Garantire la buona gestione delle riunioni: l’importanza del feedback

Negli ultimi dieci anni, la nostra capacità di misurare, analizzare e ottimizzare i processi aziendali è cresciuta esponenzialmente. Oggi possiamo studiare a fondo la performance di diverse iniziative, campagne e progetti, in un modo che era quasi inimmaginabile anche solo un decennio fa.

Grazie a queste possibilità, la maggior parte dei processi aziendali può essere esaminata per mettere a fuoco i modi più efficienti di operare, contribuendo ad aumentare i profitti e ridurre i costi aziendali. Una ricerca condotta dal MIT Sloan Management Review mostra che la misurazione delle prestazioni aziendali è “più orientata ai dati, flessibile, continua e orientata allo sviluppo” e “si concentra sulla tecnologia e sul miglioramento continuo.”¹ 

Eppure, in molte aziende la valutazione della gestione delle riunioni continua ad essere sottovalutata. I meeting sono visti come una sorta di “male necessario”, che i manager devono rassegnarsi a sopportare. Le prestazioni degli incontri passano inosservate, senza essere considerate elementi degni di analisi. Si tratta di un dato sorprendente, se si considera che un eloquente 79% dei partecipanti considera le sue riunioni improduttive.² Perchè le aziende possano prosperare in una realtà sempre più complessa come quella attuale, questo stato delle cose deve cambiare. Ed è per questo che incoraggiare il feedback sulle riunioni a cui si partecipa ha una cruciale importanza.

In questo articolo esploreremo la centralità del feedback nella corretta gestione delle riunioni, concentrandoci su come è possibile raccogliere e utilizzare le informazioni ottenute per avviare il processo di ottimizzazione dei meeting. 

Cos'è il feedback sulle riunioni?

Un’efficiente gestione delle riunioni è il più potente strumento di leadership che i manager hanno a disposizione. I meeting sono infatti occasioni per condividere idee e conoscenze, ma anche per realizzare le iniziative e i progetti centrali per il benessere aziendale.

Date queste premesse, il feedback sulle riunioni funziona come una lente d'ingrandimento. Permette ai manager di sapere quali aspetti della gestione delle riunioni sono efficaci e quali invece possono essere migliorati. Fornisce il livello di analisi necessario per identificare possibili difetti, e può far emergere la necessità di un cambiamento di approccio.

In breve: il feedback sulle riunioni è il meccanismo attraverso il quale i manager possono conoscere le prestazioni dei loro incontri, che altrimenti resterebbero ignorate. 

Idealmente, i riscontri devono mantenere l’anonimato, in modo che le opinioni dei partecipanti siano il più sincere possibile. Se raccolte correttamente, queste informazioni vi daranno un quadro chiaro e dettagliato della gestione delle riunioni.

Questa pratica a prima vista può sembrare un po' intimidatoria, soprattutto per le aziende che non sono abituate a valutare le prestazioni delle loro riunioni. Tuttavia, è essenziale per mettere fine alla cosiddetta “riunionite”. Raccogliere un feedback dopo ogni meeting è il primo passo verso una gestione delle riunioni davvero produttiva.

Perché il feedback sulle riunioni è così importante?

L’attenzione al riscontro post-riunione è un elemento essenziale per il miglioramento della produttività degli incontri, e quindi del processo decisionale. Senza questo passaggio un dirigente può credere che le sue riunioni siano efficaci e funzionali, quando la realtà è un’altra. Affidarsi unicamente a impressioni personali, quando invece sarebbe preferibile uno studio più approfondito, è un errore strategico. Raccogliendo il feedback dei partecipanti avrete un quadro obiettivo di come stanno andando le vostre riunioni, senza fare affidamento sulla pura intuizione, che può condurre a conclusioni inaffidabili. 

Il feedback è un'istantanea di un momento "T", che permette di valutare la situazione attuale e di metterla in prospettiva, riorientandola sulla base dei progetti futuri. Così facendo, si identificano le lacune o i problemi che devono essere affrontati per conseguire riunioni efficienti e produttive, che migliorino il processo decisionale strategico e, quindi, le performance della vostra azienda. 

Ma quali sono le strategie per una corretta raccolta dei feedback sulle riunioni?

Raccogliere i feedback dopo una riunione

Come dicevamo, il feedback sulle riunioni dovrebbe essere richiesto e recepito in modo anonimo. La procedura deve però essere spiegata ai partecipanti in modo chiaro e puntuale, e già prima che le opinioni vengano condivise. Questo processo, infatti, incoraggia un feedback costruttivo, da utilizzare a supporto dell’efficienza dei vostri team.

Per questo, i riscontri dovrebbero essere raccolti tenendo a mente due principi:

1. Regolarità

Affinché il feedback sulle riunioni sia il più efficace possibile, è essenziale raccoglierlo in modo regolare e continuo. Questo significa che dovreste far circolare moduli di valutazione o questionari dopo ogni riunione, e poi tenere traccia delle risposte. In un periodo di tempo relativamente breve, otterrete così un database che vi darà un quadro preciso e una visione limpida della situazione.

2. Struttura

Il feedback sulle riunioni dovrebbe essere raccolto in modo strutturato. Il che significa dedicare del tempo alla formulazione di domande che vi permetteranno di misurare in modo realistico e obiettivo l'impatto dei vostri meeting. Perché questo avvenga, è importante utilizzare le stesse domande per ogni incontro. Se cambiate troppo spesso i quesiti, il vostro database sarà dispersivo e meno accurato, e l’analisi può risultarne invalidata.

Una volta che avrete un'idea chiara delle domande che volete porre, e avrete stabilito con che cadenza il feedback sulle riunioni deve essere richiesto, potrete decidere il metodo da utilizzare per coinvolgere i vostri partecipanti nella valutazione. 

Per esempio: avete intenzione di usare moduli cartacei? Questa opzione non è consigliabile, sia per gli enormi dispendi aziendali legati alla resistenza del cartaceo nella gestione dei documenti, sia perché non permette di garantire l’anonimato. In alternativa: pensate di utilizzare una soluzione online? A ben vedere, gli strumenti di sondaggio online a disposizione sono molti. Tutto quello che dovrete fare è assicurarvi che i pre-requisiti menzionati sopra siano presi in considerazione.

Una decisione appropriata, è anche quella di coinvolgere un esperto in gestione delle riunioni per una consulenza, per evitare di rimanere intrappolati in quelle routine aziendali che si rivelano inefficienti.

In Sherpany, abbiamo scoperto che la richiesta automatica di un feedback alla fine di ogni incontro è un modo molto efficace per incorporare le opinioni dei partecipanti nel processo di riunione. Siamo convinti che queste domande possano aiutare le aziende a valorizzare le opinioni dei loro collaboratori. 

Utilizzare il feedback sulle riunioni

Ora che avete iniziato a raccogliere riscontri dai partecipanti alla vostra riunione, cosa dovreste farne?

1. Memorizzare i dati in modo efficiente

Prima di tutto, dovete assicurarvi che i dati raccolti siano archiviati in un modo che li renda facili da trovare, da classificare e da interpretare. Non ha senso raccogliere dati se non sono facilmente accessibili, reperibili e analizzabili.

2. Analizzare regolarmente i feedback

In secondo luogo, dovete assicurarvi di essere consapevoli dei feedback man mano che vengono raccolti. Questa attenzione vi aiuterà a determinare l'andamento delle vostre riunioni. Stanno migliorando? Stanno peggiorando? I risultati sono allarmanti, e necessitano un intervento immediato? Per essere rilevante, l’analisi dei riscontri deve essere compiuta in modo il più possibile tempestivo.

3. Misurare

Infine, è importante misurare il feedback rispetto agli obiettivi delle vostre riunioni. Nella maggior parte dei casi, il tema cruciale è quello della produttività. Le vostre riunioni stanno raggiungendo i loro obiettivi? Sono organizzate in modo ottimale? A nessuno piace partecipare a riunioni che non portano a nulla (o quasi). Usate il feedback come uno strumento per misurare quanto siete, o non siete, lontani dagli obiettivi dei vostri incontri.

4.  Agire, agire, agire

A cosa può servire raccogliere un feedback, interpretarlo e conservarlo se non si utilizzano i risultati? È essenziale affrontare i problemi rapidamente, e usare i riscontri ottenuti per verificare se i problemi sono stati risolti o se è necessario continuare ad agire. 

5. Non fermatevi quando siete sulla buona strada

Una volta che la qualità delle vostre riunioni risulterà migliorata, può farsi largo la tentazione di smettere di raccogliere feedback, e di adagiarsi sugli allori. Un errore gravissimo. Un feedback positivo che mette le riunioni sulla buona strada, deve essere un incoraggiamento a continuare, e non a fermarsi. È importante non smettere di valutare i meeting, perché il metodo dei feedback vi aiuterà nel continuare a migliorarle.

Il feedback sulle riunioni contribuisce al successo delle aziende

Il feedback gioca un ruolo cruciale nel migliorare la produttività delle vostre riunioni, e le riunioni sono essenziali per il successo della vostra azienda. Un razionale metodo di riscontri offre un quadro chiaro di come stanno andando i vostri meeting, e aiutano a evidenziare gli aspetti che richiedono più attenzione. 

Troppo spesso, le riunioni non sono incluse nella valutazione complessiva delle prestazioni aziendali, e questo è un vero peccato. È il momento da iniziare a raccogliere il feedback dei partecipanti alle riunioni in modo da poter cambiare marcia. Affidarsi alle impressioni è una porta aperta verso il fallimento. E solo un'analisi approfondita può portarvi risultati tangibili. 

Per saperne di più sulla raccolta dei feedback e su come migliorare le prestazioni delle riunioni, provate oggi stesso il nostro ​strumento gratuito di analisi delle riunioni. ​

¹ “Performance Management’s Digital Shift”, M. Schrage, D. Kiron, B. Hancock, and R. Breschi, MIT Sloan Management Review, 2019. 

² “Why Your Meetings Stink - and What to Do About It”, S. Rogelberg, HBR, 2019. 
 

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.