Être un manager agile : des bénéfices pour vos réunions

« L'agilité est en train de dévorer le monde ». C'est ainsi que le journaliste de Forbes, Steve Denning, présente l'avènement d'un changement radical dans les processus commerciaux et une nouvelle approche du management. Son article ne laisse planer aucun doute: une nouvelle façon d'appréhender les organisations et leurs processus se dessine, en parallèle de la montée en puissance d'un nouveau type de management : le management agile. L'agilité comment définir ce concept abstrait en quelques mots, vous demandez-vous?

Comme l’adaptabilité, la flexibilité et la capacité à façonner dynamiquement une entreprise en fonction des caractéristiques du marché et des consommateurs. L'agilité n'est pas un dogme statique, mais plutôt un processus, une toute nouvelle attitude et un changement culturel. Pour ce qui est du manager agile, il s'agit d'un profil de manager qui gère particulièrement bien l'incertitude en se développant et se réinventant constamment, tout en étant centré sur le travail d'équipe, en brisant les silos organisationnels et la hiérarchie, et en rapprochant les décisions du point d'exécution.

L'ère des organisations rigides est révolue: elles cèdent la place à des entreprises plus flexibles, capables de répondre plus rapidement au flux des besoins du marché en constante évolution. Ce changement remet en cause les principes théoriques du management traditionnel, et notamment la stabilité des « anciens » processus et hiérarchies.

Entreprise agile versus entreprise traditionnelle: quelles différences?

Actuellement, il existe deux doctrines organisationnelles concurrentes: les modèles agiles et les modèles traditionnels. L'agilité englobe des stratégies visant à l'efficience, l'efficacité et la rapidité en introduisant des changements qui affectent la structure de l'entreprise, les systèmes et les processus de gouvernance d'entreprise. Cette structure utilise un modèle de réseau, qui permet une collaboration fluide et un flux d'informations sans effort à tous les niveaux organisationnels.

Le modèle traditionnel quant à lui est rigoureux, stable et hiérarchique. Ce modèle a la forme d'une pyramide, la prise de décision et le pouvoir étant consolidés aux plus hauts niveaux de la haute direction. Ici, la communication s’effectue verticalement, et avec très peu de dialogue ou de rétroaction. Cette structure est loin du modèle agile, où la coordination est vitale, où les relations ont priorité sur la hiérarchie et où l'interconnexion est un atout.

Manager agile et transformation numérique: un duo gagnant

Pour l'agilité des entreprises, le rôle des technologies numériques est crucial : il n'y a pas d'agilité sans numérisation. Se développer en tant manager agile est une opportunité qui s'est présentée progressivement à travers les avancées des outils de collaboration numérique. Ces derniers, et les opportunités qu'ils présentent sont au cœur du modèle économique agile, et ce même dans le quotidien des entreprises. Par exemple, ils offrent la possibilité de travailler et de manager à distance tout en partageant et en gérant efficacement des documents et comptes rendus. Mais, malgré les outils à portée de main qui facilitent une approche intelligente de la collaboration et de la communication, les réunions restent un casse-tête constant pour les dirigeants. Il semble donc que nous ne parvenions pas à profiter de la numérisation en son plein potentiel. Pourquoi?

Malgré l'intégration progressive des outils collaboratifs dans le monde des affaires, trop d'organisations s'appuient toujours sur une culture archaïque limitée par le management traditionnel. En d'autres termes, nous avons de nouveaux outils, mais notre comportement n'a pas changé - un gaspillage colossal de ressources.

En France, par exemple, une étude réalisée par Accenture digital auprès des 100 plus grandes entreprises françaises par chiffre d’affaires montre que la transformation digitale reste encore parcellaire et peine à créer de la valeur.¹ En raison d’une approche encore fragmentée dans leur transformation digitale, les grandes entreprises françaises ne parviennent pas à traduire leurs initiatives en résultats économiques, ce qui débouche sur 52% d’entre elles n’ayant atteint ni performance digitale ni performance financière. 

Et il en va de même pour les PME et ETI, pour lesquelles une étude de BPI France LeLab a montré que 73% des dirigeants se disent être en retard dans la digitalisation de leur structure, et que 63% d’entre eux n’ont pas encore mis en place une stratégie digitale claire.² 

À mesure que la sensibilisation à la transformation numérique augmente, des signes d'un changement de culture d'entreprise apparaissent. Il semble donc prévu que les entreprises françaises poursuivent leur adoption de ​solutions agiles​ pour améliorer les processus commerciaux et la gouvernance.

Le leadership agile et ses bénéfices en termes de gestion de réunions : vers des réunions plus efficaces

Les entreprises du monde entier ont appelé à un changement radical après avoir reconnu que l'approche traditionnelle en matière de gestion de réunions de direction est inefficace. Un baromètre réalisé ​en 2018 par Wisembly en partenariat avec l’IFOP a révélé que les cadres français passent chaque année plus de temps en réunion ; le nombre de réunions hebdomadaire étant corrélé au salaire et au niveau de responsabilité.³ Ainsi, à titre d’exemple, les cadres gagnant plus de 75000 € bruts par an assistent à 6,7 réunions en moyenne chaque semaine (et ce chiffre est en constante augmentation).

Cette perte considérable de temps coûte des milliards d’euros par an à l’Europe. Selon le dernier rapport Doodle, 58 milliards d’euros en Grande-Bretagne et 73 milliards d’euros en Allemagne en 2019.⁴ Ce phénomène est connu sous le nom de « réunionite », qui décrit une situation consistant en trop de réunions chronophages avec trop de participants impliqués.

Réunionite : les conséquences

​Selon Harvard Business Review, 83% des dirigeants perçoivent leurs réunions de direction comme une perte de temps, principalement en raison de la réunionite mentionnée plus haut.⁵ Une autre source révèle que les dirigeants d’entreprise passent 70% de leur temps en réunion.⁶ La majeure partie de leur temps est donc en réalité gaspillé dans des activités qui ne créent pas de valeur, comme passer d'une réunion à une autre, compromettant ainsi la productivité de l'entreprise. Cet énorme gaspillage est dû à une incapacité culturelle à s'écarter de l’approche conventionnelle des réunions. Pourtant, nous avons mis à jour nos outils, donc il est maintenant temps de mettre à jour nos processus.

Étant donné que le temps est notre ressource la plus précieuse, les dirigeants doivent absolument repenser leur approche des réunions. Une gestion de réunion agile, associée aux bons outils numériques, rationalise les processus. Il permet aux participants de se préparer et de prendre des décisions avant, pendant et après les réunions de direction, ce qui réduit les sujets à l'ordre du jour et favorise une conduite de réunion beaucoup plus rapide et participative. Un rapport d’Accenture confirme que les entreprises qui connectent l'innovation technologique au leadership technologique réussissent mieux que celles qui ne le font pas.⁷

Au final, le leadership agile et la transformation digitale des entreprises sont un partenariat gagnant qui renforce l'efficacité organisationnelle, à commencer par les réunions de direction.

¹ 'Performance Digitale des Entreprises Françaises', Accenture, 2016.

² 'Les dirigeants de PME et ETI face au digital', BPI France LeLab, 2017.

³ 'En 2018, les cadres passeront plus de temps en réunion qu’en vacances', Wisembly, Communiqué de presse.

⁴ 'The state of meetings report', Doodle, 2019.

⁵ 'Stop the Meeting Madness', Harvard Business Review, 2017.

⁶ 'The science and fiction of meetings', Steven. G. Rogelberg, MIT Sloan Management Review, 2007.

⁷ 'Réinventer ses relations dans son écosystème', Accenture, 2018.

Aura Tiralongo

A propos de l'auteur

Aura a de nombreuses années d'expérience dans l'écriture et est chargée de cours à l'Université IULM de Milan. En tant que Content Manager chez Sherpany, elle propose des interviews et de nouvelles perspectives pour le marché italien.