Secteur de la santé : de meilleures réunions formelles avec Sherpany et le modèle Azend®

Les réunions sont essentielles au succès de l'organisation et constituent un instrument utilisé par toutes les équipes de direction. Il en va de même pour le comité exécutif de Barmelweid, une institution de santé suisse qui emploie environ 700 personnes. Toutefois, ses dirigeants sont confrontés à des défis particuliers en matière de réunions de direction : ils doivent s'adapter au rythme effréné du secteur de la santé, même s'ils n'ont pas des horaires de travail réguliers. Et la préparation des réunions peut également constituer un véritable défi.

 « Il y avait un potentiel évident d'amélioration de la qualité de nos processus ainsi que de la gestion du temps tout au long des réunions », a souligné le Dr Thomas Sigrist, membre du comité exécutif. La direction de Barmelweid a donc décidé de mettre en place la solution de gestion de réunions de Sherpany. Ainsi, les dirigeants de Barmelweid ont commencé à suivre le modèle Azend® - une méthode de réunion fondée sur la recherche et développée par Sherpany (voir l'encadré ci-dessous). Voyons maintenant comment la combinaison de notre technologie et des meilleures pratiques de réunions a fonctionné pour eux.

La phase de pré-réunion représente jusqu'à 80% du succès d'une réunion

Ce qui se passe avant la réunion conditionner réellement son déroulement. Les dirigeants de Barmelweid établissent d'abord un ordre du jour qui définit clairement l'orientation de la réunion. Le PDG, Beat Stierlin, prépare l'ordre du jour, tandis que les autres membres de l'exécutif peuvent proposer des points spécifiques. La solution Sherpany permet aux utilisateurs de définir des objectifs pour chaque point de l'ordre du jour, d'assigner des participants et des rôles, et de télécharger toutes les informations nécessaires.  « Nos réunions de direction nécessitent beaucoup d'informations et de matériel, avoir un outil dédié avec une simple vue d'ensemble de toutes les réunions et de tous les documents est un énorme avantage », a déclaré le Dr Sigrist.

La liberté de préparer individuellement vos réunions où que vous soyez

Tous les dirigeants se préparent ensuite individuellement. Le Dr Sigrist prépare souvent ses réunions de direction sur son iPad, que ce soit  « à la maison, dans le train, au bureau, en ligne ou hors ligne ». Avant d'utiliser Sherpany, c'était  « presque impossible » : comme toutes les données et tous les documents doivent être accessibles par des systèmes fermés en raison des politiques de protection des données dans le système de santé, Mr Sigrist était lié à son bureau. À présent, il peut repérer les informations importantes, faire ses annotations personnelles et prendre note des contributions à mesure qu'elles émergent, où qu’il soit.

« En tant que dirigeant, Sherpany m'a permis de travailler de manière plus flexible, plus efficace et m'a permis de me rapprocher d'un bureau sans papier ». Il gagne du temps en ayant toujours accès à toutes les informations utiles sans avoir à les chercher dans les documents papier. En outre, Sherpany lui a également apporté un  «  allégement moral » : celui d’être certain de ne jamais négliger de contributions ou documents pour une réunion.

Anticiper les discussions sans besoin de se voir au bureau

Le Dr Sigrist collabore également de manière asynchrone avec ses pairs avant même le début de la réunion, une autre étape importante du modèle Azend® de Sherpany. Il discute à l'avance des points de l'ordre du jour et interagit avec ses pairs sur les documents de la réunion.

Une collaboration asynchrone avec ses pairs est particulièrement bénéfique dans le secteur des soins de santé, qui évolue rapidement et où les dirigeants ont des horaires de travail irréguliers et occupent souvent plusieurs postes. Le Dr Sigrist, qui est également le chef du département de médecine interne, fait valoir que les utilisateurs sont en mesure de réagir rapidement aux nouvelles informations et aux nouveaux documents avec Sherpany, sans avoir besoin de se voir physiquement.

Comment faire pour que la réunion compte réellement

Une préparation minutieuse et une collaboration asynchrone favorisent également la coopération pendant la réunion elle-même.  « Les discussions sont beaucoup plus ciblées, ce qui a amélioré la qualité générale de nos réunions de direction », a déclaré le Dr Sigrist. La solution Sherpany contribue à la réussite de la réunion en fournissant un accès rapide à l'ordre du jour et aux documents. Ainsi, l'équipe peut atteindre ses objectifs plus efficacement.

Ils consignent les principaux points de discussion, les décisions, des actions de suivi claires et concises et les publient dans Sherpany immédiatement après la réunion. Cela favorise l'exécution des tâches dans les délais et avec succès.

La dernière fonctionnalité de Sherpany - celle de feedback - encourage l'amélioration continue de la culture de réunions : elle permet de donner et de recueillir du feedback juste après la réunion. Le Dr Sigrist et son équipe s'efforcent de s'améliorer :  « Il faut du temps et des efforts pour se défaire des habitudes de réunions traditionnelles. »

Améliorer le leadership et la culture en parallèle

« Grâce à Sherpany, nous avons pu améliorer considérablement nos processus de réunions », a souligné le Dr Sigrist. Sur le plan individuel, il a précisé que Sherpany le rend plus agile en tant que leader et lui fait gagner du temps. De plus, l'équipe a amélioré sa collaboration et les résultats de ses réunions. Selon le Dr Sigrist, la personnalisation de l'approche de Sherpany en matière de support client et la simplicité d'utilisation de la solution ont favorisé la transition vers une culture de réunions plus agile. Il recommande Sherpany à tous les dirigeants du secteur de la santé et au-delà, et voit également un intérêt au niveau de la direction des départements et des divisions. Le conseil d'administration de Barmelweid utilise déjà Sherpany.

Cette étude de cas montre qu'une culture de réunions efficace rapproche les personnes, les processus et la technologie. Ainsi, les dirigeants deviennent plus agiles tout en permettant aux équipes d'améliorer les résultats de leurs réunions. Découvrez-en davantage sur notre modèle Azend® ci-dessous.