbursting
Le « starbursting » est une technique de brainstorming visuelle, qui fonctionne particulièrement bien lorsque vous vous concentrez sur un problème ou une idée spécifique. Pour commencer, placez le problème au centre d'une étoile à six branches. Chaque point représente une question différente : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Par exemple, votre problème au centre pourrait être : « Créer une campagne de marketing saisonnière ». Vous pouvez alors demander : qui est le public ? Quels sont les messages ? Quand la campagne sera-t-elle lancée ? Où la campagne sera-t-elle diffusée ? Pourquoi faire cela en premier lieu ? Et comment la réaliser ?
Cet exercice peut être effectué individuellement, puis partagé, ou être réalisé directement en groupe. Il s'agit d'un moyen efficace pour donner une perspective plus large au problème et amener les participants au brainstorming à le considérer sous un jour nouveau.
d. Les cinq pourquoi
La technique des « cinq pourquoi » ne se limite pas au brainstorming, mais elle peut là aussi stimuler la créativité. C'est l'une des techniques les plus simples de brainstorming. Elle consiste à partir du problème à résoudre et à poser la question « Pourquoi est-ce que cela arrive ? ». Une fois que vous avez obtenu des éléments de réponse, reposez la même question encore une fois, et jusqu’à au moins cinq fois. Cette répétition va vous aider à explorer en profondeur les causes des problèmes.
e. Idéation rapide avec analyse des lacunes
Certaines des meilleures chansons mélangent allègrement les genres, et cette méthode de brainstorming en fait de même. En combinant le meilleur de l'idéation rapide et de l'analyse des écarts, vous obtenez une approche puissante du brainstorming. Voici comment cela fonctionne :
Pour commencer : Présentez le contexte du problème aux participants.
5 - 15 minutes : Les participants génèrent individuellement autant d'idées que possible sur des post-it (ou sur un tableau Miro pour les réunions à distance ou hybrides).
10 minutes : Chaque participant discute de ses idées et les affiche sur un tableau commun.Les idées similaires sont regroupées.
10 minutes : En groupe, identifiez les lacunes existantes et mettez-vous d'accord sur la marche à suivre pour aller du point actuel à la destination souhaitée.
Pour finir : Reformulez tous les résultats en une feuille de route, avec des actions, des responsabilités et des délais, et partagez-la avec les participants.
Les réunions de brainstorming : un instrument pour permettre à la créativité de s'exprimer
La créativité est essentielle au succès d'une entreprise, mais il lui manque souvent la structure et le cadre pour lui permettre de s'exprimer. C’est tout l’intérêt de savoir organiser et animer des réunions qui font appel aux bonnes techniques afin de de canaliser et de recueillir toute leur valeur.
gestion des réunions?
1 ‘Creativity’s bottom line: How winning companies turn creativity into business value and growth’, M. Brodherson, J. Heller, J. Perrey, and D. Remley, McKinsey, 2017.
