Informationsfluss: Wie zu viele Ressourcen effiziente Meetings verhindern

Informationen sind die Basis, um effizient arbeiten und fundierte Entscheidungen treffen zu können: In Unternehmen kommt es immer mehr darauf an, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben. Es zählt oft gar nicht mehr, sie überhaupt zur Verfügung zu haben, sondern sie gut aufbereitet und logisch miteinander verknüpft im Überblick zu haben.

Paradox ist: Es stehen enorme Informationsmengen zur Verfügung, doch parallel dazu ist es zunehmend schwierig, relevante Materialien zu einer bestimmten Thematik zentral einsehen zu können. Der Grund liegt vor allem darin, dass immer mehr Tools zum Einsatz kommen. Zumeist versprechen diese in einem gewissen Bereich eine Verbesserung. Das Problem: Durch die Nutzung zu vieler Tools sind zahlreiche Informationen nicht mehr klar ersichtlich – sie geraten aus dem Blickfeld und im schlimmsten Fall in Vergessenheit.

Wer Meetings vorbereitet und sie leitet, merkt dies ziemlich deutlich: Durch diverse Informationswege ist die Zahl der zu sichtenden Materialien häufig zu hoch. Es kommt die Frage auf, was genau aktuell ist – wenn Wichtiges nicht gar lückenhaft ist oder überhaupt nicht zur Verfügung steht.

Dieser Artikel zeigt auf, wo genau die Problempunkte von einem Meeting Management mit vielen verschiedenen Tools liegen. Dabei wird deutlich, wie schnell Informationen aus dem Blickfeld geraten und was dies für Folgen für Unternehmen hat.

Laden Sie zudem gerne unsere Checkliste herunter, um mögliche Lücken in Ihrem Informationsmanagement zu ermitteln und die Qualität Ihres gesamten Meeting-Prozesses zu verbessern – vor, während und nach Meetings.

Verstreute Tools, ungeordnete Informationen: Das sind die Problempunkte für Unternehmen

Ordnung, Struktur und eine adäquate Vorbereitung von Prozessen, Meetings und Beschlüssen: All dies sind Schlüsselfaktoren, um effizient zu arbeiten und als Unternehmen voranzukommen. Die schiere Menge an Informationen, welche über die verschiedenen Tools zur Verfügung stehen, verhindert dies allerdings häufig.

Deswegen hat ein gelungener Informationsfluss – in direkter Verbindung mit einem effizienten Meeting Management – eine enorme Bedeutung für produktives Arbeiten und die Qualität der zu treffenden Entscheidungen. Somit zählen vor allem ein Überblick und eine einfache Suche für alle Informationen. 

Folgende Problempunkte bestehen:

• Relevante Informationen stehen nicht zur Verfügung: Es ist ein häufiges Problem, dass relevante Informationen überhaupt nicht auffindbar sind. Entweder es gibt sie erst gar nicht oder – schlimmer – sie gehen im Prozess verloren. Dies ist fatal, da insbesondere Führungskräfte ihre Entscheidungen nicht auf unvollständige Informationen stützen sollten.
• Informationen stehen zwar zur Verfügung, sind aber nicht auffindbar: Eine Befragung von Statista kam zu dem Ergebnis, dass Büroangestellte in Deutschland rund zwei Stunden mit administrativen Aufgaben (die Suche und Ablage von Dokumenten) verbringen.¹ Das ist mehr als ein voller Arbeitstag in der Woche. Dramatischer und noch aufwändiger wird es, wenn die benötigten Informationen dann gar nicht erst auffindbar sind. Dies zeigt das Potenzial eines optimierten Informationsflusses. 
• Informationen sind nicht zentralisiert / Chaos mit Berechtigungen: Oft stehen die benötigten Informationen zur Verfügung und sind auch auffindbar, aber Personen, die sie nutzen müssen, können nicht auf sie zugreifen. Insbesondere bei vielen zeitgleich genutzten Tools herrscht ein Chaos mit Berechtigungen: Es ist kein Überblick darüber vorhanden, wer genau auf welche Daten zugreifen kann. Damit verknüpft, können sensible Daten auch versehentlich weitergegeben werden – ein erhebliches Sicherheitsrisiko. 
• Getroffene Entscheidungen lassen sich nicht nachverfolgen: Ein zentraler Zweck von Meetings besteht darin, zu folgerichtigen Entscheidungen zu gelangen. Diese Leistung verliert jedoch deutlich an Wert, wenn die getroffenen Beschlüsse nicht mehr im Überblick sind. Es fehlt an einem Entscheidungsprotokoll , das nicht nur dokumentarischen Charakter hat, sondern auch der Ausführung – anhand eines konkreten Aktionsplans – dient.
• Zu viele Tools verhindern eine Übersicht: Ohne Zentralisierung und Standardisierung fällt es schwer, an benötigte Informationen zu gelangen sowie als Unternehmen effizient zu arbeiten. Konkret erschweren zu viele gleichzeitig genutzte Tools eine holistische Übersicht. Anstatt eines erhofften Fortschritts passiert genau das Gegenteil: Es entstehen kaum unternehmensweit nutzbare Resultate, Prozesse verzögern sich unnötig und Ziele werden nicht erreicht.

Die Daten aus der Grafik zeigen auf, wo die Probleme liegen: Da Top-Manager einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, ist gerade in diesem Bereich ein funktioneller Informationsfluss entscheidend. Andererseits wird die Arbeitswelt aufgrund einer erhöhten Tool-Nutzung zur Kollaboration und Kommunikation immer komplexer. 

Zeitgleich steigt das verfügbare Wissen, welches gefiltert, geordnet und kategorisiert sein sollte, in einem enormen Tempo an. Nicht nur aus diesem Grund bildet die Suche nach Informationen eine Herausforderung und einen erheblichen Zeitaufwand. Der durchschnittliche Angestellte verbringt mehr als einen ganzen Arbeitstag in der Woche nur mit dieser administrativen Aufgabe. 

Informationsfluss: Klare Strukturen sind gefragt

Diese Problempunkte führen zu dem Schluss, dass ein fundierter Informationsfluss von hoher Bedeutung ist. Konkret geht es darum, Informationen möglichst gut sortiert und kategorisiert vorliegen zu haben, die richtigen Schlüsse abzuleiten und schließlich zielführende Entscheidungen treffen zu können. Somit besteht eine direkte Verbindung zum Meeting Management, welches hochgradig von adäquaten Informationen und den richtigen Themen abhängig ist. 

Um dies zu erreichen, müssen die benötigten Informationen zunächst einmal vorliegen und zu finden sein. Wer lange suchen und verstreute Informationen erst einmal ordnen muss, hat nicht nur Zeit, sondern auch Energie und Nerven eingebüßt. Stattdessen sollten möglichst folgende Fragen beantwortet sein:

1. Sind die benötigten Informationen vorhanden?
2. Wo sind sie zu finden?
3. Welche Dokumente und Daten sind aktuell? 
4. Wie lassen sich diese einordnen und kategorisieren?
5. Was sind (mögliche) nächste Schritte?
    

Zu viele Tools halten den Informationsfluss auf

Die Herausforderung, einen zentralen Informationsfluss zu etablieren, ist also von elementarer Bedeutung. Prozesse benötigen klare Abläufe und Konformität, um sich optimieren zu lassen und effizient zu sein. 

In der Realität führen zu viele und redundante Tools – zur Kollaboration, Kommunikation, Information und Datengewinnung – jedoch oft zu einem erheblichen Informationsverlust. Besonders deutlich wird dies bei einem Meeting Management mit zahlreichen verschiedenen Lösungen: Es ist kein klarer Prozess vorhanden, der das Meeting über alle drei Phasen – Vorbereitung , Durchführung und Nachbereitung – begleitet und optimiert. Infolgedessen gehen wichtige Informationen verloren und es herrscht an vielen Stellen Unklarheit. 

Diverse Tools: Das sind die Risiken

Tatsächlich kommen in Unternehmen jedoch zahlreiche verschiedene Tools zum Einsatz. So stieg zum Beispiel die Verbreitung digitaler Kollaborationstools im Zuge der Corona-Pandemie und der fortlaufenden Digitalisierung rasant an – und folgt weiter diesem Trend. Diese Auswirkungen sind vor allem auch bei Meeting- und Videokonferenz-Lösungen zu beobachten: So machte laut einer Umfrage im Jahr 2020 ein Viertel der Beschäftigten im Homeoffice zehn oder mehr Videoanrufe am Tag.⁶

Nun setzt sich der Wandel der Arbeitswelt fort und Unternehmen sind bestrebt, weiter in Tools für die digitale Kollaboration zu investieren – im Fokus stehen dabei unter anderem die Effizienz und Produktivität. Während die Produktivität meint, das konkrete Ergebnisse und Leistungen erbracht werden, beschreibt die Effizienz, das Erreichen dieser Resultate mit möglichst wenig (Zeit)-Aufwand. Die fortlaufende digitale Transformation und die Investition in digitale Tools sollen vor allem diese beiden Faktoren vorantreiben. 

Dieser Gedanke ist zunächst einmal sehr richtig: Zahlreiche digitale Tools ermöglichen große Fortschritte – sie steigern die Performance und gestalten die Arbeit flexibler. Dabei ist es allerdings unbedingt nötig, einen zentralen Informationsfluss zu pflegen. Denn zu viele Tools auf einmal führen nicht nur zu einem Information Overload , sondern erschweren auch das Reporting. Die interne Zusammenarbeit muss zentralisiert sein, um dies zu verhindern und effizient zu funktionieren.

Beispiele für die Bedeutung zentraler Lösungen

Ein Beispiel:

• Der damals weltweit größte Mobilfunkkonzern Nokia war im Jahr 2011 am Boden. Dies lag nicht etwa vordergründig an verschlafenen technologischen Entwicklungen, sondern ganz wesentlich an fehlender interner Zusammenarbeit. Nokia hatte es nicht geschafft, die operativen Abläufe zu transformieren.⁸

Ein Gegenbeispiel:

• Anfangs setzte das Unternehmen mymuesli verschiedene nebeneinander agierende Tools ein, die sich nicht miteinander verknüpfen ließen. Schließlich trat Besserung ein, als sich das Unternehmen für die zentrale Cloud-Lösung eines großen Anbieters entschied. Dabei bildete auch der Datenschutz einen wichtigen Faktor.

Gründe für eine Zentralisierung

Hier nun einige Gründe, weswegen zu viele und dezentrale Tools ein Problem sein können, im Überblick: 

1. Information Overload: Führungskräfte und Angestellte sind von der schieren Menge an Informationen überfordert. Daten, Fakten und Dokumente lassen sich nicht sinnvoll ordnen.
2. Die interne Kommunikation versagt: Ohne eine zentrale Lösung zur Kollaboration oder Kommunikation gehen wertvolle Informationen verloren.
3. Silo-Landschaften entstehen: Jeder arbeitet mit ganz bestimmten Tools, aber niemand wirklich miteinander. Informationen verlassen einzelne Kreise / Abteilungen nicht.
4. Dokumentenmanagement: Ohne eine zentrale Lösung sind Dokumente nicht klar und für jeden auffindbar. Die Suche danach kostet viel Zeit, Effizienz und beansprucht auch finanzielle Ressourcen.
5. Datensicherheit und Compliance : Eine zentrale Lösung mit einem funktionierenden Schutz birgt deutlich weniger Risiken als zahlreiche verstreute Tools mit zum Teil unklaren Schutzmechanismen. 

Unproduktive Meetings – was die Nutzung verschiedener Tools in Kombination damit zu tun hat

Dass unproduktive Meetings ein großes Problem sind, ist kein Geheimnis. Ihre weitreichenden negativen Einflüsse zeigt zum Beispiel unser Meeting-Kosten-Rechner . Ihnen liegen mannigfaltige Ursachen zugrunde. Eine wesentliche davon bildet die Tool-Nutzung. So kann jede Lösung für sich zwar sehr nützlich sein, was jedoch deutlich an Wert verliert, wenn die Tools gemeinsam nicht einen kohärenten Meeting-Prozess unterstützen. 

Nach diesem Prinzip können insbesondere viele unterschiedliche Tools zur Vorbereitung und Durchführung von Meetings zum Problem werden. Dies resultiert nicht nur zu oft in einer erheblichen Zeitverschwendung , sondern hat auch eine geringere Sicherheit und Compliance sowie vor allem eine geringere Produktivität zur Folge.

Beispiel: Zu viele Kanäle erschweren den Prozess

Ein Beispiel: Meetings per E-Mail zu planen, ist nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern führt auch zu Problemen bei der Suche nach Informationen. Geht die Vorbereitung dann über Kollaborations- und Kommunikationstools vonstatten, sind wichtige Daten nicht zentral einsehbar. 

Das Meeting wird schließlich in einer Videokonferenz-Lösung abgehalten: Das Problem besteht darin, dass die Teilnehmenden die nötigen Informationen, um sich sinnvoll und zielorientiert zu beteiligen, nicht zentral einsehen können. Nun hat jeder Teilnehmende unzählige Fenster geöffnet und sucht nervös nach den benötigten Unterlagen. 

Im Meeting entstehen so lange Pausen und Verzögerungen: Anstatt sich klar auf Resultate zu fokussieren, geht es um Grundsatzfragen und Klärungsbedarf. Ehe die Beteiligten wirklich diskussionsbereit sind, ist die angesetzte Meeting-Zeit schon wieder vorbei – die Ziele wurden nicht erreicht, Entscheidungen nicht getroffen.

Warum ein inkohärentes Meeting Management solch ein Problem ist

Meetings dienen immer bestimmten Zielen, sie bilden keinen Selbstzweck. Damit sie also wirklich produktiv sind, müssen wir in Resultaten denken. Und damit sie effizient werden, braucht es einen optimierten Prozess über sämtliche Phasen – Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. 

Es wird schnell deutlich, dass dies mit einem inkohärenten Prozess über viele verschiedene Tools kaum möglich ist. Wenn es gut läuft, wird ein Meeting auf diese Weise produktiv, aber es wird nicht effizient. Denn wenn die einzelnen Schritte im Meeting Management nicht aufeinander abgestimmt und zentral miteinander verknüpft sind, gehen Informationen unweigerlich verloren.

In der Konsequenz tritt Folgendes auf:

• Die Suche nach Informationen und Unterlagen kostet unnötig viel Zeit.
• Es ist unsicher, ob überhaupt alle Informationen vorhanden sind.
• Die Vorbereitung kommt im Meeting selbst nur mittelbar zur Geltung. 
• Es wird zu viel Meeting-Zeit damit verschwendet, sich auf den aktuellen Kenntnisstand zu setzen, anstatt wertvolle Diskussionen führen zu können.
• Die Qualität der Resultate und Entscheidungen leidet.

Fazit: Ein effizienter Informationsfluss benötigt eine zentrale Lösung

Informationen sind das Saatgut, auf dem Unternehmen gedeihen können. Mit anderen Worten: Ein effektiver Informationsfluss ist enorm wichtig, um voranzukommen und Ziele zu erreichen. Zu viele Tools können diesen Prozess ins Stocken bringen.

Somit führt der Weg über eine Zentralisierung und transparente Ordnung von Informationen. Dies bildet im Meeting Management eine Herausforderung: Zu viel Komplexität und Information Overload kosten Zeit sowie Effizienz und verhindern bessere Resultate.

Um also Kohärenz zu gewährleisten und effiziente Meetings zu erreichen, führt der Weg eindeutig über eine zentrale Lösung, die den gesamten Prozess begleitet, die benötigten Unterlagen zentral zugänglich macht und effizientes Arbeiten ermöglicht.

Hören Sie auf, zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen, und erleben Sie, wie es sich anfühlt, alles auf Knopfdruck zur Hand zu haben: Diese Checkliste soll Führungskräften einen ganzheitlichen Überblick über Meeting-Prozesse geben – vor, während und nach Meetings.

¹ ‘ Zwei Stunden suchen Angestellte täglich nach Dokumenten ’, it-daily.net, 2018.

² ‘ Die größten Zeitfresser der Chefs ’, Michaela Paefgen-Laß, Springer Professional, 2018. 

³ ‘ Unzufriedene Mitarbeiter im Homeoffice – zu viele Tools ’, Blue Consult, 2021.

⁴ Idem. 

⁵ ‘ Zwei Stunden suchen Angestellte täglich nach Dokumenten ’, it-daily.net, 2018. 

⁶ ‘ Videokonferenzsysteme – ein Überblick ’, J. Bolkart, Statista, 2022.

⁷ Idem.

⁸ ‘ Aus Nokias Niedergang lernen ’, Zeit Online, 2016.

Tobias Kortas

Über den Autor

Tobias ist ein erfahrener Texter, der gerne wertvolle Inhalte erstellt. Durch seinen journalistischen Hintergrund hat er einen tiefen Fokus auf Themengebiete wie Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung.